Открытие недавно использовавшегося файла

MS Word помнит несколько последних документов, с которыми вы работали. Обычно они внесены в список меню Файл. Можно быстро открыть любой из них, выбрав его из списка документов.

Для открытия недавно закрытого файла, нужно открыть меню Файл и выбрать имя файла в нижней части меню.

Можно установить число файлов, названия которых будет появляться в списке меню Файл.

· Выберите команду Сервис  Параметры.

· Выберите вкладку “Общие”.

· Установите флажок Помнить список из.

· Установите количество файлов в расположенном рядом поле нажатием кнопки со стрелкой от 1 до 9.

· Нажмите OK.

Устанавливая таким образом количество файлов нужно иметь в виду, что если вы не работаете с большим количеством файлов одновременно, то устанавливать максимальное количество не имеет смысла, так как это только перегружает память вашего компьютера.

Открытие файлов других форматов

MS Word позволяет открывать файлы, созданные в других форматах типа WordPerfect, Word для DOS, WordStar, Works, и других. Для этого используется обычный путь: Файл  Открыть, но в строке Тип файла нужно выбрать соответствующий тип или указать “Все файлы”, тогда в основном окне появится список всех файлов, из которых вам нужно выбрать требуемый файл.

Как и любой другой текстовый редактор MS Word работает в собственном формате, поэтому при открытии приложений или других программных продуктов из MS Word, он конвертирует файл в собственный формат. Вы можете работать с этим документом, но при возврате в свой изначальный формат, этот документ может утратить ряд свойств, приобретенных при редактировании.

Работа с несколькими документами

Иногда возникает необходимость работать с несколькими документами одновременно. Это удобно, как при просмотре версий одного документа, когда можно легко скопировать или переместить текст или рисунок, редактировать, так и при работе с разными документами.

MS Word предоставляет такую возможность. Каждый новый документ который вы создаете или каждый существующий документ, открытый вами, можно поместить в собственном окне документа на экране.

Особенно удобно работать только с двумя документами.

Вы можете открывать уже существующие документы или создавать новые, можете наслаивать их один на другой, вынести их на экран одновременно в виде окон. Но при этом только одно верхнее окно будет активным, в нем вы можете работать. У активного окна строка заголовка документа окрашена, у неактивных окон она не окрашена. Вы сами можете установить удобные для работы размеры окон, их количество, убирать по мере надобности и открывать новые.

В список меню Окно Word вносит все открытые в настоящее время файлы.

· Выберите файл, в который собираетесь перейти, и он сейчас же появляется на экране. Так же можно использовать клавиши Ctrl+F6, с их помощью можно быстро переключаться с одного документа на другой в том порядке, в котором они были открыты.

Можно разделить экран пополам или иначе, так как вам удобно.

· Выберите команду ОкноРазделить, установите курсор на разделительной линии и подвиньте его в нужном направлении. Ваш документ будет разделен, и по-прежнему, верхнее окно будет активным, но можно активизировать нижнее окно, установив курсор мыши на строке наименования и нажав кнопку мыши.

Если выберите команду Окно  Расположить все.

Сейчас же экран разбивается на части по количеству открытых документов, и в этих окнах помещены ваши документы. Но только одно из них активно.

Для активизации нужного окна установите курсор в пределах этого окна и нажмите кнопку мыши. Индикация строки заголовка изменится, теперь можно редактировать в этом окне.

Для изменения размеров активного окна установите курсор на крайней нижней ( верхней) и боковых линиях окна, и передвиньте стрелки в нужном направлении до требуемых размеров.

Таким образом, переходя от одного окна к другому и активизируя его, вы можете сделать экран удобным для работы.

Избавиться от лишних документов можно:

• Нажатием комбинации клавиш Ctrl + F10, тогда на экране останется только активный документ.

• Двойным нажатием мыши на строке заголовка. При этом остается только документ, на строке заголовка которого вы нажимали. Все остальные документы будут по-прежнему открыты, вы их найдете в списке меню Окно.

• Закрытием по очереди лишних документов. Сначала следует их активизировать, затем установив курсор в верхнем левом углу закрываемого окна, быстро дважды нажать кнопку мыши. На появившемся меню выберите Закрыть. Данный документ не только исчезает с экрана, но и из списка открытых документов в меню Окно.

К настоящему времени, вы, вероятно, поняли, что документ, с которым вы работаете, надо сохранять часто. Как мы уже говорили, ваш документ во время работы находится в оперативной памяти и не гарантирован от случайностей, одна из которых, бросок питания в электрической сети, в одно мгновение может уничтожить труд нескольких часов, поэтому не забывайте систематически сохраняться. Это не замедлит вашей работы, от которой вам не хотелось бы отвлекаться. Процедура охранения достаточно проста и не займет лишнего времени.

Установите указатель мыши на кнопку с изображением дискеты и нажмите кнопку мыши. Только тогда ваша работа будет в безопасности, так как она будет записана на жесткий диск.

Частое, регулярно выполняемое сохранение также сокращает время итогового сохранения документа на диске в конце сеанса работы.

Таким образом, вы еще и экономите время, что тоже немаловажно. К тому же этот способ удобен еще и тем, что MS Word автоматически присоединяет новый сохраненный фрагмент к уже имеющемуся материалу по умолчанию.

Для сохранения документа, надо дать имя файлу, а также решить в какой папке и на каком диске его поместить. Если надо сохранить результаты работы в виде разных вариантов, можно давать имя файлу, каждый раз несколько изменяя его, например, присваивая ему номер, или дополнять имя буквой алфавита. Таким образом, если есть необходимость, вы всегда можете возвратиться к более ранней версии и сравнить имеющиеся варианты.