Документообіг

Документообіг представляє собою процес руху первинних документів у бухгалтерському обліку організації, що включає їх складання або одержання від інших організацій, прийняття до обліку, систематизацію та передачу в архів.

У загальному випадку, документообіг включає в себе наступні етапи:

- Складання первинних облікових документів по зроблених господарських операцій;

- Перенесення відомостей з первинних облікових документів в облікові регістри;

- Систематизацію переносимих відомостей шляхом відображення на відповідних рахунках бухгалтерського обліку;

- Складання бухгалтерської звітності організації після закінчення звітного періоду на підставі даних облікових регістрів;

- Складання інвентаризаційних описів, відомостей, актів;

- Оброблення та систематизацію всіх документів для подальшої здачі в архів.

Перелік первинних облікових документів, терміни складання, подання та обробки первинних облікових документів, терміни систематизації та реєстрації облікових даних, а також строки проходження інших стадій облікового процесу встановлюються графіком документообігу.

Графік документообігу розробляється головним бухгалтером. На головного бухгалтера покладається також і контроль за виконанням графіка документообігу. Графік документообігу затверджується керівником організації у вигляді додатку до наказу про облікову політику організації.

3. Ведення бухгалтерського обліку поточної дебіторської заборгованості на підприємстві.

3.1 Сутність та зміст поточної дебіторської заборгованості на підприємстві як об’єкта бухгалтерського обліку.

Методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість та її розкриття у фінансових звітах вивчає Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 "Дебіторська заборгованість". Норми цього П(С)БО застосовуються підприємствами, організаціями та іншими юридичними особами незалежно від форми власності (крім бюджетних установ).

Згідно з П(С)БО 10 дебітори - це юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів. Відповідно дебіторська заборгованість - це сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату.

За терміном погашення розрізняють довгострокову та поточну дебіторську заборгованість.

Поточна дебіторська заборгованість - це сума дебіторської заборгованості, яка виникає в ході нормального операційного циклу або буде погашена протягом дванадцяти місяців з дати балансу.

Основним нормативним документом є П (С) БО 10 «дебіторська заборгованість»

Дебіторська заборгованість буває забезпечена (векселями) та незабезпечена.

Дебіторська заборгованість поділяється на: безнадійну, сумнівну, дійсну [23].

Поточної дебіторської заборгованості, класифікована за критеріями, відповідно до яких ведеться її облік:

• за об'єктами, по відношенню до яких виникла дебіторська заборгованість;

• за строком погашення та його зв'язку з нормальним операційним циклом;

• за своєчасністю погашення [24].

Залежно від виникнення дебіторська заборгованість поділяється на:

- дебіторську заборгованість за роботи, товари, послуги;

- векселі отримані;

- дебіторську заборгованість за розрахунками;

- іншу поточну дебіторську заборгованість.

Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги визнається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів, робіт і послуг та оцінюється за первісною вартістю. У разі відстрочення платежу за продукцію, товари, роботи, послуги з утворенням від цього різниці між справедливою вартістю дебіторської заборгованості та номінальною сумою грошових коштів та їх еквівалентів, що підлягають отриманню за продукцію, товари, роботи, послуги, така різниця визнається дебіторською заборгованістю за нарахованими доходами (процентами) у періоді її нарахування.

Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги включається до підсумку балансу за чистою реалізаційною вартістю. Для визначення чистої реалізаційної вартості на дату балансу обчислюється величина резерву сумнівних боргів.

Величина резерву сумнівних боргів визначається, виходячи з платоспроможності окремих дебіторів або на основі класифікації дебіторської заборгованості [23].

Поточна дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги на ПАТ «ХайдельбергЦемент Україна», визначається активом одночасно з визначенням доходу від реалізації товарів, виконаних робіт, наданих послуг і оцінюється за первинною вартістю. У разі відстрочення платежу з утворенням від цього різниці між справедливою вартістю дебіторської заборгованості та номінальною сумою грошових коштів (їх еквівалентів), що підлягають отриманню за товари, така різниця визначається дебіторською заборгованістю за нарахованими доходами (процентами) в період її нарахування.

Векселі отримані - це заборгованість за розрахунками з покупцями, замовниками та іншими дебіторами по відвантаженій продукції (товарах), виконаних роботах і наданих послугах, які забезпечені одержаними векселями.

Вексель - це цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов`язання особи, що видала вексель сплатити певну суму, коли настане встановлений термін на користь власника векселя.

При реалізації товарів у кредит підприємство має ризик непогашення всієї дебіторської заборгованості. Тому на підприємстві завжди є дебіторська заборгованість, щодо повернення якої є сумніви.

Сумнівний борг - це поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, послуги, щодо якої існує невпевненість її погашення боржником.

Сумнівні борги завищують реальний результат від реалізації, тому, згідно з принципом обачності, підприємство повинне визначити можливі витрати від неповернення частини боргів покупцями у момент визначення доходу від реалізації, а не в тому періоді, коли покупці не змогли оплатити товар.

При організації бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості необхідно використовувати наступні нормативні документи, що діють в Україні:

– Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” №996-XIV від 16.07.99 р. Цей Закон визначає правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні.

– Закон України “Про податок на додану вартість” №168/97-ВР від 3.04.97 р. Цей Закон визначає платників податку на додану вартість, об'єкти, базу та ставки оподаткування, перелік неоподатковуваних та звільнених від оподаткування операцій, особливості оподаткування експортних та імпортних операцій, поняття податкової накладної, порядок обліку, звітування та внесення податку до бюджету.

