4. Автоматизація обліку на підприємстві.

Результативність роботи будь-якого підприємства в наш час багато в чому залежить від вибору програмного забезпечення, особливо що стосується управлінських процесів. У даному напрямі було створено два різновиди програм, а саме: ті, що базуються на автоматизації більшості облікових та аналітичних процесів, а також програми-конструктори, що дають відносну свободу у виборі дій [17].

Загальновідомим представниками бухгалтерських програм з високим рівнем автоматизації процесів являються програми «1С: Бухгалтерія 7.7», «1С:Підприємство 8.0», "Парус-Предприятие7.11» та „Галактика".

У зв’язку з цими та іншими недоліками програми багато користувачів «1С» перейшли на нову платформу — «1С:Підприємство 8.0».

“1С: Підприємство 8” – програмний продукт ”1С:Бухгалтерія 8 для України” включає технологічну платформу “1С:Підприємство 8” і конфігурацію (прикладне рішення) “Бухгалтерія для України”.

Для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві використовується програма фірми "1С", система "1С: Підприємство - Бухгалтерський облік ред.4.5 (7.70.502)". Цією програмою користуються 10 років. До установки "1С" вівся ручний спосіб обліку. Найближчим часом організація не збирається переходити на іншу програму, так як в цієї все влаштовує.

Популярність цієї програми забезпечили потужна програма, розвинена дилерська мережа, невисока ціна і грамотна маркетингова стратегія.

1С: Підприємство є системою програм для автоматизації різних галузей економічної діяльності. У конкретний програмний продукт, що входить у систему програм 1С: Підприємство, включаються ті функції і можливості, які відповідають призначенню цього продукту.

Усі складові системи програм 1С: Підприємство можна розділити на Технологічну платформу і Конфігурації. Технологічна платформа являє собою набір різних механізмів, використовуваних для автоматизації економічної діяльності і не залежать від конкретного законодавства та методології обліку. Конфігурації є власне прикладними рішеннями. Кожна конфігурація орієнтована на автоматизацію певної сфери економічної діяльності і, зрозуміло, відповідає прийнятому законодавству.

Технологічна платформа, крім механізмів, що використовуються в усіх продуктах 1С: Підприємства, включає три основні функціональні компоненти. Функціональні компоненти включаються до складу продуктів системи 1С: Підприємство, що використовують специфічні можливості компонент.

Компонента "Бухгалтерський облік" призначена для ведення обліку на основі бухгалтерських операцій. Вона забезпечує ведення планів рахунків, введення проводок, отримання бухгалтерських підсумків. Компонента використовується для автоматизації бухгалтерського обліку відповідно до будь-яким законодавством і методологією обліку.

Компонента "Розрахунок" призначена для виконання складних періодичних розрахунків. Вона може використовуватися для розрахунку заробітної плати будь-якої складності, розрахунків з цінних паперів та інших видів розрахунків.

Компонента "Оперативний облік" призначена для обліку наявності і руху коштів у самих різних розрізах в реальному часі. Вона використовується для обліку запасів товарно-матеріальних цінностей, взаєморозрахунків з контрагентами і т.д. Компонента дозволяє відображати в обліку операції господарського життя підприємства безпосередньо в момент їх вчинення.

Процес автоматизації обліку доходів, витрат і фінансових результатів передбачає три етапи обробки інформації. На першому здійснюється вибір з бази даних (БД) інформації в залежності від показників, які обліковуються (витрати за елементами, доходи за місцями виникнення тощо), і формується в пам’яті ЕОМ робочий аналітичний масив. На другому інформація кожного робочого масиву перетворюється в синтетичні дані згідно з алгоритмом їх обробки (всі операції відображуються на рахунках). На третьому здійснюється формування вихідних документів (вихідної інформації, відеограм) у вигляді зведених відомостей, Головної книги, які використовуються обліковими службами підприємства для прийняття обґрунтованих управлінських рішень і складання бухгалтерської звітності.

За допомогою сучасного програмного забезпечення як облікові функції можуть бути повністю автоматизовані і їх результати можуть представлятися в будь-якому зручному для користувачів вигляді – як на машинних, так і на паперових носіях.

Безпосереднє введення облікових даних у регістр (журнал, книгу) господарських операцій у виді окремих проводок з використанням машинних довідників.

Контроль правильності бухгалтерських проводок, що вводяться, за допомогою заздалегідь підготовленого списку «коректних проводок».

Фільтрація списку бухгалтерських проводок в обліковому регістрі з метою їхньої вибірки, редагування, копіювання.

Створення типових господарських операцій, що містять шаблони бухгалтерських проводок, що відкриті для настроювання. Ведення регістра (журналу) господарських операцій, формованих на підставі типової операції. Автоматичне заповнення регістра бухгалтерських проводок, розрахунок сум проводок.

Робота з типовими первинними документами, створення регістра (журналу) документів. На відміну від типових операцій первинні документи на основі типових форм можна оформляти до здійснення господарської операції. Після факту її здійснення виконується «проведення» документа. Використовується електронний документообіг для облікових функцій системи управління.