Глава 7. Предварительный просмотр и печать документов

Итак, вы создали требуемый документ (или его черновик). Как правило, окончательный просмотр и редактирование документа выполняется с использованием твердой копии. Для этого вам потребуется распечатать документ. Если вы все-таки способны полностью подготовить документ на компьютере, то все равно в большинстве случаев вам потребуется напечатать окончательный вариант документа. Печать документов была и остается одной из наиболее важных функций текстовых редакторов.

MS Word позволяет вам напечатать требуемый документ одним нажатием кнопки на панели инструментов. Однако, возможности MS Word, предоставляемые при печати документов, гораздо шире. С его помощью вы можете:

Ш Осуществить предварительный просмотр одной или нескольких страниц документа

Ш Напечатать более одной копии документа

Ш Напечатать отдельные страницы документа

Ш Отправить документ по факсу или электронной почте

Ш Напечатать черновую копию без графики (для ускорения печати)

Ш Вывести документ в файл, который впоследствии может быть напечатан без MS Word и многое другое

Предварительный просмотр перед печатью

Перед выводом документа на печать целесообразно просмотреть, как он будет выглядеть на бумаге. Это сэкономит ваше время и расходные материалы.

Для просмотра документа вы можете пользоваться любым из четырех режимов: обычным, разметки страницы, структуры документа и предварительного просмотра перед печатью. Если документ содержит специальные элементы (таблицы, кадры, графические объекты и т.п.) только два режима дадут вам адекватное представление о том, как будет выглядеть напечатанный документ — это режимы разметки страницы и предварительного просмотра перед печатью.

Каждый из этих режимов обладает определенными преимуществами. Режим просмотра разметки страницы позволяет изменить положение отдельных элементов текста или графики и использовать весь спектр средств MS Word. Режим предварительного просмотра предоставляет в ваше распоряжение панель “

Предварительный просмотр” со специальными средствами.

Режим просмотра разметки страницы

Режим просмотра разметки страницы является универсальным и может использоваться как при просмотре и редактировании документа, так и при предварительном просмотре перед печатью. С этим режимом вы уже встречались в главе 5, “Редактирование документа”.

В режиме просмотра разметки страницы вы видите свой документ именно таким, каким он будет выглядеть после печати. Мы рекомендуем использовать именно этот режим для того, чтобы проконтролировать положение заголовков, сносок, таблиц, рисунков и подписей к ним, а также номеров страниц, значков на полях и других элементов оформления документа.

· Режим предварительного просмотра

Альтернативным средством увидеть документ таким, каким он будет выглядеть после печати, является режим предварительного просмотра. В этом режиме вы можете просмотреть одну или сразу несколько страниц документа, а также внести в документ окончательные изменения.

При просмотре сразу нескольких страниц документа вы не различите текст или отдельные графические элементы. Однако вы получите полное представление о взаимном расположении элементов, легко обнаружите подписи, “севшие” на таблицу или рисунок, наличие лишних пустых строк и т.д.

При работе в режиме предварительного просмотра в ваше распоряжение предоставляется панель инструментов “Предварительный просмотр”.

Ниже приведено назначение кнопок панели инструментов “Предварительный просмотр”.

Кнопка Название Назначение

Печать Печатает документ в соответствии с опциями, установленными в окне диалога “Печать”

Увеличение Осуществляет переключение между режимами увеличение/уменьшение (курсор мыши имеет форму увеличительного стекла) и редактирования (стандартная форма курсора)

Одна страница Осуществляет просмотр одиночных страниц документа

Несколько страниц Осуществляет просмотр нескольких страниц документа одновременно

Масштаб Изменяет масштаб отображения документа на экране

Линейка Отображает/прячет горизонтальную и вертикальную линейки

Подгонка страниц Сжимает документ. Целесообразно использовать в том случае, если последняя страница содержит небольшой объем текста

Во весь экран Максимально увеличивает область, предназначенную для просмотра документа за счет удаления с экрана панелей и других элементов

Закрыть Осуществляет выход из режима предварительного просмотра

Справка Предоставляет контекстно-зависимую справку

Для того чтобы отобразить другие страницы в режиме предварительного просмотра, воспользуйтесь клавишами Page Up и Page Down.

Чтобы вернуться к просмотру отдельных страниц документа, нажмите кнопку Одна страница.

Находясь в режиме предварительного просмотра, вы можете осуществить печать документа. Если вам требуется напечатать весь документ с текущими параметрами печати, просто нажмите кнопку Печать на панели инструментов “Предварительный просмотр”. В том случае, если вам нужно напечатать одну или несколько страниц документа или осуществить настройки параметров печати, откройте окно диалога “Печать”. Для этого выполните команду Файл | Печать.

