Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Шарков. Коммуникология. Учебник

.pdf
Скачиваний:
1684
Добавлен:
12.03.2016
Размер:
1.67 Mб
Скачать

тенциал. Тем не менее невозможно не вкладывать средства в строительство, реконструкцию офисных сооружений и оборудования. Здание, интерьер офиса, расцветка мебели и занавесок, размещение столов и шкафов, высота спинок кресел и сидений диванов, вид искусственных или натуральных цветов, картин и многое другое влияют на качество коммуникативных связей в офисе и принятие решений.

Капитальные вложения в офисы занимают второе место после расходов на заработную плату. Если в среднем содержание каждого работника обходится в 40–50 тысяч в год, то на содержание офиса тратится в среднем 10–20% от всего оборота компании в год. Например, английские фирмы-производители наибольшие затраты несут на приобретение, установку и амортизацию оборудования. Следующую по величине статью расходов у них составляют расходы на мебель, далее по убывающей следуют расходы на управленческую, операциональную деятельность; страховые взносы; налоги; арендную плату.

Можно ли как-то уменьшить расходы на здание? Можно ли уменьшить число используемых помещений? Прежде чем дать ответ на эти вопросы, необходимо разобраться со структурой и компонентамизданийисооружений.Любоезданиеилисооружение имеет общую часть, включающую в себя стены, колонны, перекрытия, лестницы (лифты), туалеты. Для осуществления межличностных коммуникаций и перехода из одного помещения в другое необходима соответствующая идее коммуникации сеть коридоров. Кроме того, необходимость построения такой сети предписывается и пожарниками. Так или иначе определенная часть помещений несет конструкционную нагрузку и, по сути, не используется. Часть из них удается приспособить под подсобные помещения.

Наибольшую коммуникативную нагрузку несут так называемые территории поддержки совместной работы, отдыха и развлечений (рекреации). Конференц-залы, комнаты для переговоров, отдыха, занятия физической культурой, библиотеки, кафе должны быть оборудованы с учетом возможностей как целевого общения, так и во время работы и рекреации.

Рабочая площадь здания планируется для конкретного типа организации, размещенной в нем. Любая организация заинте-

241

ресована повысить эффективность использования помещений. Рентабельность всего здания определяется и дизайном (его стоимостью), и числом этажей (стоимость единицы площади зависит от этажности здания), и формой здания (неэффективные формы, сложная архитектура приводят к удорожанию здания), и расположением, и размером центральной части, и естественной освещенностью помещений (помещения без окон), и пропорциональностью помещений (неэкономные формы увеличивают неиспользуемую часть площади), и степенью оснащенности вентиляционными, звукоулавливающими системами (чем выше степень звуковой защиты и вентилируемости помещений, тем выше стоимость).

Проектировщику здания приходится исходить из стоимости единицы площади и одновременно необходимости получить количество площадей не ниже ожидаемого. При этом нельзя обойти пожарные, санитарные, экологические и другие нормы. Бурное развитие коммуникационных технологий и сетей требует закладывать в конструкции зданий и помещений возможность их переустройства с целью подключения к новым сетям коммуникаций.

Некоторые из фирм в целях экономии идут на чрезвычайное уплотнение размещения столов и другой офисной мебели. В то же время такой подход чреват возможностью получения обратного эффекта — количество не перейдет в качество.

Одним из способов замера эффективности используемых помещений является определение соотношения общей площади к площади, используемой под основное производство. В рассматриваемом нами примере размещения PR-компании рабочей площадью являются помещения для размещения персонала и коммуникационного оборудования, выставочные, лекционные и конференц-залы, комнаты для переговоров и проведения прессконференций. Соотношение рабочей площади (РП) к общей площади (ОП) назовем интенсивностью обращения (ИО):

ИО = ОП / РП .

Нормы ИО варьируются в зависимости от типа организаций. Для непроизводственных организаций ИО = 0,8 0,85. Повышение ИО на 5% офисного пространства в 1000 кв. м дает

242

дополнительных 50 кв. м рабочей площади, на которой можно разместить дополнительно 6–8 человек. Многие богатые фирмы для повышения своего престижа включают дополнительные архитектурные и функциональные излишества (красиво жить не запретишь!), но это относится скорее к исключению, чем к правилу. В этом случае ИО, как правило, ниже 0,7.

Роскошь и офисные излишества могут помешать имиджу менеджера или даже стоить ему работы. Так, к примеру, поплатился за излишества своей должностью директор филиала Банка реконструкции и развития в Лондоне. Его кабинет был роскошно оборудован душем, кухней и т. п. После обнародования этого факта директор филиала уже не смог наслаждаться всеми прелестями своего офиса и кабинета.

