3. Вимоги до бланків документів

Вимоги до бланків документів студенти мали засвоїти під час вивчення дисципліни “Основи діловодства”

4. Оформлювання сторінки документа

Документи оформлюють на папері формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). За ДСТУ 4163-2003 “Вимоги до оформлювання документів” передбачено такі береги, лівий - 30 мм (для підшивання документів); правий - 10 мм; верхній та нижній – 20 мм.

На бланку друкується лише перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На ній має бути не менше двох рядків тексту. Нумерація сторінок починається з другої сторінки. Біля цифр на позначення сторінки не повинно бути ніяких позначок.

Текст документа має бути розчленований на складові частини – рубрики, які можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Найпростіша рубрикація – поділ документа на абзаци. Абзац - це внутрішньо замкнене смислове ціле. Кожен абзац має починатися з червоного рядка, тобто відступу від початку рядка на 5 знаків.

Для полегшення опрацювання документа рубрики нумеруються. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр. Застосовуючи її, слід враховувати таке:

• після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

• номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу, напр.: 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

• нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

• застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

• використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

5. Вимоги до тексту документа.

Документ – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Іншими словами, документ – це носій інформації, до якого висуваються певні вимоги:

- документ має бути повноцінним джерелом інформації;

- документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності до її компетенції;

- документ не повинен суперечити чинному законодавству;

- документ повинен бути достовірним, відповідати завданням конкретного керівництва, базуватися на фактах, містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки;

- документ повинен бути складений за встановленою формою;

- документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Основні вимоги до мови документів

Основним елементом документа є текст. Основні вимоги до тексту документів – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість при ясності викладу, дотримання правил етикету.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи і нічого не потрібно додумувати.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Зазначимо, що текст документа має мути доброзичливим або емоційно нейтральним, тобто бути максимально об’єктивним. У ньому мають використовуватися мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови. Необхідно пильно слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу думки.

Структура й логічна послідовність тексту документа

Текст документа складається з таких логічних елементів:

• вступу (зазначається привід, що викликав укладення документа, викладається історія питання та ін.);

• доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали);

• закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Закінчення у документі може бути активним або пасивним. Активне закінчення чітко зазначає, які дії має виконати адресат, мета пасивного закінчення – повідомити про події, що стались.

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить ще й інші логічні елементи, - складним.

Залежно від порядку логічних елементів у документі застосовується прямий (вступ, доказ, закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Під час складання документа слід дотримуватися таких правил:

1. правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа;

2. виклад тексту має бути переважно такий:

- від третьої особи (акти, листи, довідки, договори тощо) з уживанням дієслів теперішнього часу: Комісія дійшла висновку, що; Академія пропонує.., Студентка ... навчається на ... курсі; Виконавець виготовляє і здає роботу Замовнику;

- від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази (Прошу надати ...; Я, ... народилася, навчаюсь...; Доводжу до Вашого відома, що; Наказую);

3. не вживати образних висловів та емоційно забарвлених слів;

4) не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники;

5) уживати лише ті мовні засоби, що відповідають мовним нормам і зрозумілі широкому колу читачів, використовувати лише загальноприйняті у справочинстві словоскорочення та абревіатури: обл., м., р-н, вул., грн., к.е.н.;

6. уживати стійкі (стандартизовані) мовні конструкції, які ще називають мовним кліше: відповідно до, у зв’язку з, згідно з;

7. уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що; Нагадуємо Вам, що; У порядку обміну досвідом; Відповідно до попередньої домовленості;

8. надавати перевагу простим реченням;

9. уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет перед присудком, означення перед означуваним словом, додатки після опорного слова, вставні слова, у т.ч. дієприслівникові звороти: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши Ваше прохання...тощо – на початку речення);

10. з метою зняття гостроти стосунків з партнером слід заміняти активну форму дієслова на пасивну: Вами ще не надана відповідь на наш лист-запит (а не Ви досі не відповіли на наш лист-запит). Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то вживають активну форму дієслова: Комісія підтверджує... Деканат повідомляє;

11. уживати інфінітивні конструкції: створити комісію..., затвердити пропозицію;

12. у розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції наказового способу: Відрядити ..., Розробити заходи..., Пропоную...;

13. при безпосередньому звертанні використовувати кличний відмінок, а також форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний, вельмишановний, сподіваємось на плідну співпрацю з Вами, з повагою, з найкращими побажаннями;

14. слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів, для підкреслення причинно-наслідкових зв’язків між подіями чи явищами використовувати такі мовні конструкції та слова: таким чином, отже, у зв’язку з цим, насамперед, у першу чергу;

15. пам’ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації та оперативне реагування на неї робить документ дієвим, доцільним і потрібним.