3. Рекомендаційний лист

Цей лист може містити й позитивний, і негативний відгук про особу, організацію чи фірму. У першому випадку треба висловити готовність про відповідальність за рекомендовану особу. Рекомендацію не обов'язково подавати з місця роботи, ось чому рекомендаційний лист суттєво відрізняється від Характеристики. Його дають особи, які мають відповідний рівень авторитету, адже висновок "рекомендую" або "не рекомендую" мають значний вплив на організацію чи фірму, яка одержує рекомендаційний лист.

4. Заява. Види заяв

Заява – це документ, у якому висловлюється певне прохання чи пропозиція. Заяви бувають як особисті (складається при прийомі на роботу, для надання відпустки, матеріальної допомоги тощо), так і офіційні (відкриття для підприємства рахунку в банку, позовна заява в Господарський суд тощо). Реквізити заяви: назва виду документа; адресат; текст; додаток (може бути); дата; підпис.

Як правило, особисті заяви пишуть від руки в одному примірнику. Реквізит “адресат” складається з двох частин: перша частина вказується у Д.в., а друга – у Р.в., при цьому прийменник “від” не пишеться.

Зверніть увагу! Заява є назвою документа, тому пишеться з великої літери, як і інші назви документів (Характеристика, Довідка, Акт, Договір, Протокол, Наказ тощо). Крапка після назви документа не ставиться.

Допускаються варіанти в оформленні заяв: прізвище керівника, до якого звертаються з заявою, може вказуватись або не вказуватись; перелік документів, що додаються, може починатися словами: Додаток (Н.в.), До заяви додаю (З.в.), До заяви додаються (Н.в.); дата може зазначатися трьома групами цифр або комбінованим словесно-цифровим варіантом: 09.02.2005 або 09 лютого 2005 р.

Зразки особистих та офіційних заяв наведено у додатках 5-10.

5. Автобіографія

До особистих документів належить автобіографія - документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа власноручно у хронологічному порядку стисло повідомляє основні факти свого життя та діяльності. Реквізити автобіографії: назва виду документа; текст; дата; підпис.

У тексті автор зазначає: своє прізвище, ім’я, по батькові; дату народження, місце народження; відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, де людина навчалась); відомості про трудову діяльність (коротко у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад); короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти). Кожний новий блок інформації необхідно розпочинати з абзацу. При складанні автобіографії не слід зловживати займенником “я”. Основну увагу необхідно приділити фактам, уникаючи міркувань про причинно-наслідкові зв’язки між ними, не вдаватися до опису подій.

Необхідно зазначити, що останнім часом замість традиційної автобіографії все частіше складають резюме, намагаючись переконати роботодавця, що саме кандидатура автора є найоптимальнішим варіантом для майбутньої посади: це працівник досвідчений, надійний, чесний.

Зразки автобіографії наведено у додатках 11-12.

6. Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.

Реквізити особового листка:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім'я, по батькові.

3. Дата й місце народження.

4. Відомості про освіту.

5. Відомості про наукові ступені, вчені звання.

6. Якими мовами володіє.

7. Трудова діяльність.

8. Державні нагороди.

9. Закордонні та міжнародні наукові відзнаки.

10.  Відомості про родину.

11.  Паспортні дані.

12.  Домашня адреса.

13.  Особистий підпис.

14.  Дата заповнення документа.

Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково мусить наклеїти свою фотокартку (місце для фотокартки визначе­но на бланку документа).

Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відо­мостей про партійну, національну належність і про походження.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень.

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організа­цій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.

7. Наказ щодо особового складу

Жодне підприємство не може обійтися без такого документа, як наказ. Наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником установи на правах єдиноначальності у межах своєї компетенції і стосується організаційних або кадрових питань. Відповідно за призначенням усі накази поділяються на накази із загальних питань (організаційні, з питань основної діяльності) та накази щодо особового складу (кадрові).

Кадровими наказами оформлюють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення (у заголовках такого наказу зазначають “щодо особового складу”).

Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів тощо.

Накази оформлюють на спеціальних бланках, які містять постійні реквізити. Текст наказу складається з двох частин. Структура тексту наказу з загальних питань відрізняється від структури тексту наказу щодо особового складу.

Кадрові накази мають таку структуру тексту: кожен пункт наказу складається з розпорядчої частини (починається з дієслова у наказовій формі: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ВІДРЯДИТИ, ОГОЛОСИТИ, НАДАТИ ВІДПУСТКУ, ЗВІЛЬНИТИ; прізвище, ім’я, по батькові працівника, якого стосується цей наказ; посада тощо) та підстави (заява, доповідна записка, постанова, протокол).

Накази з загальних питань мають таку структуру тексту: констатуюча частина (чим викликано даний наказ) та розпорядча (починається словом НАКАЗУЮ і складається з пунктів, у яких зазначається: що треба зробити, термін виконання або термін дії цього пункту та відповідальний за виконання).

У наказі на виконання розпоряджень (ухвал) вищих органів іноді не пишуть констатуючої частини, а посилаються на цей документ.

Зразки наказів наведено у посібнику Садковської І.П. «Основи діловодства» с. 30-32, 35 та у додатках 13-15.