Представление о фирме и имидж офиса начинают формироваться уже в комнате для гостей, в холлах. Здесь же посетитель вступает во взаимодействие с отдельными работниками фирмы. От коммуникативности этих помещений зависит часть успеха предстоящих переговоров. Помещение, где ждут посетители, должно быть достаточно большим, уютным, чистым, хорошо освещенным, иметь достаточное количество стульев и кресел, проход к туалетам. Желательно также, чтобы здесь были газеты и журналы, телефон для связи. Очная коммуникация посетителей с представителями фирмы начинается с того момента, когда они переступят порог фирмы. Условия для успешной коммуникации с представителями фирмы должны быть созданы и в рабочих помещениях, где размещается персонал.

В то же время чрезмерная роскошность и чопорность помещений будет раздражать представителей достаточно скромных фирм, а акционеры, не являющиеся сотрудниками фирмы, могут подумать, что их деньги тратятся не по назначению. Большинство фирм при строительстве или аренде помещений для офиса ориентируются на их деловой стиль, а для выяснения пожеланий персонала по оборудованию и оформлению помещений проводят письменные или устные опросы.

Коммуникативные возможности помещений. Множество факторов, касающихся конструкции, расположения, оформ-

243

ления офиса, формируют общее впечатление о фирме. Мимо придирчивого взгляда посетителя не пройдет цветовая гамманость помещений и мебели, размер и пропорции отведенных для различных целей комнат, их функциональность. Его может заинтересовать и то, как оборудованы помещения для отдыха персонала, опрятность помещений и находящихся в них людей и многое другое. Но деловых людей прежде всего заинтересует качество и количество функционирующих информационнокоммуникационных технологий. А следовательно, и то, благоприятствуют ли помещения и оборудованные места общению персонала между собой, с клиентами и партнерами в очной и заочной форме, посредством технических средств коммуникации.

Если фирма рассчитывает на доброжелательное взаимодействие персонала между собой и со своими клиентами, то она не должна выбирать (строить) здания с длинными темными коридорами, изолированными помещениями с малым количеством небольших окон. Важно учесть также необходимость и возможность переходить с этажа на этаж, из одной комнаты в другую. Улучшению таких пермещений, несомненно, способствуют различные указатели в виде символических знаков (см. рис. 6).

Рис. 6. Указатели и другие знаки, устанавливаемые в коридорах и лестничных переходах офиса

244

Возможность очных коммуникаций между работниками увеличивается при уменьшении числа дверей в помещениях и коридорах, при наличии лестниц и переходов, имеющих открытую планировку. Нужно устанавливать стеклянные перегородки там, где необходимо видеть наличие или отсутствие персонала. Кроме того, увеличивает коммуникативность офиса наличие в нем мест, где сотрудники могут уютно уединиться за чаем, не боясь подслушивания их разговоров. Одним словом, должно быть минимальное количество визуальных и механических барьеров. Чем их будет больше, тем больше появится барьеров в межличностных коммуникациях.

Коридоры и лестничные переходы, являющиеся коммуникативным элементом здания, не должны людей, посещающих офис, заводить в тупики. Преимущество необходимо отдавать закольцованным коридорам. Желательно, чтобы в коридорах не было поворотов под прямым углом.

Не каждая фирма может позволить себе приобрести, построить или даже взять в аренду здание или помещения, полностью удовлетворяющие одновременно всем требованиям безопасности, дизайна и коммуникативности. Во многих случаях приходится в чем-то ограничивать свои требования к офисным помещениям. Однако ни в коем случае нельзя экономить на безопасности и коммуникативности зданий и помещений. Если требования безопасности приходится соблюдать по требованиям надзорных организаций (архстройнадзор, санэпидемстанция, пожарная инспекция, подразделения МЧС и др.), то требования обеспечения надлежащей коммуникативности многие организации не соблюдают, не столько по причине нехватки средств, сколько от незнания научных основ теории коммуникации и неумения применять их на практике.

Отсутствие коммуникативных свойств у помещений не только снижает эффективность работы персонала, но и ограничивает число внешних клиентов, что непременно сказывается на финансовых результатах фирмы. Неуютно бывает посетителям в служебном помещении, если оно насквозь просматривается. Если даже сплошные стеклянные стены тонированы и не дают

245

возможность с улицы видеть происходящее, это каждому посетителю невозможно объяснить. Ему все равно будет казаться, что его видят. Поэтому в комнатах для приема посетителей окна должны быть расположены на расстоянии 10–15 метров друг от друга и зашторены. Это создает у посетителей ощущение защищенности и располагает к откровенной беседе.

