Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
231
Добавлен:
04.03.2016
Размер:
797.7 Кб
Скачать

4. Правила мовного етикету при діловому листуванні

Написання ділового листа потребує неабиякого уміння, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. “Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя”.2 Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

Структура листа, як правило, включає вступ, докази, висновки і закінчення. Використання цих компонентів зумовлюється характером листа та конкретними обставинами справи.

Виклад інформації у листі має бути чітким, лаконічним, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації, коректним, з дотриманням міри, доречності і такту.

Текст листа складається у довільній формі. Тому при діловому листуванні особливого значення набуває дотримання вимог етикету. Етикет – це зведення норм поведінки, правила чемності. При складанні службових листів та інших документів потрібно пам’ятати про такі правила етикету:

  1. Чітко дотримуватися вимог оформлення документа.

  2. При звертаннях використовувати супровідні слова: пан, товариш, добродій, шановний, вельмишановний. Слід пам’ятати, що при безпосередньому звертанні нормою української мови є кличний відмінок.

  3. Займенники Ви, Ваш пишуться з великої літери.

  4. Виклад змісту повинен бути аргументованим, тобто обов’язковими є посилання на інші документи (договори, розрахунки, комерційні акти тощо).

  5. Вимоги й претензії не повинні виражатися в категоричній формі. Щоб зняти категоричність, потрібно замінити особові форми дієслів безособовими. Наприклад, замість Ви не виконали писати Вами не виконано, замість ми передаємо справу до суду писати справу буде передано до суду або ми змушені будемо передати справу до суду. При обговорені умов бажано не вживати слово якщо, а замінити його на менш категоричні словосполучення у разі, при неотриманні.

  6. Підписуючи лист, можна використати словосполучення з повагою, з повагою і найкращими побажаннями тощо.

  7. У відповіді на рекламацію потрібно повідомити про прийняття претензії до розгляду (якщо ухвала з цієї проблеми ще не прийнята); зазначити термін і спосіб задоволення претензії або суму, номер і дату платіжного доручення (якщо претензія задовольняється); зазначити мотиви відмови з відповідними посиланнями на документи, що це обґрунтовують (якщо претензія відхиляється).

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами. Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності автора як партнера, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства): Із найкращими побажаннями...; Бажаємо успіхів...; Із повагою.. тощо.

Варто зауважити, що найбільше книг, статей про теорію і практику ділового листування написано в США. Там створено своєрідний інститут листа, проголосивши культ індивідуальної виконавської техніки. Американці у своїй діяльності керуються принципом: “Марнотратство у словах означає марнотратство у доларах”, висуваючи вимогу дуже стисло викладати суть проблеми.

Уніфікований стиль ділового листування в Англії назвали “код-блискавкою”. Цьому стилю підпорядковані всі рівні та аспекти мови – словниковий склад, морфологія, синтаксис, пунктуація, графіка.

Автор посібника з ділового листування, що вийшов у Франції, Н. Тонтентау, писав: “Діловий лист призначений не для того, щоб викликати захоплення у читача, діловий лист повинен його переконати і перемогти”.

Зразки службових листів наведено у додатках 43 – 47.