Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Посібник_Лутай АП

.pdf
Скачиваний:
42
Добавлен:
22.02.2016
Размер:
41.15 Mб
Скачать

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

§У діалозі Прогрессия (рис.4.2.1) вс тановіть перемикачі Расположение… по строкам і Геометрическая. У поле Шаг введіть число 0,1

§Клацніть по кнопці ОК, після чого діапазон А1:F1 буде заповнений числами заданої прогресії.

Якщо ви бажаєте заповнити елементи прогресії не рядок, а стовбець то кл а- цніть по кнопці у діапазоні Прогрессия по перемикачу Расположение… по столбцам.

Рисунок 4.2.1 - Діалог задання параметрів прогресії

Зберігання робочої книги

Оскільки робоча книга Excel є файлом (із розширенням xls), прийоми її зберігання такі, як і при йоми зберігання документів в інших додатках Microsoft Office. Найпростіший із них – виконати команду меню Файл→Сохранить, після чого файл буде збережений під своїм ім’ям у тій самій папці, у якій він містився ран і- ше.

Якщо файл новий, то після команди Сохранить з’явиться діалогове вікно Сохранение документа, у якому потр ібно задати місце розташування файла, що зберігається, його ім’я та розширення. Після заповнення необхідних текстових полів слід клацнути по кнопці Сохранить.

Якщо файл вже існував на диску і ви бажаєте зберегти його під новим ім’ям, ввійдіть у меню Файл→Сохранить как і виконайте необхідні операції в тому с а- мому діалозі Сохранение документа.

Контрольні запитання:

1.Введення, редагування та зберігання даних.

2.Які існують стандартні засоби переміщення і копіювання даних?

3.Назвіть прийоми вставки порожніх рядків або стовпців до електронної таблиці.

4.Як спростити введення даних до електронної таблиці можна за допомогою засобу автозаповнення?

5.Введення прогресій.

6.Як зберігти робочу книгу.

181

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

4. 3. Форматування електронних таблиць

Дані, введені до комірок електронної таблиці, повинні мати певний формат. Під форматом комірок у Excel розуміється дуже великий набір параметрів. Пе р- ші параметри задають спосіб відображення вмісту комірки (шрифт, зображення тексту, колір літер, вирівнювання тексту в комірці тощо). Інші параметри визн а- чають формат самої комірки (розмір, заливання комірки, вигляд границь тощо).

До параметрів форматування в Excel належить також формат даних: числовой, текстовый, денежный, дата тощо.

Формати даних

Опишемо коротко основні формати даних, передбачені в Excel.

Числа

Для зображення чисел у програмі Excel є ряд форматів. Перегляньте список цих форматів, обравши команду меню Формат→Ячейки. У відповідь з’явиться діалог Формат ячеек, у якому буде розкрита за замовчуванням вкладка Число (ри-

сунок 4. 3.1)

Рисунок 4.3.1 - Діалог для форматування комірки, вкладка Число

Коли ви вводите дані до комірки, за замовчуванням використовується загальний числовий формат. У цьому форматі можна вводити ціле число (1234), десяткові дроби (1,234), а також числа в експонентній формі (1,234Е+09). Експоненціальна форма подання чисел використовується для скорочення запису у разі великої кількості розрядів, скажімо, 1,234Е+09 = 1,234*109 = 1234000000. Якщо число є довшим за ширину комірки, Excel автоматично перетворює його в експ о- ненціальну форму.

Числа без коми сприймаються програмою як цілі, скажімо, 4, 0, 03, -2. Перед від’ємним числом числом ставиться знак мінус або воно береться в круглі д у- жки, наприклад, -453,21 або (7668,33). Число, яке ви ввели до комірки, розміщ у- ється в крайніх правих позиціях комірки.

182

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

Для введення чисел передбачені також вбудовані числові формати. Ці формати розділяються в Excel на категорії: Денежный, Финансовый, Дата, В ремя, Процентный, Мелкий, Текстовый і Экспоненциальный. Є також категорія Дополнительный формат, що містить поштові індекси і телефонні номери.

Логічні значення

Логічні значення є ИСТИНА і ЛОЖЬ. Ці значення можна вводити до ком і- рок безпосередньо з клавіатури, а можна скористатися відповідними вбудованими функціями. Для логічних значень використовується загальний числовий формат.

В середині комірки слова ИСТИНА і ЛОЖЬ розташовуються за замовчуванням по центру, – у цьому полягає їх відмінність від інших чисел і від звичайного тексту.