Нужно правильно использовать и этажность зданий. Если фирма расположена в многоэтажных зданиях, то для посетителей нужно оборудовать помещения на первом этаже. Все службы, работающие с посетителями, должны располагаться здесь же (бухгалтерия, выдача готовой продукции, отдел снабжения, заместители директора, чьи подписи должен обязательно получить потребитель продукции предприятия, и пр.).

Часто помещения, которые берут в аренду для офиса, не отвечают отмеченным требованиям. Для уютного размещения служб и одновременно для удовлетворения функциональным требованиям требуется строительство специальных зданий и помещений. Прежде всего помещения должны предоставлять возможность функционального взаимодействия между членами организации: оптимальные проходы и переходы, помещения для обеспечения внепроизводственных коммуникаций (помещения для отдыха, питания, бесед), помещения для публичных служебных коммуникаций (комнаты для посетителей, заседаний, совещаний, собраний и т. п.).

Выполнение коммуникативных требований. Однако как выйти из положения, если помещения не удовлетворяют коммуникативным требованиям? Во-первых, нужно хорошо освоить методы подгонки производственных зданий и помещений. Здесь и далее под понятием “производство” подразумевается любой вид производства, включая духовное, культурное или даже производство офисное, продуктом которого в основном являются различного рода коммуникации. Чаще всего в офисе производится публичная офисная внутренняя коммуникация — взаимодействие между членами организации внутри помещений без технических средств коммуникации с глазу на глаз. Публичная внешняя офисная коммуникация осуществляется в помещениях

246

фирмы между членами организации и другими людьми, чаще всего с клиентами. Внутренние и внешние технические коммуникации осуществляются с помощью телефонной, телеграфной

ифаксимильной связи, простой и электронной почты, интерактивной двухсторонней компьютерной связи и телесвязи.

Внутренняя подгонка помещений должна производиться, прежде всего, с учетом обеспечения оптимальных публичных и технических коммуникаций. Размещение технических средств коммуникации должно осуществляться с учетом удобства для пользователей. Очень часто в офисах небольших фирм можно увидеть сверхсовременные средства коммуникации у руководителя, а посредственные — у подчиненных. Хотя сам руководитель лично ими пользуется очень редко или совсем не пользуется. Автору этих строк в свое время в бытность работы министром в одном из регионов страны приходилось многократно объяснять посетителям, почему он в кабинете поставил компьютер не последней модификации, а передал самый мощный компьютер, факс, сканер в соответствующие службы, которые в них больше нуждались.

Подгонка помещений в целях улучшения комфортности может быть осуществлена с помощью временных перегородок, правильного размещения столов, цветовой гаммы стен и мебели, рационального освещения.

Весь отмеченный комплекс жизнеобеспечения больших офисных зданий (силовое электроснабжение с установкой источников бесперебойного питания и система освещения, система контроля за климатом, водоснабжение), безопасности (охранная

ипожарная сигнализация, контроль доступа и видеонаблюдение и др.), электронные информационно-коммуникационные системы (телефонная сеть, телевидение, включая кабельное, интерком, электронная почта и др.) может эффективно управляться компьютерной системой. Например, система управления “интеллектуальным зданием IBM (Site Services and Intelligent Buildings) кроме названных функций управляет инженерными системами зданий, обеспечивает экономию потребляемой энергии, ресурсов, операционных затрат, повышает комфортность и

247

безопасность людей, оптимизирует производственные процессы, обеспечивает безопасность оборудования и имущества, надежную охрану в ситуациях угрозы жизни. Эта система обеспечена функциями ввода-вывода, позволяющими осуществлять санкционированный доступ к информации о системах и событиях в здании в любой момент, в удобной и понятной форме.

Пространство офиса и эффективность коммуникаций

Пространство офиса включает основную и вспомогательную площади. Сколько же нужно пространства (площадь, умноженная на высоту) на каждого человека, чтобы работники не ощущали тесноты, а при необходимости могли уединиться для общения в свободное время с другом или с клиентом для обсуждения служебных вопросов. В европейских странах площадь арендуется из расчета не менее 8–10 м2 на человека. Эта площадь будет более или менее устраивать работников, если руководителей с большими кабинетами немного, а вспомогательные помещения не оборудованы только для них. Иначе фактическая площадь на одного человека существенно уменьшится, что приведет к неудобству в работе, сужению коммуникативных действий в офисе, а значит, и уменьшению эффективности работы. В Великобритании ныне средний показатель обычной компании составляет 15 м2 на человека, в скандинавских странах — 30 м2.

