2. Повідомлення про захід

З метою повідомлення про захід найчастіше використовується оголошення. Містить повідомлення про захід і запрошення.

Оголошення – це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:

• оголошення про майбутню подію;

• оголошення про надання послуг або про їх потребу.

У тексті оголошення про подію вказують: дату; місце; організатора; зміст події; коло осіб, які запрошуються на подію; умови входу (платний, вільний тощо).

В оголошеннях про потребу в послугах або про їх надання часто замість виду документа (Оголошення) розміщують ключове слово: “Робота”, “Продам”, “Куплю” тощо. У кінці тексту обов’язково вказується адреса або контактний телефон.

Запрошення – це документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході. При звертанні до конкретної особи дотримуються правил етикету, використовують кличну форму іменника. Текст запрошення складається за тією ж схемою, що і оголошення про подію.

Зразок повідомлення наведено у додатку 22.

3. Звіт

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне і негативне, зробити висновки, окреслити перспективи.

Час від часу керівництву підприємства або вищим органам необхідно аналізувати діяльність підприємства чи окремого структурного підрозділу, зіставляючи (порівнюючи) отримані результати з попередніми показниками, планами чи програмами. Це необхідно для коригування діяльності як організації безпосередньо, так і підвідомчої системи в цілому, вдосконалювання організаційної структури, характеру та змісту виконуваних робіт, кадрового складу, забезпечення фінансовими, матеріальними та іншими ресурсами. Таким документом, який виконує функцію зворотного зв’язку, є звіт.

Звіти бувають статистичні (цифрові, які складають на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом) і текстові (складають на звичайному папері за встановленим зразком). Звітна документація, у свою чергу, поділяється на

• загальнодержавну статистичну;

• відомчу;

• внутрішньоорганізаційну.

Внутрішньоорганізаційна звітність дещо довільніша щодо форми.

Звіт має такі реквізити:

1. Штамп установи (якщо звіт не на офіційному бланку) для зовнішнього документа.

2. Гриф затвердження (для зовнішнього документа).

3. Назва виду документа.

4. Заголовок до тексту, який має такі дані:

• про який вид роботи звітують;

• хто звітує;

• термін звітності (за який період звітують).

5. Текст, який має такі частини:

• вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, структурним підрозділом чи конкретною особою за звітний період);

• основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

• висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи удосконалення роботи).

6. Додаток (якщо є).

7. Підпис відповідальної особи із зазначенням посади, ініціалів та прізвища (для зовнішнього документа) або службової особи, яка складала звіт.

8. Дата укладання документа.

9. Печатка (для зовнішнього документа).

Зразок звіту наведено у додатку 23.

До статистичних звітів належить авансовий звіт

Авансовий звіт – це документальний звіт працівника про використання авансу, одержаного під звіт для виконання службового доручення (відрядження, господарських видатків тощо). У ньому вказують одержані під звіт суми, фактично здійснені витрати, залишок невикористаних коштів чи суму перевитрат. До авансового звіту в обов’язковому порядку додають відповідні документи, які підтверджують витрачання підзвітних сум. Авансовий звіт є документом з високим ступенем стандартизації, тобто заповнюється на спеціальному бланку, виготовленому типографським способом.

Йому, як правило, передує видача грошей за видатковим касовим ордером.

Зразок авансового звіту наведено у додатку 24.