39. Общие сведения с макросах.Создание простого макроса.Вывод предупреждающих или информационных сообщений.

Макрос — это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления

В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA).

Для создания макроса переключимся на вкладку макросы. Чтобы создать новый макрос, надо щелкнуть на кнопке Создать, откроется окно конструктора макросов. В этом окне надо выбрать макрокоманду из выпадающего списка, щелкнув на кнопке открытия списка макрокоманд. В списке насчитывается около 50 различных макрокоманд для выполнения действий.Сначала выберем макрокоманду из выпадающего списка, например макрокоманду "ОткрытьЗапрос", которая открывает какой-либо запрос, а затем выберем имя запроса из всех существующих запросов текущей базы данных, например "Успеваемость студентов". Далее необходимо сохранить созданный макрос под уникальным именем, например "Откр_запрос". Закроем окно конструктора макросов. Затем запустим макрос, щелкнув на кнопке "Запуск" или дважды щелкнув на макросе "Откр_запрос", в результате макрос выполнит все действия, которые в нем записаны, т.е. откроет запрос на выборку например "Успеваемость студентов". Этот макрос можно изменить, например, выполнить в одном макросе несколько действий, для этого надо открыть макрос в режиме конструктора и добавить требуемые действия.

35.Подготовка составных отчетов

С помощью мастера отчетов или в режиме Конст-ра в А. можно создавать достаточно сложные по стр-ре отчеты, включающие подчиненные отчеты или имеющие несколько уровней группировки записей. Возможности: созд. Отчетов включающих подчиненные отчеты, созд-е отч. На базе перекрестных запросов, печать отч. В несколько колонок ,в стиле газетных полос (почтовые наклейки), сортировка и группировка записей в отч., вычисления в отч.,фильтрация данных в отч.

В бол-ве случаев для отображения данных из связанных табл. Не требуется внедрять подчиненные отч. Например если нужно созд-ть отч. По товарам с разбивкой по категориям товаров это можно сделать 2 спос.:1)в осн. Отчете вводятся данные категории товара,а в подчиненном-о товарах входящих в категорию.2)без использования подчиненного отчета с помощью группировки товара по категория. Может строится на базе запроса, вкл-го данные из таблиц категории товара.

Бывают ситуации когда использование подчиненного отчета необходимо или предпочтительно.Например:1)главный отчет представл. Собой контенер,в который вкл-ся 1 или более подчиненных отч из несвязных табл. Главный отч может быть вообще не связан с табл и запросом и содержать ток надписи или вычисляемые элементы.2)Итоговые данные требуется представить в док-те в виде отдельной табл наряду с детальными данными.3)ток при использовании подчиненных отчетов можно созд-ть группы, кот содержат более 2 подгрупп данных.4)главный отч может содержать несколько подчиненных отч второго ур-ня вложенности подчиненных отч и подчиненную форму. Подчиненный отч или форму помещаем в раздле обл данных ниже полей содержащих данные.

На вопрос мастера определить связь м/у главным и подчиненным отч: определить, существует ли связь и отсутствуют ли значения ,если создаем независимый подчиненный отч.Чтобы задать связь самостоятельно,выбрать переключатель самостоятельное определение.

Задаем имя подчиненного отчета или оставляем предложенное мастером.Настраиваем высоту и ширину поля.В главный отч можно добавить вычисляемые поля.

36. Расчеты в отчетах. Использование построителя выражений в отчетах. Итоговый отчет ОтчетыОтчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах..Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты.В любых отчетах, содержащих числа, есть возможность вычислять итоговые значения, средние значения, проценты или суммы с накоплением для упрощения восприятия данных. Предполагаемое действие:Добавление суммы или других статистических функций в режиме макетаДобавление суммы или других статистических функций в режиме конструктораВычисление процентных значенийВычисление сумм с накоплением (сумм с нарастающим итогом)Добавление суммы или других статистических функций в режиме макетаВ области переходов щелкните правой кнопкой отчет и выберите Режим макета. Выделите поле, которое нужно просуммировать. Например, если необходимо добавить сумму в столбец чисел, выделите одно из чисел в этом столбце. На вкладке Форматирование в группе Группировка и сумма выберите команду Сумма. Выберите тип статистической функции, которую необходимо добавить в полеСоздание суммы с накоплением команду Конструктор -- Элементы управления -- Поле..Выделите текстовое поле. Откройте вкладку Данные. В ячейке свойства Данные (Control Source) введите имя поля или выражение, для которого необходимо создать сумму с накоплением. Например, введите ОтпускнаяЦена для поля «ОтпускнаяЦена» или на уровне группы введите выражение =Sum([ОтпускнаяЦена]).Выделите ячейку свойства Сумма с накоплением (Running Sum). Щелкните стрелку раскрытия списка в ячейке свойства, а затем выполните одно из следующихдействий. Если есть необходимость сбросить в 0 сумму с накоплением при достижении следующего уровня группировки, выберите в списке Для группы. При необходимости накапливать сумму до конца отчета выберите в списке Для всего.Закройте окно свойств.

Построитель выражений используется для создания выражений. Построитель выражений упрощает доступ к именам полей и элементов управления в базе данных и ко многим встроенным функциям, доступным при создании выражений. Построитель выражений обеспечивает просмотр и внесение в выражение элементов, запомнить которые может быть достаточно трудно, это идентификаторы имен (например, имена полей, таблиц, форм и запросов), а также имена функций и аргументов.С помощью построителя выражений можно создавать выражения с нуля или выбирать из готовых выражений для отображения номеров страниц, текущей даты и времени.Построитель выражений можно запустить из большинства мест, где выражения вводятся вручную, например, из свойства Данные (Control Source) элемента управления или из свойства Условие на значение (Validation Rule) поля таблицы. Как правило,если отображена кнопка Построить (), можно нажать ее для запуска построителя выраженийЗапуск построителя выражений в таблице, форме и При открытии формы или отчета щелкните правой кнопкой элемент управления, который необходимо изменить, и выберите командуСвойства, а затем нажмите кнопку Построить рядом со свойством, которое будет содержать выражение.