– Закон України “Про збір на обов`язкове державне пенсійне страхування” №402/97-ВР від 26.06.97 р. Цей Закон визначає порядок справляння та використання збору на обов'язкове державне пенсійне страхування.

– Положення (стандарт) бухгалтерського обліку №10 “Заборгованість”, затверджений приказом Міністерства фінансів України №237 від 08.10.99р.

– Положення (стандарт) бухгалтерського обліку №11 “Зобов`язання”, затверджений приказом Міністерства фінансів України №20 від 31.01.2000 р.

Також інші правові документи та законодавства України.

Ці документи поширюються на всіх юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також на представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності зобов'язані вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність згідно з законодавством.

В балансі підприємства поточна дебіторська заборгованість відображається в двох облікових оцінках: первісній (рядок 161) та чистій реалізаційній вартості дебіторської заборгованості за роботи, послуги (рядок 160). Остання визначається як різниця між первісною вартістю дебіторської заборгованості та резервом сумнівних боргів [24].

Поточна дебіторська заборгованість відображається в балансі 2 розділ «Оборотні активи» - «звіт про рух грошових коштів».

Облікова політика насамперед впливає на Баланс і Звіт про фінансові результати. На показники Балансу впливають загальні положення облікової політики та облікова політика щодо активів і зобов’язань.

Загальні положення облікової політики щодо фінансової звітності включають:

— політику щодо консолідації;

— політику щодо податків;

— політику щодо довгострокових контрактів;

— політику щодо привілеїв;

— політику щодо подій після дати балансу.

Згідно з П(с)БО 10 поточна дебіторська заборгованість включається до підсумку балансу за чистою реалізаційною вартістю. Чиста реалізаційна вартість дебіторської заборгованості — сума поточної дебіторської заборгованості за вирахуванням резерву сумнівних боргів.

Оцінка поточної дебіторської заборгованості ґрунтується на первісній вартості, яка залежить від виду дебіторської заборгованості та особливостей її визнання [1].

Для бухгалтерського обліку поточної дебіторської заборгованості використовується рахунок 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками».

Рахунок 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками» призначений для обліку розрахунків з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи та надані послуги, окрім заборгованості, забезпеченої векселем, а також узагальнюється інформація про розрахунки з учасниками промислово-фінансових груп [6, c. 532] .

За дебетом рахунку 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг (у тому числі на виконання бартерних контрактів), яка включає: податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори (обов’язкові платежі), що підлягають перерахуванню до бюджетів та позабюджетних фондів та включені у вартість реалізації; за кредитом сума платежів, які надійшли на рахунки підприємства у банківських установах, у касу, та інші види розрахунків. Сальдо рахунку відображає заборгованість покупців та замовників за одержані продукцію (товари, послуги). [7, с. 426]

Рахунок 36 активний, балансовий, призначений для обліку розрахунків. На ньому відображається узагальнення інформації про розрахунки з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи та надані послуги, крім заборгованості, яка забезпечена векселем.

До рахунку 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" відкриваються такі субрахунки: 361 "Розрахунки з вітчизняними покупцями", 362 "Розрахунки з іноземними покупцями".

Субрахунок 361 призначений для обліку розрахунків з покупцями, що знаходяться на митній території України. На ньому обліковуються розрахунки по пред'явлених покупцям та замовникам та прийнятих банком до оплати розрахункових документах за відвантажену продукцію (товари), проведені роботи, надані послуги.

Субрахунок 362 призначений для обліку розрахунків з іноземними покупцями і замовниками по експортних операціях. На ньому ведеться облік сум, аналогічних тим, що обліковуються на субрахунку 361.

Для бухгалтерського обліку поточної дебіторської заборгованості на підприємстві застосовується рахунок 361 "Розрахунки з вітчизняними покупцями", тобто споживачами послуг, який в залежності від особливостей діяльності підприємства може мати декілька субрахунків третього порядку. Наприклад, субрахунок 3611 "Розрахунки з підприємствами і організаціями", 3612 "Розрахунки з населенням", 3613 "Розрахунки з бюджетними установами" тощо. Аналітичний облік розрахунків з споживачами послуг ведеться абонентськими відділами підприємств по кожному абоненту за кожним пред'явленим до сплати рахунком.

Облік резервів за сумнівною дебіторською заборгованістю, щодо якої є ризик неповернення, ведеться на рахунку 38 "Резерв сумнівних боргів". Рахунок контрактивний, балансовий, регулюючий, застосовується для уточнення оцінки дебіторської заборгованості покупців і замовників, яка обліковується на рахунках 36 "Розрахунки з покупцями та замовниками" і 37 "Розрахунки з різними дебіторами".

По кредиту рахунку 38 у кореспонденції з рахунками обліку витрат відображається створення резерву сумнівних боргів, по дебету в кореспонденції з рахунками обліку дебіторської заборгованості – списання сумнівної заборгованості, та в кореспонденції з рахунками обліку доходів-зменшення нарахованих резервів. Рахунок не закривається в кінці звітного періоду, його сальдо – сума потенційної безнадійної заборгованості.

Первинним документом для нарахування резерву є розрахунок бухгалтерії.

На рахунку 34 "Короткострокові векселі одержані" ведеться облік заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію (товари), виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, яка забезпечена векселями.

На рахунку 34 "Короткострокові векселі одержані" за дебетом відображається отримання векселя за продані товари (роботи, послуги) та за іншими операціями, за кредитом - отримання коштів у погашення векселів, погашення отриманим векселем кредиторської заборгованості, продаж векселя третій стороні тощо.

Аналітичний облік ведеться за кожним одержаним векселем [25].