До логічних аргументів можуть належати результати порівняння вмісту двох комірок. Наприклад, якщо в комірках С1 і С2 містяться числа 3 і 12 відпов і- дно, а в комірці С3 записано вираз С1 >С2, то значенням результату перевірки на істинність цього виразу буде ЛОЖЬ. Можливі й інші операції порівняння, напр и-

клад, A1>15, A1=9, A1>=20.

Текст

Для програми Excel ознакою тексту є наявність у запису пробілів і (або) н е- цифрових символів. Скажімо, як текст інтерпретуються такі записи:

ПР1401, 45инт, 653-1, 883 ав, 344 987

Комірки можуть містити текстові фрагменти завдовжки 32767 символів. На відміну від чисел, текст у комірці вирівнюється по лівому краю. Текст, що набирається в процесі введення до комірки, можна переглянути в рядку формул або в самі комірці. Якщо введений текст досить довгий, то після введення він повністю відображається на робочому аркуші лише тоді, коли сусідні справа комірки порожні.

Дата і час

У Excel можуть оброблятися дані, що відповідають даті і часу доби. Дати і час у Excel є числами, причому їх з ображення залежить від числового формату, призначеного комірці. Програма Excel при введенні даних виконує їх автоматичне розпізнавання. Якщо ваші дані будуть нагадувати їй «тимчасовий» формат, то програма надасть їм визначеного формату або часу. Скажімо, якщо ви введете 1/2, то Excel вас «виправить», замінивши 1/2 на 01 фев. А якщо введете 5:3, то в ком і- рці буде відображатися 5:03 (п’ята година три хвилини).

Форматування вмісту комірок Вирівнювання даних

За замовчуванням текст у ком ірках вирівнюється по лівому краю, а числа, дати і час – по правому краю комірки. Щоб змінити спосіб вирівнювання, виділіть комірки і скористайтеся відповідною кнопкою ( По левому краю, По це нтру, По правому краю, По ширине) на панелі інструментів Форматирование.

Вирівнювання вмісту комірок зручно виконувати також за допомогою ді а- логу Формат ячеек. Оберіть команду меню Формат→Ячейки й у згаданому діалозі перейдіть на вкладку Выравнивание (рисунок 4 3.2).

На цій вкладці є списки, що розкриваються для вирівнюв ання по горизонта-

лі і по вертикалі, а також елементи

Ориентация, що дозволяють розташувати

текст під довільним кутом.

 

 

183

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

Задання параметрів шрифту

Для відображення даних, що вводяться до комірок, використовується за з а- мовчуванням шрифт, який задається в настр ойках Excel. Цей шрифт (за замовч у- ванням Arial, 10 пт, звичайний) називається стандартним.

Ви можете змінити шрифт у комірці або діапазоні комірок. Для цього акт и- візуйте комірку або діапазон і скори стайтеся відомими вам кнопками на панелі інструментів: Шрифт, Размер, Полужирный, Курсив, Подчеркивание. Якщо потрібно змінити шрифт тільки для фрагмента тексту, введеного до комірки, слід двічі клацнути мишею по комірці, виділити цей фрагмент і потім скористатися і н- струментами панелі.

Рисунок 4.3.2 - Діалог Формат ячеек, вкладка Выравнивание

Ширші можливості для зада н- ня шрифту надає вкладка Шрифт діалогового вікна Формат ячеек . Ця вкладка дозволяє задавати гарнітуру, розмір, колір, зображення шрифту (звичайний, курсив тощо). Тут мо ж- на також задати набір даних у вигляді верхніх або нижніх індексів.

Зазначимо, що установки, в и- конані на вкладці Шрифт, стосуються всіх символів, уже введених, і тих, що вводяться до комірки. Якщо ж ви хочете перевизначити фо рмат не для всієї комірки, а лише для виділеного фрагмента даних, то потрібно скор и- статися кнопками панелі інструме н- тів Форматирование.

Форматування рядків і стовпців Зміна висоти рядка і ширини стовпця

Існує декілька можливостей зміни висоти рядка в таблицях Excel. Ми розглянемо основні з них.

Перетягування роздільника заголовка рядка. Наведіть покажчик ми-

ші на нижній роздільник заголовка рядка (кнопки з цифрами 1, 2, 3 тощо). Коли покажчик перетвориться на подвійну вертикальну риску, натисніть ліву кнопку миші – і з’явиться підказка зі вказівкою висоти рядка. П еретягніть роздільник рядка для установлення нового розміру і відпустіть кнопку миші.

