Управление процессами

Исходя из приведенной структуры, рассмотрим процессы, функционирующие на предприятии. Можно выделить все процессы, необходимые для эффективной деятельности предприятия. Схема процессов, протекающих на предприятии, представлена в уровневой иерархии (табл. 22).

Таблица 22

Схема процессов, протекающих на предприятии

Первый уровень — процессы предприятия

Второй уровень — процессы СМК

— 111 —

Окончание табл. 22

— 112 —

Из табл. 22 «Схема процессов, протекающих на предприятии» следует, что иерархия процессов предприятия состоит из четырех уровней. Первый уровень — процессы предприятия; второй уровень — основные, вспомогательные и обеспечивающие процессы; третий уровень — производственные и проектно-конструкторские процессы, процессы сбыта и финансирования, кадровые процессы, процессы материально-технического, документного и информационного обеспечения; четвертый уровень — функциональные процессы подразделений и отделов.

Процессная модель — это представление функций и взаимосвязей в организации, базовым элементом управления которой являются виды деятельности и их результаты. Процессный подход предполагает, что в управлении функциями делается акцент на управление результатами, когда ответственность распространяется на исполнение порученной функции и достижение результата с заданными параметрами. После составления начального варианта группы процессов создания продукции и их схемы взаимодействия переходят к рассмотрению обеспечения ресурсами каждого процесса. Для функционирования СМК необходимы процессы — поставщики ресурсов: персонала, оборудования и технологических материалов, технологий и методик, средств измерений.

Организация сама определяет важные виды ресурсов с учетом достижения процессов и СМК в целом. Классифицировав виды ресурсов для каждого процесса создания продукции, следует определить процессы-поставщики. Пример определения ресурсов и про- цесса-поставщика в производстве представлен в табл. 23.

Последовательно составляя процессы-поставщики для процессов создания продукции, определяют поставщиков ресурсов, обеспечивающих процессов. Следующий этап — идентификация процессов измерения. Измерения в СМК могут распространяться на продукцию, процессы, потребителей и поставщиков. Но при этом измерения могут быть частью какого-либо процесса СМК и выделять их в отдельный процесс целесообразно при необходимости отслеживания результатов (выходов). При этом должны учитываться:

— 113 —

мониторинг и измерение процессов;

внутренние аудиты;

оценка удовлетворенности потребителя (маркетинговые исследования);

анализ СМК высшим руководством.

Таблица 23

Определение ресурсов и процесса-поставщика в производстве

Для обеспечения функционирования СМК возможно объединение группы процессов-поставщиков ресурсов и процессов измерения в группу «обеспечивающие процессы».

Если общим выходом процессов создания продукции является готовая продукция или услуга предприятия, а входом — перерабатываемые материалы и информация от потребителя, то для обеспечивающих процессов общий выход — ресурсы и информация, полученная в результате измерения и анализа, а вход — заявки о потребностях в ресурсах и накопленная информация о процессах.

Последняя группа процессов — процессы, выходом которых должны стать цели и политика предприятия в области качества, программы и планы их реализации. Это процессы ответственности

— 114 —

высшего руководства — процессы анализа СМК высшим руководством, корректирующие, предупреждающие действия и улучшение СМК, входом для которых будет информация о внутренней и внешней среде предприятия.

При идентификации процессов важно уточнить ответственность за деятельностью, обязанности руководителей и персонала, этапы и взаимосвязи в процессах. Так определяется состав процессов. Представив процессы по выбранным группам, присвоив каждому процессу название и обозначение, указав руководителей процессов, оформляется перечень процессов СМК.

При выборе названий процессов предпочтительны короткие словосочетания, отражающие суть выполняемой деятельности и ее результат. Лучше избегать слов «управление», «проведение», а по возможности использовать вместо «управление закупками» — «закупки», вместо «проведение внутренних аудитов» — «внутренние аудиты». Это облегчит восприятие модели.

Рекомендуется придерживаться следующего правила: один процесс — одно подразделение — один бюджет — один руководитель процесса.

Для каждой организации перечень процессов будет индивидуальным, отражающим присущие виды деятельности и производимую продукцию, а также требования к управлению, изложенные в стандартах серии ISO 9001.

Управление процессами на предприятии осуществляют владельцы процессов, обязанности, права и ответственность которых установлены в должностных инструкциях, в руководстве по качеству, положении о владельцах процессов СМК, процессах и стандартах СМК. Владельцы процессов устанавливают цели процессов, их содержание, осуществляют мониторинг в критических (наиболее важных) точках процесса, оценивают результативность функционирования процесса, организуют непрерывное его совершенствование.

Далее необходимо определить ответственность каждой структуры предприятия и ответственных лиц за конкретный процесс. Для этого составляется матрица ответственности. В обязанности руководителя (владельца) процесса входит:

— 115 —

контролируемы, т. е., обеспечены точками, методами и средствами контроля;

рационально выстроены, чтобы исключить возвраты или лишние и неэффективные операции;

снабжены каналами передачи информации и пр.

Рис. 29. Упрощенная схема процесса

Руководитель (владелец) бизнес-процесса — должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнеспроцессе, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса. Схема выделения процесса, управляемого владельцем, представлена на рис. 30.

— 118 —

граммное обеспечение, необходимые для выполнения бизнес-про- цесса и находящиеся в распоряжении владельца бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса — ресурс, обеспечиваемый внешним поставщиком.

Выход бизнес-процесса — результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса. Ресурсы находятся в распоряжении владельца процесса. Схема определения входов — выходов и ресурсов процесса представлена на рис. 31.

Рис. 31. Определение входов — выходов и ресурсов процесса

Входы поступают извне. Входными данными для анализа являются:

результаты аудитов СМК;

отчеты о функционировании процессов СМК;

результаты анализа политики и достижения целей организации в области качества;

результаты маркетинговых исследований;

результаты выполнения корректирующих и предупреждающих действий;

выполнение мероприятий по результатам предыдущего анализа со стороны руководства;

рекомендации по улучшению СМК.

Входные данные для анализа со стороны руководства должны включать сведения:

а) о результатах аудитов; в) обратной связи с потребителями;

— 120 —