Предварительные сведения

В процессе работы над документом в MS Word ваш документ хранится в памяти компьютера. Эта память называется оперативной (или RAM — random-access memory) и представляет собой место временного хранения программ и документов, используемых в процессе работы с компьютером. Если вы завершите работу с программой и выключите компьютер, содержимое вашей оперативной памяти будет утрачено. В связи с этим вам необходимо место для постоянного хранения ваших программ и документов. Таким местом является долговременная память, в качестве которой используются гибкие диски (дискеты) и жесткие диски (иногда называемые “винчестерами”).

При первом открытии MS Word, вы видите на экране чистый документ. Можно сразу же начать вводить текст в этот документ. До тех пор пока файл не сохранен, ваша работа временно находится в оперативной памяти. Для сохранения документа его необходимо записать на жесткий диск, воспользовавшись командой Файл  Сохранить. При первом сохранении документа вы должны указать в окне диалога “Сохранить как” имя файла, в котором будет храниться ваш документ. В последующих сеансах работы файл можно оставить под тем же именем (Файл  Сохранить) или под другим именем (Файл  Сохранить как). Кроме того, для сохранения файла вы можете воспользоваться кнопкой Сохранить на стандартной панели инструментов или оперативными клавишами Shift+F12.

Имена файлов

При первом сохранении документа вы должны задать имя для файла, в котором будет храниться документ, а также указать для него диск и папку. При задании имени файла необходимо следовать определенным правилам:

• Имя файла MS Word может иметь длину до 255 символов, включая пробелы

• Можно использовать прописные и строчные буквы (A — Z, a — z, А — Я, а — я), цифры (0 — 9), а также специальные символы: дефис (-), подчеркивание (_) и восклицательный знак(!)

• В имени недопустимы: звездочки (*), двоеточия (:), точка с запятой (;), знак вопроса (?), символы наклонной черты ( / или \ ), разделители ( | ), знаки больше чем ( > ) и меньше чем ( < ), кавычки (“).

• Из числа специальных вы можете использовать следующие символы: !, @, #, $, %, , &, (,), _, -, { и }. Точки допустимы только в качестве разделителя между именем и расширением файла.

Папки

При сохранении файла на жестком диске вашего компьютера необходимо указывать папку на жестком диске, в которой будет размещен документ. Папки в MS Word аналогичны используемым в офисах, для хранения бумажных документов.

!Создайте собственные папки, и только их используйте для хранения документов.

!Избегайте хранения создаваемых вами файлов в папках приложений. Это может привести к тому, что в случае, повторной установки приложения (например, MS Word), ваши файлы, хранившиеся в папках приложения, могут быть утеряны. Кроме того, папки приложений, как правило, содержат большое количество файлов, что затрудняет визуальный поиск нужного файла.

После запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным вами с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д. Даже в том случае, если вы закроете Документ 1, следующий документ, созданный в текущем сеансе работы, будет назван Документ 2.

При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:

• Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)

• Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные вами пользовательские стили

• Таблицы

• Рамки

• Графические изображения

• Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.

В MS Word существуют шаблоны трех типов:

• Шаблон “Обычный”, который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию

• Специальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны

• Шаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят вас через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона этого типа можно привести Мастер создания календаря.

Если в названии шаблона присутствует слово “мастер”, можете им смело пользоваться. Даже при минимальных навыках вам удастся справиться со стоящей перед вами задачей.

! В качестве шаблона по умолчанию для нового документа используется шаблон “Обычный”. В состав поставки MS Word входят шаблоны для создания стандартных деловых писем, служебных записок, газетных листов и большого количества документов других типов. Эти шаблоны сэкономят вам немало времени, за счет присутствующих в них стандартных фраз (Кому, От кого, Дата). Использование специальных шаблонов позволит придать вашим документам единый стиль.

В MS Word вы можете создать свои собственные шаблоны. Например, вы хотите, чтобы ваши письма были основаны на шаблоне “Современное письмо”, в котором присутствует графическое изображение вашего товарного знака или логотипа. Собственные шаблоны могут создаваться на основании предопределенных шаблонов MS Word, включая шаблон “Обычный”, а также пользовательских шаблонов.

В следующих разделах вы узнаете, как создать документы, основанные на каждом из трех типов шаблонов.

Пример Создание нового документа, основанного на шаблоне “Обычный”

• ·Выберите Файл  Создать. В результате на экране появится окно диалога “Создание документа”.

• ·Выберите шаблон “Обычный”.

• ·Нажмите OK

В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, вы можете нажать Ctrl+N на клавиатуре или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. В результате сразу будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалога “Создание документа”.