1.2. Збори як форма прийняття колективного рішення

Для вирішення певних проблем, що стосуються всіх, проводяться збори. Наприклад, установчі збори, коли мають намір організувати підприємство; внесення певних пунктів до статуту організації, до колективного договору; для звітування про проведену роботу за досить великий період часу; збори акціонерів щодо використання прибутку тощо. Результати зборів (порядок денний, доповіді, обговорення доповідей, рішення) заносяться у протокол зборів.

1.3. Нарада

Одним із найефективніших способів обговорення актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя є нарада. Залежно від мети й завдань, які треба виконати, наради поділяються на проблемні, інструктивні й оперативні.

Проблемна нарада проводиться у невеликому колі спеціалістів або компетентних осіб для того, щоб знайти оптимальне управлінське вирішення обговорюваних питань. Схема вирішення таких питань містить доповідь (може бути й співдоповідь), запитання до доповідача, обговорення доповіді й вироблення загального рішення, прийнятого шляхом голосування присутніх.

Інструктивні наради організовують безпосередньо управлінці (конкретні виконавці) з метою інформування працівників про загальне завдання, передавання розпоряджень, необхідних відомостей управлінською вертикаллю чи горизонталлю, залежно від фахового рівня виконавців. Їх проводять за схемою доповіді (інформації про щось) з уточненням поставлених завдань, термінів їх виконання для конкретних виконавців.

Оперативні наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ за схемою вертикального розподілу. Особливістю оперативних нарад є їх проведення у точно визначені дні й години, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. Позапланові оперативні наради спричиняють неритмічність виконання їх учасниками прямих обов'язків і тому проводяться у надзвичайних ситуаціях.

Найскладнішими за схемою побудови та за особливостями взаємодії суб'єктивних і об'єктивних чинників є проблемні наради.

Підготовка наради охоплює складання плану, порядку денного, інформування учасників про місце та час її проведення, забезпечення інформаційним матеріалом (текстом доповіді, проектом рішення).

Нараду доцільно проводити у другій половині дня тривалістю не більше години. Вирішення питань, винесених на нараду, закінчують прийняттям рішень, які необхідно реалізувати. За підсумками наради оформлюють протокол і відповідний директивний документ (план, наказ, постанову, графік), контролюють їх виконання.

Іноді немає змоги для проведення традиційної наради, чи керівник вважає її недоцільною. За таких обставин доречними і продуктивними можуть виявитися такі особливі форми проведення нарад, як «мозкова атака» і кільцева система прийняття рішень (конгесьо).

2. Дискусія. «Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми.

Інколи під час вирішення складних виробничо-господарських проблем виникає зіткнення різноманітних думок, аргументів, що породжує необхідність проведення дискусії. Часто її ініціюють і за відсутності продуктивних ідей, маючи намір динамізувати інтелектуальну, ділову активність співробітників.

Дискусія (від лат. розглядаю, досліджую) - публічне обговорення певного спірного питання.

Темами дискусійних обговорень можуть бути виробничі, економічні чи соціальні проблеми, наприклад, перспективи розвитку організації, пошук шляхів диверсифікації виробництва, проблеми зростання прибутковості й рентабельності тощо.

Суб'єктами дискусії є опоненти й аудиторія. Опоненти (від лат. який протистоїть, заперечує) — це особи, які дотримуються різних, інколи полярних, поглядів на проблему. Видимою їх метою є завоювання уваги аудиторії і переконання її у правильності власної позиції, а прихованою — навіювання їй певного бачення проблеми опонентом. Аудиторія не є пасивним спостерігачем дискусії. Ставлення слухачів до опонентів (схвалення чи несхвалення висловлених думок) впливає на поведінку аудиторії і на результати розмови.

Особливість дискусії полягає в наявності різних, часто взаємовиключних позицій щодо вирішення проблеми, тобто за формою вона є емоційно напруженою розмовою. Одночасно дискусії властивий дух взаємної зацікавленості, співробітництва, який поєднується з духом суперництва. Цінність дискусії зумовлена її соціально-психологічним механізмом. Він проявляється у виникненні взаємного психологічного впливу: аудиторії - на кожного з опонентів, і кожного опонента - на аудиторію. Протиборство сторін під час дискусії розвивається від однієї тези до іншої, від людини до людини. Опоненти прагнуть обґрунтувати власні тези, знайти істину в суперечці, психологічно вплинути один на одного, часто апелюючи до підсвідомості іншого, переконуючи його у правоті власної позиції.

Аудиторія теж суттєво впливає на дискутантів, оскільки хтось із них переможе, а чиїсь аргументи виявляться слабшими, менш переконливими, і він буде переможеним. Тому об'єктом психологічного впливу кожного опонента є не тільки інший опонент, а й аудиторія в цілому, схвалення чи осуд якої підтримує або послаблює позиції одного з дискутантів.

Дискусія дає змогу відшліфувати аргументи, демонструє їх вагомість або оголює всю нестійкість словесних конструкцій. У процесі обговорення зіштовхуються, випробовуються різні думки, зміцнюється одна і відкидається інша позиція. У дискусії повніше розкривається особистість, виявляються її ділові й моральні якості. Знання, отримані внаслідок зіткнення і боротьби протилежних точок зору, набувають міцності, якої важко досягти в інший спосіб. Будучи апробованими на практиці, вони перетворюються на переконання, реалізуються в діях.

Як і полеміка (з грецьк. військовий, ворожий - публічна суперечка, якій властиві гострі зіткнення, протистояння, конфронтація, протиборство ідей, думок, поглядів), диспут (лат. - досліджую, сперечаюсь - публічна суперечка з приводу наукових, суспільно важливих проблем), дебати (франц. - сперечатися, тобто обмінюватися думками щодо певних теоретичних положень, думок), дискусія є одним із видів суперечки (спору) - будь-якого зіткнення несумісних думок, під час якого кожна сторона відстоює свою позицію.

У логіці виокремлюють такі види суперечок:

а) суперечка заради істини - суперечка, учасники якої, дотримуючись різних поглядів, намагаються встановити, обґрунтувати істинність певних думок, положень;

б) суперечка заради переконання - суперечка, учасники якої намагаються нав'язати свої думки, переконання протилежній стороні;

в) суперечка заради перемоги - суперечка, метою якої є перемога над опонентом у будь-який спосіб;

г) суперечка заради суперечки - суперечка, учасники якої вступають у неї заради здобуття позитивних емоцій від зіткнення різних думок, пошуку аргументів, спростування думок опонентів;

ґ) внутрішня суперечка - внутрішньособистісна боротьба ідей, мотивів, думок.

Сучасний менеджер не повинен нехтувати дискусією, оскільки вона є способом вирішення гострих проблем, залучення колективу до управління організацією. Ініціюючи дискусію, слід продумати механізм обґрунтування і доведення до слухачів своєї позиції.

Технологічна схема проведення дискусії. Дискусія може бути запланованою і спонтанною. Проведення запланованих дискусій дає змогу ініціатору підготуватися до неї, обґрунтувати свою позицію, продумати систему доказів і порядок їх оприлюднення тощо. Однак не слід недооцінювати і спонтанні дискусії, які нерідко виникають як наслідок назрілих, але не помічених керівництвом організації, проблем.

Логічний механізм обґрунтування певної позиції ініціатором дискусії складається із чотирьох взаємопов'язаних елементів: тези, доказів (аргументів), вибору способу доведення (демонстрації), висновків. Наявність цих елементів і послідовне їх використання гарантує виникнення у слухачів відповідних переконань.