На нормы офисной площади существенное влияние оказывают национальные особенности темперамента, стиля поведения. Например, если в одном помещении разместить пять сотрудников холерического темперамента или столько же флегматиков, то непременно эффект тесноты будет ощущаться работниками поразному. В то же время каждая фирма вынуждена находить свою золотую середину, поскольку не каждая из них в состоянии нести повышенные расходы на аренду и содержание помещений.

На эффективность использования пространства влияют несколько факторов: правильный выбор мебели и ее оптимальное размещение, а также планирование пространства для осуществления коммуникаций между рабочими местами. В одном и том же помещении разное место расположения стола определяет

248

значительные различия в удобстве и статусности места в иерархической структуре. Например, руководитель сектора, не имеющий своего собственного кабинета, размещается в дальнем левом углу (на этом рабочем месте естественный свет будет падать слева).

Для расчета общей площади и последующего ее распределения во многих странах применяют пространственные стандарты, учитывающие специфику профессий и статусное положение работников. Совсем недавно в Великобритании использовались 22 стандарта (11 основных и столько же вспомогательных). Самый высокий стандарт регламентировал площадь 50 квадратных метров на человека, а самый низкий — 4. В последние годы намечается тенденция к уменьшению разницы между наибольшим и наименьшим пространственным стандартом. Некоторые сотрудники при такой градации стандартов стремились занять более высокую ступень, рассчитывая получить более удобное расположение стола или собственный кабинет. С учетом стремлений большинства работников иметь свой “собственный угол”

вСтокгольме многие фирмы размещают каждого работника в офисе площадью 11 м2. Однако не все организации могут следовать этому примеру, поэтому им приходится довольствоваться более скромным размещением своих сотрудников.

Для осуществления незначительных перестановок некоторые фирмы имеют резервные столы, которые в текущей деятельности используются для переговоров работников между собой, когда они сопровождаются рассмотрением чертежей, планов, проектов и прочего, а личные рабочие места загружены текущей документацией. Кроме того, такие столы, размещенные вдали от рабочих мест, позволяют “отсесть” работнику временно за него для работы с посетителем, не мешая другим сотрудникам.

Градация рабочих мест на большое число статусных уровней усложняет проблемы перераспределения мест при “продвижках”, связанных с увольнением кого-либо или появлением

вштатном расписании новых должностей, которые занимают свои работники. Это привело к уменьшению числа стандартов размещения до 4–8 ступеней, что значительно упростило пере-

249

распределение мест и сделало офисы более гибкими. Такое изменение стандартов размещения стало наиболее удобным для фирм, в которых происходит достаточно часто смена рабочих мест не только по причине увольнения кого-либо, но и за счет внутренних реорганизаций, в соответствии с изменением технологии производственного процесса.

Исследования преуспевающих компаний показали, что все они имели небольшое количество стандартов пространства (не более 7–8). Стандарты пространства и градация статусов в организации — взаимоувязанные величины. В устойчиво развивающихся средних фирмах всего от трех до пяти иерархических уровней статуса.

Особое внимание следует обратить на оформление офиса. Прежде всего нужно помнить о финансовых возможностях фирмы и ее профиле. Главное условие успешного функционирования любого типа офисов — возможность обеспечения реализации функциональных требований, чистота и аккуратность. Для реализации этих условий каждый работник должен иметь свое рабочее место (это вовсе не означает, что у каждого работника должен быть свой рабочий стол).

Мебель офиса, с одной стороны, должна быть уютной, одного стиля, но в то же время должна характеризовать статус помещения, организационную культуру.

Имидж офиса. Успех дела уже наполовину обеспечен, если офис производит благоприятное впечатление. Согласно древнему китайскому учению шу-ай (вода и ветер), руководитель фирмы должен размещаться в офисе лицом к входной двери, чуть наискосок от входа, что предполагает возможность находить выход даже из казалось бы безвыходной ситуации. Если кому-то в офисе все же придется сидеть спиной к входной двери, то можно повесить на стену зеркало так, дабы можно было видеть входящих

впомещение. Основа китайской философии офиса заключается в том, чтобы “знать все входы и выходы”. Она дополняется и верой

вто, что все окружающие предметы, вещи и положение человека среди них воздействуют на его дела. Той же философией руководствуются люди, дополняющие интерьер офиса зелеными растениями, аквариумами, зеркалами, часами.

250