2.2 Аналіз організаційної структури управління підприємства на ПрАт «Артемівськ Вайнері»
У теорії управління організаційна структура визначається як абстрактна категорія, що характеризується трьома параметрами: ступінь складності, ступінь формалізації й ступінь централізації. Під складністю розуміється те, як багато різних ознак має організація. Ніж глибше поділ праці, тим більше вертикальних рівнів в ієрархії управління; чим більше структурних підрозділів, тим складніше координувати діяльність людей в організації. Обсяг розроблених правил і процедур, керуючись якими організація направляє поводження своїх співробітників, являє собою формалізацію. Чим більше правил і регуляторів, які визначають те, що дозволено й те, що заборонено в діяльності організації, тим більш формалізованою є структура організації. Централізація визначає місце, де зосереджене право прийняття рішення. Якщо все рішення (або їхня більшість) приймаються вищим керівництвом, тоді організація є централізованою. Децентралізація означає, що право прийняття рішення передається (делегується) з вищих рівнів керування на нижні. Таким чином, організаційна структура керування - це форма системи управління, що визначає склад, взаємодію й підпорядкованість її елементів.
На будь-якому підприємстві має місце підпорядкування його основних частин, рівнів керування, чіткий розподіл влади, прав і відповідальності.
Для висвітлення структурних взаємозв'язків основних рівнів і підрозділів підприємства, їхньої підпорядкованості на практиці створюється схеми організаційної структури управління.
Система управління повинна бути простою і гнучкої, забезпечувати ефективність і конкурентоздатність функціонування підприємства. Воно повинне мати такі характеристики: невелика кількість рівнів керування; наявність обмеженої кількості підрозділів, з невеликою чисельністю, які укомплектовані висококваліфікованим персоналом; наявність підсистеми керування якістю продукції й процесів.
Зв'язки певної сукупності елементів системи управління можуть мати лінійний, функціональний і між функціональний характер. Лінійні зв'язки виникають між підрозділами й керівниками різних рівнів керування. Функціональні зв'язки характеризують взаємодію керівників, які виконують певні функції на різних рівнях керування.
На досліджувальному підприємстві «Артемівськ Вайнері» існує лінійно – функціональна структура управління, в складі якої є відділи, які представлені на рис. 2.4.
Лінійно-функціональна структура керування передбачає створення при лінійному керівництві спеціальних функціональних служб, які допомагають йому вирішувати певні виробничі завдання й формувати відповідні управлінські рішення.
До організаційної структури ПрАТ «Артемівськ Вайнері» входять такі підрозділи як: головний інженер, начальник фінансово – економічної служби, начальник виробництва, начальник збуту, головний бухгалтер, начальник з економічної безпеки та режиму, допоміжні підрозділи до якої відносяться:
транспортне управління;
механічне управління;
горна бригада: обслуговує та контролює стан горних виробок шахти;
енергетичне управління;
експозиційно – екскурсійний відділ;
медпункт.
Обов’язки керуючої ланки підприємства ПрАТ «Артемівськ Вайнері» виконують генеральний директор, заступник генерального директора.Рис. 2.4 Існуюча організаційна структура ПрАТ «Артемівськ Вайнері»
2. Опис функціональних обов'язків деяких економічних служб «Артемівськ Вайнері».
Обов'язком відділу маркетингу є реалізація трьох функцій: аналітичної; продажу продукції; забезпечення потреб підприємства ресурсами.
Реалізація аналітичної функції припускає вивчення ринку й прогноз його розвитку, аналіз вимог покупців до якості й споживчих властивостей продукції, аналіз найбільш ефективних методів продажів і реклами.
Реалізація функції - продажу продукції в себе включає; організацію оптового продажу продукції й просування її до споживача в те місце, де вона потрібна; підбор покупців і висновок договорів поставки; вибір місця зберігання запасів готової продукції й організація належного її зберігання; впровадження автоматизованої системи керування запасами; вибір способів і маршрутів транспортування продукції до місць продажів; проведення цілеспрямованої асортиментної політики; розгляд і задоволення претензій і рекламацій, що надійшли від покупців і партнерів по бізнесу на продукцію підприємства; формування попиту й реалізація продукції на нових ринках України й ін. країн; підготовку щоденних довідок про продаж, щомісячних, квартальних і річних звітів про продаж.
Функція забезпечення потреб підприємства ресурсами припускає: визначення джерел ресурсів; вироблення й реалізацію найбільш раціональних схем ресурсного забезпечення; установлення обґрунтованих нормативів виробничих запасів; вивчення можливості й доцільності встановлення тривалих господарських зв'язків з постачальниками; здійснення належного обліку ресурсів і подання достовірних звітних даних і ін.
