Розрахунки з іншими дебіторами

Інші дебітори – це установи, організації, особи, крім тих з них, розрахунки з якими обліковують на решті субрахунків класу 3 “Кошти, розрахунки та інші активи”.

На рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами" ведеться облік розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами за авансами виданими, нарахованими доходами, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими операціями.

За дебетом рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами" відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом - її погашення чи списання.

Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення.

Облік розрахунків із дебіторами ведуть позиційним способом у меморіальному ордері № 4.8

У вітчизняному законодавстві в примітках до фінансової звітності наводиться така інформація:

1. Перелік дебіторів і суми довгострокової дебіторської заборгованості.

2. Перелік дебіторів і суми дебіторської заборгованості пов'язаних сторін, з виділенням внутрішньо-групового сальдо дебіторської заборгованості.

3. Склад і суми статті балансу "Інша дебіторська заборгованість".

4. Метод визначення величини резерву сумнівних боргів.

5. Сума поточної дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги в розрізі її класифікації за строками непогашення.

6. Залишок резерву сумнівних боргів за кожною статтею поточної дебіторської заборгованості, його утворення та використання у звітному році.

У балансі поточна дебіторська заборгованість поділяється на заборгованість покупців і замовників та іншу поточну дебіторську заборгованість.

3.2 Ведення первинного обліку поточної дебіторської заборгованості на підприємстві

Первинні документи – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа, код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники, посади, прізвищі і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

Дані первинних бухгалтерських документів є основою первинної облікової інформації, а первинна документація — першим етапом облікового процесу.

Первинні документи складаються в момент проведення кожної господарської операції, або якщо це можливо, то безпосередньо після її завершення. Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України [5, c. 532].

Залежно від характеру операцій і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть бути внесені й інші додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо [5].

Первинні документи складають під час проведення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення на паперових носіях або у вигляді електронних записів у формі, яка доступна для читання та виключає внесення будь-яких змін. При електронному записі облікових регістрів забезпечується отримання таких документів на паперових носіях.

На ПАТ «ХайдельбергЦемент Україна» документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії на підставі виконавчих та розпорядчих документів для підготовки облікових записів. До них належать бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці, відомості нарахування амортизації, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції тощо [7].

На практиці документи часто поєднують у собі ознаки всіх перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення), тому їх називають комбінованими. Прикладом комбінованих документів є прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, лімітно-забірні картки, наряди на виконання робіт та ін.

Основним первинним документом, що свідчить про відвантаження продукції є накладна. У накладній вказується дата відвантаження, найменування продукції, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, вартість із ПДВ та суму ПДВ. У накладній фіксуються банківські реквізити ПАТ «ХайдельбергЦемент Україна», найменування покупця.

ПАТ «ХайдельбергЦемент Україна» є платником ПДВ і до виписаної накладної додається податкова накладна. В податковій накладній вказуються реквізити накладної на відвантаження продукції. Податкова накладна виписується у двох примірниках і реєструється у книзі обліку реалізації.

Для ПАТ «ХайдельбергЦемент Україна» податкова накладна є підставою для збільшення суми податкового зобов’язання з ПДВ, а для підприємства – замовника – документом, що дає право на зарахування суми податкового кредиту з ПДВ.

У ряді випадків підприємства під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт (послуг), а також при оплаті продукції і робіт, прийнятих від замовників за частковою готовністю, можуть видавати аванси.

Авансові платежі постачальникам та іншим підприємствам оформлюють платіжними дорученнями, в яких міститься посилання на укладений договір. Підтвердженням проведених платежів є виписка банку. Зарахування оформлюється розрахунком (довідкою) бухгалтерії.

У процесі господарської діяльності у підприємства виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

На підприємстві повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби.

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відряджається працівник, термін й мета відрядження.

Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому посвідчення про відрядження. Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючи документи.

Видача грошей працівнику на відрядження або на господарські потреби проводиться в касі підприємства згідно з видатковим касовим ордером, а повернення невикористаних коштів працівником оформляється прибутковим касовим ордером.

Надходження ж товарно-матеріальних цінностей від підзвітної особи, тобто їх оприбуткування, підтверджує прибуткова накладна. В прибутковій накладній зазначається синтетичний рахунок на якому обліковується даний вид ТМЦ їх найменування, одиниця виміру, кількість отриманих цінностей, їх ціна та загальна сума; а також зазначається, куди були вони оприбутковані.

Підприємством видано гроші підзвітній особі на придбання марок та конвертів підтвердженням цього є Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт та чеки.

Перевірка первинних документів - контроль, що проводиться на предмет відповідності документа встановленим правилам.

Первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов'язковій перевірці:

- за формою (повнота і правильність оформлення документа, заповнення реквізитів);

- за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув'язка окремих показників);

- підрахунку сум (правильності зроблених обчислень).

При великій кількості записів в облікових регістрах для виявлення помилок в них використовується: суцільна перевірка (пунктируванням записів), вибірка, перегляд первинних документів [11].

Поточна дебіторська заборгованість, не пов'язана з розрахунками за реалізовані товари, роботи, послуги, списується з балансу з відображенням у складі витрат за статтею "Інші операційні витрати" звіту ф. № 3 "Звіт про фінансові результати" в рядку 090.

Перелік первинних документів з обліку дебіторської заборгованості:

36 “Розрахунки з покупцями і замовниками” - Накладні, рахунки-фактури, акти прийнятих робіт(послуг), податкові накладні, товарно-транспортні накладні (ТМ-1),товарні накладні, вексель, комерційні документи, транспортні накладні (CMR – залізнична накладна, коносамент, товарно-транспортна накладна, пакувальні листи), платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків на рахунки митних установ, розрахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць.

371 “Розрахунки за виданими авансами” - Платіжні документи, в яких міститься посилання на укладений договір.

372 “Розрахунки з підзвітними особами” - Розпорядження керівника про відправлення працівника у відрядження. Список осіб, які мають право одержувати кошти в підзвіт на господарські потреби, затверджений наказом керівника. Авансовий звіт про витрачені суми та додані виправдовуючи документи: акт закупівлі, акт на списання представницьких витрат в межах передбачених норм з додаванням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки.

373 “Розрахунки за нарахованими доходами” - Рахунки бухгалтерії, ПКО, виписки банку.

374 “Розрахунки за претензіями” - Претензії, акти приймання вантажу, рішення судових органів (господарського суду), письмові згоди постачальників на пред’явлені претензії, виписки установ банку на суми, що надійшли в порядку задоволення претензій.

375 “Розрахунки за відшкодування завданих збитків” - Протокол засідання інвентаризаційної комісії, наказ керівника.

376 “Розрахунки за позиками членам кредитних спілок” - Договір між членами кредитних спілок, ПКО, виписки банку, ВКО, платіжне доручення.

377 “Розрахунки з іншими дебіторами” - Авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний документ про отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо.

3.3 Ведення аналітичного обліку поточної дебіторської заборгованості на підприємстві.

Аналітичний облік - облік, який ведеться в особових, матеріальних та інших аналітичних рахунках бухгалтерського обліку, групуються детальну інформацію про майно, зобов'язання та про господарські операції всередині кожного синтетичного рахунку.

Аналітичний облік - це система бухгалтерських записів, що дає детальні відомості про рух господарських засобів; будується окремо по кожному синтетичному рахунку. На відміну від синтетичного обліку ведеться не тільки у вартісних, а й у натуральних показниках.

Існує два типи оборотних відомостей по рахунках аналітичного обліку:

- Кількісно-сумові, в яких використовуються натуральні та вартісної показники;

- Контокорентні, в яких використовується тільки вартісний показник.

Ведення обліку завжди передбачає, що дані будь-якої господарської операції, відображені у відповідних документах, після їх належної перевірки мають бути записані в облікові регістри. Останні й призначено для відображення, накопичення та зберігання облікових даних.

Облікові регістри — це облікові таблиці (бланки) встановленої форми і змісту для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Вони є носіями впорядкованої вторинної інформації, джерелом якої були бухгалтерські документи.

У бухгалтерському обліку використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки та ін. З метою детального вивчення регістрів, з'ясування їхнього змісту, призначення та порядку ведення їх класифікують за певними якісно однорідними групами за такими ознаками: призначення і характер запису, обсяг змісту, зовнішній вигляд, будова.

У регістрах аналітичного обліку ведуться записи за аналітичними рахунками. Структура цих облікових регістрів залежить від особливостей обліковуваних об'єктів. Кожний регістр, в якому ведеться облік за аналітичними рахунками, є регістром аналітичним. До таких регістрів належать книги, картки, машинограми.

Запис у регістрах бухгалтерського обліку виконується на підставі первинних облікових документів, які фіксують факти виконання господарських операцій і розпоряджень (дозволів) на їх проведення, накопичують і систематизують інформацію первинних документів. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Перенесення інформації має здійснюватися у порядку надходження первинних документів до місця обробки (бухгалтерії) або не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну звітність, наприклад, нарахування і виплату заробітної плати, складання бухгалтерської, статистичної звітності тощо.

