? Питання для самоконтролю

1.Які основні вимоги до написання прес-релізу?

2. Які є види статистичних звітів?

3. Яка записка складається на вимогу керівника?

4. Що таке протокол? Які бувають види протоколів?

5. Хто підписує протокол загальних зборів?

Література до теми

(1-11)

Тема 8.4. Етикет службового листування

Мета: забезпечити засвоєння студентами ділової лексики, складання текстів ділових паперів, зокрема листів.

План

1. Класифікація листів.

2. Реквізити листа та їх оформлювання.

3. Різні типи листів.

4. Правила мовного етикету при діловому листуванні.

5. Фінансово-облікова документація.

5.1. Доручення. Довіреність.

5.2. Розписка.

5.3. Акт.

5.4. Касовий ордер.

5.5. Рахунок.

5.6. Накладна.

Методичні рекомендації до самостійної роботи

1. Класифікація листів

Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службовий лист є найпоширенішим видом документації, який належить до головних засобів встановлення офіційних контактів між підприємствами, організаціями або установами. З іншого боку, це найскладніший вид документації, бо тексти листів майже не підлягають стандартизації.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на ті, що потребують відповіді (лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-розпорядження, супровідний лист тощо), і ті, що її не потребують (листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження тощо).

За кількістю адресатів листи бувають звичайні (на адресу однієї інстанції), циркулярні (великій кількості адресатів, підпорядкованих одній установі) і колективні (на одну адресу від імені керівників кількох установ).

Службові листи пишуть або друкують на бланку

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. ін. Тон листа має бути нейтральним.

2. Реквізити листа та їх оформлення

Службовий лист має такі реквізити

1. назва й адреса організації відправника листа;

2. номер і дата листа;

3. адресат;

4. заголовок до тексту;

5. номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді (у разі, якщо це лист-відповідь);

6. текст листа;

7. перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

8. підпис керівника;

9. віза виконавця (підпис на копії).

Як правило, листи оформлюють на фірмовому бланку для листів і обов’язково реєструються у спеціальному журналі вхідної-вихідної кореспонденції. У такому разі дата (трьома групами цифр) і реєстраційний номер вказуються на відведеному для цього місці. Якщо лист оформлено не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

Реквізит “адресат” вказують згідно з ДСТУ 4163-2003 “Вимоги до оформлювання документів”, наприклад:

Міністерство охорони здоров'я України, вул. Грушевського, 7, м. Київ, 01021

або:

Голові Державного комітету статистики України Прізвище, ініціал(и)

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному:

Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал(и)

Якщо документ надсилають фізичній особі, то в називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Іванченко Петро Семенович вул. Садова, буд. 7, кв. 24, м. Вінниця, 21003

При необхідності написати лист-відповідь, текст не треба починати фразою “На Ваш лист № 000 від 00.00.00 повідомляємо...” у разі, якщо лист оформлено на бланку. Адже ця інформація (номер і дата листа, на який відповідають) вказується у спеціально відведеному місці бланку, тому такий початок буде дубляжем інформації.

Отже, постійно змінювані реквізити листа, що написаний на бланку, такі:

• Адресат.

• Дата і реєстраційний номер.

• Заголовок до тексту.

• Вказівка на додатки, якщо такі є.

• Підпис.