Печать документа

Как правило, вы распечатываете документ после завершения работы над ним. То есть в этом случае вы осуществляете печать текущего документа из MS Word. Однако, если вы уверены в том, что документ в полном порядке, вы можете напечатать его, не открывая в MS Word, и даже не запуская самого MS Word.

В этом случае распечатываются все страницы от начала до конца документа в одном экземпляре с параметрами печати принятыми по умолчанию или установленными в окне диалога “Печать” для предыдущего сеанса печати. Скрытый текст при этом не печатается.

!

В качестве альтернативного способа печати открытого документа нажмите кнопку Печать стандартной панели инструментов.

Для отмены печати документа, нажмите клавишу Esc.

При печати на панели задач отображается пиктограмма принтера. В качестве альтернативного способа отмены печати вы можете дважды нажать ее мышью. В результате на экране появляется окно диалога, аналогичное представленному на рис. 7.15. Выделите документ, печать которого требуется отменить и выполните команду Документ | Отменить печать. Для закрытия окна печати выберите Принтер | Закрыть.

Если печать производится не в фоновом режиме, на экране присутствует окно, в котором отображается текущая информация о печати. В окне присутствует кнопка Отмена, нажатие которой прекращает печать документа.

Рис. 7.15. Окно диалога отображает текущее состояние печати

!

При отмене печати часть страниц может быть все-таки послана на принтер.

Печать части документа

Достаточно часто встречается ситуация, когда нужно напечатать не весь документ, а лишь одну или несколько отдельных страниц. Например, вы подготовили документ, вывели его на печать и при окончательном чтении на одной из страниц объемного документа обнаружилась ошибка. Не перепечатывать же из-за этого весь документ!

Печать части документа можно осуществить двумя путями: указать в окне диалога “Печать” номера отдельных страниц (или диапазон страниц) или выделить требуемые страницы перед открытием окна диалога “

Печать”. Очевидно, что в этом случае вы можете напечатать любой выделенный фрагмент документа. Кроме того, может быть напечатана только текущая страница документа.

Пример 7.13. Печать отдельных страниц или диапазона страниц документа

· Откройте документ, предназначенный для печати, после чего откройте окно диалога “Печать”.

· В разделе “Страницы” выберите переключатель Номера.

· В поле ввода укажите через запятую номера страниц, которые необходимо вывести на печать. Если требуемые страницы следуют друг за другом, вы можете указать начальную и конечную страницы диапазона, разделив их дефисом. Несколько диапазонов страниц разделяются запятыми.

Например: 1-3,9,17-21,44,47-51,57-62

Если ваш документ содержит несколько разделов, для печати нескольких смежных страниц из разных разделов в поле ввода введите диапазон номеров страниц и содержащих их разделов через дефис. При этом для обозначения страниц используется буква “p”, а для обозначения разделов — буква “s”.

Например: p28s3-p12s5

· Если вы работает над сложным документом, вам может потребоваться распечатать текущую страницу. Для этого в разделе “Страницы” выберите переключатель Текущая.

· Нажмите кнопку ОК.

Чтобы напечатать выделенную часть документа, выделите требуемый фрагмент, после чего откройте окно диалога “Печать”. В разделе “Страницы” выберите переключатель Выделенный фрагмент и нажмите кнопку ОК.

Учтите, что в этом случае колонтитулы документа не печатаются. Печать всегда начинается с верхнего листа бумаги, а не с того места, где начиналось выделение в документе.

Печать неоткрытых документов

Готовый отредактированный документ можно напечатать, не прибегая к помощи MS Word. Вы можете сделать это с помощью Проводника Windows 95.

Печать документа с помощью Проводника Windows 95

· Откройте Проводник Windows 95. Для этого правой кнопкой мыши нажмите кнопку Пуск на панели задач и выберите Проводник.

· Теперь вам предстоит найти требуемый файл (или файлы).

В окне “Проводник” выберите команду Сервис | Найти | Файлы и папки. На экране появится окно диалога “

Найти”, с помощью которого вы можете осуществить поиск требуемых файлов

· После того как вы отыщите требуемые файлы, выделите их.

Если файлы образуют непрерывную группу, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, укажите сначала на первый файл группы, а затем — на последний файл. В том случае, если нужно выделить файлы не образующие непрерывной группы, нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, последовательно укажите все требуемые файлы.

· Установите указатель мыши на один из выделенных файлов, после чего нажмите правую кнопку мыши. На экране появится контекстное меню.

· Выберите из меню опцию Печать, в результате чего указанные документы будут распечатаны на принтере установленном по умолчанию с текущими параметрами.

Аналогичным образом вы можете распечатать документ из MS Word, не открывая его.

36