2. Промежуточные итоги

Итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для обобщения большого количества однотипной информации. Промежуточные итоги формируются с помощью кнопки на вкладкеДанные.MS Excelавтоматически создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов, а также структурирует данные. Такую информацию легко обрабатывать – форматировать ячейки, создавать диаграммы и т. д.

С помощью операции Итоги можно:

• указать способ группировки данных;

• вывести промежуточные и общие итоги для одной группы в списке;

• вывести промежуточные и общие итоги для нескольких групп в списке;

• выполнить расчеты над данными.

Подведение промежуточных итогов предполагает использование следующей методики:

1. Подготовить список данных и оставить в нем указатель ячейки. Определиться с тем, какие нужны итоги.

2. Провести сортировку по необходимому полю или полям (вкладка Главная→ Сортировка).

3. Подвести итоги (вкладка Данные→ Промежуточные итоги).

Примечание. При создании вложенных промежуточных итогов следует четко представлять уровни итогов и создавать их в порядке увеличения уровня детализации: сначала – по первому ключу, далее, снимая флажок «Заменить текущие итоги», – по вторичному ключу и т. д.

Чтобы убрать итоги, необходимо установить указатель в список с итогами и выполнить команду Данные→Промежуточные итоги→кнопка <Убрать все>.

При создании итогов при необходимости можно:

• использовать одну операцию для нескольких столбцов данных;

• использовать несколько операций для одного набора данных (например, вычислить среднее и суммарное значение для столбца с числовыми данными);

• подвести итоги по отфильтрованным данным (сначала – отфильтровать, затем – отсортировать по необходимому полю (полям) и, наконец, – подвести итоги.

Пример

Дан список со следующими полями: № пп, Продавец, Товар, Номер партии, Цена, Количество, Итого (Рис. 16). Определить количество товаров, проданных конкретным продавцом.

Рис. 16. Список продаж

Решение

1. Выделите список и проведите сортировку сначала – по полю «Продавец», затем – по полю «Номер партии»³.

2. Примените команду Данные→Промежуточные итоги. В окне Промежуточные итоги установите параметры в соответствии с Рис. 17: для получения верхнего (первого) уровня итогов – общее количество товаров, проданных конкретным продавцом.

Рис. 17. Окно «Промежуточные итоги» одного уровня

Рис. 2. Окно Промежуточные итоги для получения итогов по полю Продавец

3. Для получения второго уровня итогов поместите указатель ячейки в список с полученными итогами, затем выполните команду Данные → Промежуточные итоги, установив в окне Промежуточные итоги параметры в соответствии с Рис. 18.

Рис. 18. Окно «промежуточные итоги» для получения итогов двух уровней

4. Полученные промежуточные итоги представлены на Рис. 19.

Рис. 19. Вложенные промежуточные итоги

1. Задание к работе

1. Исходные данные для лабораторной работы № 6 те же, что и для предыдущей.

2. Для своего варианта создать форму в соответствии со структурой строки заголовка.

3. С помощью Формы:

• добавить в список несколько записей в разные его места.

• модифицировать часть записей, найдя их через критерий.

• удалить несколько записей, найдя их через критерий.

1. Для своего варианта вывести указанные итоги. Каждое задание выполнять на отдельном листе.