Регістри бухгалтерського обліку мають містити назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Джерелами для розрахунків підприємства за роботи, товари, послуги з різними дебіторами: Баланс; Звіт про фінансові результати; Журнал № 3 та Відомості аналітичного обліку 3.1, 3.2, 3.4, 3.5, 3.6:

У першому розділі Журналу 3 відображаються обороти за кредитом рахунків 16, 34, 36, 37, 38. Записи в цьому Журналі здійснюються на підставі підсумкових даних Відомостей 3.1-3.6 та первинних документів.

Відомість 3.1 призначена для аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, що відображаються на рахунку 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками».

Відомість 3.2 призначена для аналітичного обліку поточної дебіторської заборгованості ( з підзвітними особами, за авансами виданими, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків тощо) (рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами»).

Відомість 3.4 призначена для аналітичного обліку заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію (товари), виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, яка забезпечена одержаними векселями ( рахунок 162 «Довгострокові векселі одержані», 34 «Короткострокові векселі одержані»). Тут також ведеться облік векселів виданих.

В балансі залишки по статтях дебіторської заборгованості відображаються в залежності від терміну погашення (в межах року чи більше) за різними статтями.

Поточна дебіторська заборгованість покупців та замовників за надані їм продукцію, товари, роботи або послуги (крім заборгованості, яка забезпечена векселем) відображається в статті балансу «Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги» (рядок 160-162 активу балансу). До підсумку балансу включається чиста реалізаційна вартість.

Чиста реалізаційна вартість (рядок 160 активу балансу) – сума поточної дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги за вирахуванням резерву сумнівних боргів.

Аналітичний облік розрахунків з покупцями і замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником, за кожним пред'явленим до сплати рахунком.

На субрахунку 362 "Розрахунки з іноземними покупцями", крім того, аналітичний облік ведеться в гривнях та валюті, обумовленій договором.

На суму оплати за відвантажену продукцію, виконані роботи та надані послуги вітчизняним та іноземним покупцям і замовникам та по нарахованому ПДВ на виручку складаються бухгалтерські проводки – Д-т pax. 361 (362), К-т pax. 70 та Д-т pax. 70, К-т pax. 64.

При погашенні покупцями і замовниками своєї заборгованості складаються бухгалтерські проводки:

- в разі погашення грошовими коштами Д-т pax. 30, 31, К-т pax. 36;

- в разі погашення векселем Д-т pax. 34, 51, К-т pax. 36;

- в разі попереднього отримання авансу Д-т pax. 681, К-т pax. 36.

Операція по закриттю розрахунків по бартерній угоді відображається в бухгалтерському обліку проводкою Д-т pax. 63, К-т pax. 36.

Обліковими регістрами по рахунку 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" є журнал-ордер № 11 та відомість № 16, в якій дані представлені в аналітичному розрізі. В журналі-ордері № 11 відображається лише кредитовий оборот по pax. 36. Відомість же № 16 ведеться в розрізі кожного окремого покупця і замовника. По ній бухгалтер може взяти детальну інформацію по кожному покупцю.

В балансі залишки по статтях дебіторської заборгованості відображаються в залежності від терміну погашення (в межах року чи більше) за різними статтями.

Порядок і форми розрахунків між постачальником і покупцем на ПАТ «ХайдельбергЦемент Україна» визначаються у господарських договорах. Бухгалтер звертає увагу на відповідальність істотних умов договору вимогам чинного законодавства.

Основними джерелами інформації для контролю розрахункових відносин з покупцями і замовниками слугують первинні документи з обліку розрахунків. Перелік первинних документів з обліку розрахунків на ПАТ «ХайдельбергЦемент Україна»: накладні, рахунки-фактури, рахунки, акт прийнятих робіт, послуг.

На ПАТ «ХайдельбергЦемент Україна» бартерні операції не проводяться і не мають місце в господарській діяльності.

Для обліку дебіторської заборгованості покупців і замовників використовується рахунок 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»

Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками повинен забезпечити отримання даних про заборгованість, строк сплати за якою ще не настав, а також заборгованість, несплачену в строк.

Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками на ПАТ «ХайдельбергЦемент Україна» ведеться за кожним покупцем і замовником, за кожним пред’явленим до сплати рахунком, за кожною операцією. З цією метою підприємство може вести картки аналітичного обліку на кожного дебітора або накопичувальну відомість довільної форми.

Поточна дебіторська заборгованість покупців та замовників за наданими їм продукцію, товари, роботи або послуги (крім заборгованості, яка забезпечена векселями) відображається в статті балансу «Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги». До підсумку балансу включається чиста реалізаційна вартість. Зміни в розмірах дебіторської заборгованості відображаються у Звіті про рух грошових коштів підприємства.