Специальные средства редактирования

В этой главе мы продолжим рассмотрение средств, предназначенных для редактирования. Помимо простейших средств, описанных в предыдущей главе, в процессе редактирования можно использовать инструмент поиска и замены, который позволяет найти в документе нужное место или формат, а также осуществить контекстную замену всех вхождений указанных символов.

Немаловажным вопросом редактирования является проверка орфографии, грамматики и стиля, о которых тоже пойдет речь в данной главе. Кроме того, мы обсудим средство автозамены, которое может быть использовано автономно или при проверке орфографии.

Если вы тщательно работаете над своими документами и стремитесь сделать их более читабельными, познакомившись с тезаурусом MS Word, вы сочтете его весьма полезным. С помощью этого средства вы можете подобрать синонимы для нужных слов и выполнить автоматическую замену слова на выбранный из предложенного списка синоним.

Как правило, на заключительном этапе редактирования выполняется перенос слов, позволяющий более компактно разместить текст в документе.

Использование поиска и замены

Наличие средства поиска и замены уже давно стало стандартом для приложений, предполагающих работу с текстом. Пожалуй не имеет смысла обсуждать, сколь важно это средство для поиска в большом документе нужного места, слова, элементов оформления и т.д. В предыдущей главе мы осуществляли поиск закладки в тексте, а также обсудили, как перейти на нужное место в большом документе. Инструмент поиска и замены обладает несравненно более широкими возможностями.

Знакомство со средством поиска и замены мы начнем с поиска, который может осуществляться по достаточно сложным критериям. Для поиска в MS Word предназначено окно “Найти”, которое открывается выбором команды Правка | Найти или нажатием Ctrl+F. Ниже приведены опции этого окна диалога:

Опция Назначение

Что - Определяет объект поиска. В это поле можно ввести данные непосредственно или вставить с помощью кнопок Формат и Специальный. Кроме того, кнопка раскрытия списка, расположенная в правой части поля, позволяет задать один из четырех последних использовавшихся критериев поиска

Направление - Определяет направление поиска. Вперед - осуществляет поиск от текущего положения курсора (или начала выделенного блока) до конца документа (или выделенного блока), Назад — от текущего положения курсора (или конца выделенного блока) до начала документа (или выделенного блока). Опция Везде осуществляет поиск в пределах всего документа

Учитывать регистр - Выполняет поиск с учетом прописных и строчных букв в критерии, заданном в поле Что

Опция Назначение

Только слово целиком - Выполняет поиск вхождений, являющихся самостоятельными словами

Символы шаблона - Позволяет использовать при задании критерия поиска специальные операторы, называемые шаблонами

Снять форматирование - Удаляет форматирование, ранее установленное для поля Что

Формат - Определяет формат критерия поиска. Выводит на экран список элементов, которые можно использовать при установке формата. При этом критерий поиска может содержать текст или не содержать его вовсе

Специальный - Предоставляет список специальных символов, которые могут включаться в критерий поиска

Найти далее - Осуществляет поиск следующего вхождения критерия, указанного в поле Что Заменить Открывает окно диалога “Заменить”, которое позволяет выполнить замену найденных вхождений. При этом сохранятся критерий поиска, введенный в поле Что

Для того чтобы уяснить действия этих опций, давайте обратимся к ряду практических примеров.

Проверка уже введенного текста

Если вы не хотите отвлекаться на исправления текста в процессе ввода, то можете отключить автоматическую проверку орфографии. Вы всегда можете проверить орфографию уже введенного текста или его фрагмента, выполнив одно из следующих действий:

Выберите команду Сервис | Орфография

Нажмите кнопку Орфография на стандартной панели инструментов

Нажмите F7 на клавиатуре

MS Word осуществляет проверку орфографии достаточно быстро. Проверка сводится к сравнению слов, присутствующих в документе, со словами из словаря MS Word. Встречая слово, которое отсутствует в словаре MS Word, автоматически открывает окно диалога “Орфография”.

Не исключено, что нераспознанное слово написано правильно, но его нет в словаре MS Word. В таком случае, если слово используется часто, его следует ввести в существующий словарь или создать свой собственный словарь по определенной тематике.

Давайте более подробно остановимся на средствах, предоставляемых в ваше распоряжение окном диалога “Орфография”.

Проверка орфографии при работе с другими языками

Если при работе в MS Word с любым из иностранных языков вам потребуется проверить орфографию на этом языке, вы должны установить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.

Проверка текстов, написанных на других языках

· Выделите фрагмент текста, написанный на иностранном языке.

· Выберите команду Сервис | Язык, появится окно диалога “Язык”.

· Выберите из списка Пометить выделенный текст как язык, с которым вы работаете.

· Нажмите кнопку По умолчанию. Вам будет предложено подтвердить, действительно ли вы хотите заменить язык, используемый по умолчанию.

Если на иностранном языке набран текст, то имеет смысл заменить язык по умолчанию. Если же на другом языке набраны отдельные фрагменты, то изменять установку по умолчанию не целесообразно.

· Нажмите OK.

Использование автозамены

До сих пор при работе в окне диалога “Орфография” мы обходили вниманием кнопку Автозамена, расположенную в нижней части окна. Автозамена — средство для автоматической коррекции опечаток, автоматической вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.

Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки (например, ввод “дял” вместо “для”). Дело в том, что при беглом печатании двумя руками иногда одна рука опережает другую, при этом, как правило, пользователь не смотрит на клавиатуру. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода, MS Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто встречающихся опечаток. Вы можете дополнять этот список своими заменами.

Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши CapsLock.

Можно добавлять элементы автозамены в процессе проверки орфографии. Для этого в окне диалога “Орфография” следует нажать кнопку Автозамена.

Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть вы можете печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку. Особенно это удобно при вводе часто встречающихся иностранных слов. Например, вы вводите “цшт” (“цшт” — это “win”, набранное на русской раскладке клавиатуры), а MS Word расшифровывает ее с помощью средства автозамены и приводит в виде “Windows”. В этом случае вам не придется каждый раз изменять раскладку для ввода нужного слова.

Окно диалога “Автозамена”

Это окно может быть открыто из окна диалога “Орфография” или путем выбора Сервис | Автозамена. Ниже приведен список опции диалога “Автозамена”:

Опция Назначение

Исправлять две прописные буквы в начале слова При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая прописная буква заменяется на строчную

Делать первые буквы предложения прописными Делает первую букву каждого предложения прописной

Устранять последствия случайного нажатия CapsLock Если вы случайно начали вводить текст с нажатой клавишей CapsLock, MS Word заменяет текст набранный прописными буквами на строчные

Заменять при вводе Автоматически исправляет текст в процессе ввода

Обычный текст Заменяет введенный текст в любом формате на обычный

Форматированный текст Заменяет обычный текст на форматированный

Заменить Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, которое нужно автоматически заменять в процессе ввода). Слова, первоначально содержащиеся в этом списке, являются элементами автозамены по умолчанию

На Отображает текст или графику, которыми следует заменить слово или сокращение, приведенное в поле Заменить

Если вам часто приходится печатать одно и тоже словосочетание (название документа, фирмы и т.д.), для удобства его можно обозначить двумя буквами, а с помощью автозамены MS Word будет вставлять это длинное название автоматически каждый раз, когда вы введете условные буквы.

!

Это средство в некоторых случаях более удобно для вставки длинных слов, формул, рисунков по сравнению с автотекстом.

В качестве примера создадим элемент автозамены, для ввода словосочетания Word для Windows

Создание простейшего элемента автозамены

· Выберите команду Сервис | Автозамена, в результате откроется окно диалога “Автозамена”.

· Установите флажок Заменять при вводе.

· В поле Заменить введите имя элемента. В нашем случае введите цц, что соответствует сокращению “ww” (Word для Windows) на русской раскладке.

!

Вводимое значение может содержать до 31 символа, наличие пробелов не допускается.

· В поле На введите слово (или слова), на которое автозамена будет менять имя элемента цц — Word для Windows.

· Затем последовательно нажмите кнопки Добавить и OK.

!

Для вставки элемента автозамены достаточно напечатать имя элемента в документе и нажать клавишу Spacebar.

Как было отмечено ранее, автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты текста с сохранением исходного формата.

Создание элемента автозамены с сохранением исходного формата

· Выделите требуемый фрагмент в документе. Если вы выделяете целый абзац, включите в выделение символ абзаца.

· Откройте окно диалога “Автозамена”. Выделенный фрагмент появится в поле На.

· Если нужно сохранить исходное оформление, выберите переключатель Форматированный текст, если сохранять оформление не нужно — Обычный текст.

· В поле Заменить введите имя элемента автозамены. Нажмите Добавить, затем OK.

В качестве еще одной иллюстрации средства автозамены рассмотрим автоматическую вставку в текст логотипа или другого графического объекта, который вам приходится часто использовать.

Вставка графического изображения в качестве элемента автозамены

· Отсканируйте графику либо создайте изображение с помощью любого имеющегося в вашем распоряжении графического редактора. Сохраните изображение в файле.

· Вставьте графику в новый или уже существующий документ MS Word, воспользовавшись командой Вставка | Рисунок.

· Выделите в документе графический объект.

· Выберите команду Сервис | Автозамена. В результате откроется окно диалога “Автозамена”, в котором выделенный объект будет присутствовать в поле На.

· Установите переключатель Форматированный текст.

· В поле Заменить введите имя элемента автозамены.

· Нажмите кнопку Добавить, затем OK.

MS Word позволяет манипулировать существующими элементами автозамены. Вы можете переименовать элемент автозамены, изменять его содержимое и удалять элементы, в которых отпала необходимость.

Переименование элемента автозамены

· Выберите команду Сервис | Автозамена.

· Выберите имя элемента в списке, расположенном в нижней части окна диалога “Автозамена”.

· Нажмите кнопку Удалить.

· Введите новое имя в поле Заменить.

· Нажмите кнопку Добавить, а затем — ОК.

Изменение содержимого элемента автозамены

· Выделите в документе новый фрагмент текста или объект, который вы предполагаете использовать для автозамены.

· Выберите команду Сервис | Автозамена.

· Введите в поле ввода Заменить имя существующего элемента, который вы хотите заменить на новый.

· Нажмите кнопку Заменить. Вам будет предложено подтвердить замену существующего элемента.

· Подтвердите свое намерение заменить существующий элемент на новый.

· Нажмите OK.

Удаление элемента автозамены

Выберите команду Сервис | Автозамена.

Выберите имя элемента в списке, расположенном в нижней части окна диалога “Автозамена”.

Нажмите последовательно кнопки Удалить и OK.

В случае необходимости вы можете отключить режим автозамены.

Отключение автозамены

· Выберите команду Сервис | Автозамена.

· Снимите в окне диалога “Автозамена” флажок Заменять при вводе.

· Нажмите OK.