Опис функціональних обов'язків планово - економічного відділу. Планово - економічний відділ: формує плани виробництва для висновків договорів з покупцями й постачальниками ресурсів; затверджує ціни на вироблену продукцію, розміри знижок, націнок, умов продаж; становить проекти цін на нові види продукції; затверджує кошторис витрат на рекламу й стимулювання продажів; становить положення по оплаті й стимулювання праці; становить штатний розклад; становить колективний договір.
Обов'язки інженера - економіста:
1) Створення інструкцій з техніки безпеки, вантажно-розвантажувальних робіт, охорони праці, санітарії;
2) Розробка планів ресурсного забезпечення й продажу, їхнього обґрунтування, визначення потреби підприємства в ресурсах по їхніх видах, обсягам і строкам поставки;
З) Пропозиція по вдосконалюванню технологічних процесів, якості продукції, упакування й схоронності;
4) Підготовка матеріалів по претензії до постачальника й транспортників і т.д.
Опис функціональних обов'язків бухгалтерії. Відділ бухгалтерії виконує такі обов'язки: підводить підсумки інвентаризації готової продукції й ресурсів; надає іншим відділам підприємства заробітну плату; надає відомості про покупців, що допустили прострочення оплати рахунків за продукцію й багато чого іншого. Основні обов'язки працівників відділу бухгалтерії: Обов’язки головного бухгалтера: організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій; вимагає від всіх підрозділів, служб і працівників забезпечення неухильного змісту порядку оформлення й надані до обліку первинних документів; приймає всі необхідні заходи для застереження несанкціонованого й непомітного виправлення записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку й збереженню оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого часу; забезпечує складання на основі даних бухгалтерського обліку фінансової звітності підприємства; зі згодою керівника підприємства забезпечує перерахунок податків, передбачених законодавством, проводить розрахунки з іншими кредиторами у відповідності до договірних обов'язків; робить контроль за веденням касових операцій, раціональним й ефективним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів; забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, відділеннях й інших підрозділах; організує роботу по підготовці пропозицій для керівника підприємства; керує професіоналами бухгалтерського обліку підприємства й розподіляє між ними функціональні обов'язки; знайомить цих працівників з нормативно - методичними документами і інформаційними матеріалами, які стосуються їхньої діяльності.
Опис функціональних обов'язків фінансового відділу Фінансовий відділ зобов'язаний становити фінансову звітність.
Фінансова звітність складається з: балансу; звіту про фінансові результати; звіту про рух грошових коштів; звіту про власний капітал і приміток до звітів.
Звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік. Проміжна звітність складається щокварталу наростаючим висновком з початку звітного року в складі балансу й звіту про фінансові результати. Баланс підприємства складається за станом на кінець останнього дня кварталу (року).
Перед складанням річної фінансової звітності фін. відділ проводить обов'язково інвентаризацію активів й обов'язків підприємства.Опис функціональних обов'язків відділу матеріально - технічного постачання Матеріально - технічне постачання підприємства - це процес забезпечення підприємства всіма видами матеріально - технічних ресурсів у необхідний строк й обсягах, необхідних для реалізації його виробничо - господарської діяльності.
Від організації постачання, своєчасності перебування матеріальних ресурсів у виробництво в необхідному асортименті, кількості й відповідної якості в остаточному підсумку залежить рівномірний, ритмічний випуск продукції, її якість й ефективність діяльності, колективу. Тому посиленим завданням цього відділу є своєчасне, безперебійне й комплексне постачання всіх необхідних матеріальних ресурсів для реалізації виробничого процесу, тому сам процес постачання повинен відбуватися при мінімальних транспортно-скдладськнх витратах і найкращому використанні матеріальних ресурсів у виробництві.
У загальному виді завдання відділу матеріально - технічного постачання можна визначити так: дотримання обґрунтованих термінів закупівлі субстанцій і матеріалів; забезпечення точної відповідності між обсягом закупівлі й потребами в матеріальних ресурсах; дотримання вимог виробництва, які висуваються до сировини й матеріалів.
Збут - це діяльність підприємства по плануванню, організації й контролю. Відділ збуту працює по таких напрямках: 1 )Визначення стратегії збуту й політики організації каналів збуту; 2) Вибір методів збуту; 3) Визначення демонстраційних залів; 4) Визначення маршрутів руху товарів; 5) Організація транспортування й вантажно - розвантажувальних робіт; 6) Забезпечення ефективності збуту.
Обов'язком відділу збуту є реалізація таких функцій:
1) Розподіл і збут зробленої продукції;
2) Докупка потрібних для виробництва матеріалів і сировини;
3) Маркетингове дослідження;
4) Установлення контактів зі споживачами, проведення переговорів;
5) Участь плануванні товарних асортиментів;
6) Участь і допомога у формуванні рівня цін на товари й послуги;