Одночасна зміна висоти кількох рядків. Якщо потрібно зробити одна-

ковою висоту кількох рядків, виділіть ці рядки, рухаючи покажчик миші по кно п- кам заголовків рядків при натисненні лівої кнопки миші, і перетягніть роздільник одного з виділених рядків, – усі виділені рядки після цього м атимуть задану нову висоту.

184

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

Точне задання висоти рядка. Для точнішого задання висоти рядка клацніть по рядку й оберіть меню Формат→Строка→Высота. У діалозі Высота строки (рисунок 4.3.3, а) зазначте значення висоти рядка (у пунктах) і натисніть Ok.

Рисунок 4.3.3 - Діалоги для задання розмірів: а – Высота строки; б – Ширина столбца

Зміна ширини стовпця виконується аналогічно. Необхідно пе ретягти роздільник заголовків стовпців або викл икати діалог Ширина столбца (рисунок 4.3.3,

б) і точно задати ширину стовпця.

 

Стилі в Excel

 

Стилі істотно спрощують роботу користувача: наприклад, однією дією

присвоєнням стилю виділеній комірці або діапазону – можна відразу змінити цілу групу параметрів форматування.

Стиль створюється у такий спосіб. Виділіть комірку, параметри якої ви х о- чете включити до нового стилю. Потім увійдіть у меню Формат→Стиль. У діалозі Стиль (рисунок 4.3.4) у полі Имя стиля ви можете переглянути список уже ная в- них вбудованих стилів (Обычный, Денежный, Финансовый тощо). До речі, стиль Обычный застосовується за замовчуванням до всіх комірок.

У поле Имя стиля введіть із клавіатури ім’я нового стилю і клацніть по кн опці Изменить. На екран буде виведено знайомий вам діалог Формат ячеек, за допомогою якого потрібно задати параметри нового формату. Зверніть увагу на те, що початкові значення парам е-

трів відповідають формату пе

р-

винної виділеної комірки. Тому,

 

якщо новий стиль заснований на

Рисунок 4.3.4 - Діалог Стиль

цьому форматі, вам не потрібно

 

змінювати всі параметри формату. а досить тільки відкоригувати деякі з них. Пі с- ля визначення параметрів стилю закрийте діалог Формат ячеек і діалог Стиль клацанням по кнопці Ok.

Будь-який із наявних стилів ви можете застосувати до комірки або діапаз о- ну. Для цього виділіть потрібний діапазон і увійдіть до м еню Формат→Стиль. У діалозі Стиль оберіть ім’я стилю і клацніть по кнопці Ok.

185

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

Контрольні запитання:

1.Що таке формат даних? Назвіть формати даних, передбачені в Excel.

2.Які числові формати існують в Excel?

3.Як вирівнюються в комірці число, текст, логічне значення?

4.Що є ознакою тексту в Excel?

5.Як вирівняти дані в комірці по горизонталі і по вертикалі?

6.Як задати розмір, гарнітуру і колір шрифту?

7.Як створити новий стиль у електронних таблицях?

8.Як застосувати стиль до діапазону?

4. 4. Робота з формулами Про формули в електронних таблицях

У попередніх параграфах ми розглянули прийоми введення і форматування даних в електронних таблицях. Однак саме по собі введення даних не мало б ос о- бливого значення, якби в Microsoft Excel не було потужних засобів для обчисле н- ня їх обробки. Основним інструментом для обробки даних в Excel є формули.

Формули в Excel – це вирази, що описують обчислення в комірках

Компоненти формул

Використовуючи формули, ви можете порівнювати дані в комірках, додав а- ти і множити значення комірок, зн аходити середні значення, об’єднувати вміст комірок тощо. Формули вписуються в рядок формул і можуть містити такі комп о- ненти:

Символ «=» , яким п очинається запис формули (цей символ вводиться

до комірки із клавіатури або викликається клацанням по кнопці «=» у рядку фо р- мул).

Оператори, тобто інструкції для виконання дій (наприклад, +, -, *).

Числа або текстові значення (наприклад, 0, 12 або Прибуток).

Функції з набору вбудованих функцій Excel (наприклад, СУММ або

COS).

 

Посилання на комірки і діапазони – ці компоненти присутні, якщо у

формулу потрібно підставити значення, що міститься в інших комірках (напр и-

клад, А1, С3:С15).

Зазначимо ще раз, що Excel вважає формулу будь -який запис у комірці, який починається із символу =. Однак запис формули можна почати і зі знаків + або -, при цьому наступний запис також буде сприйнятий як формула.

Наведемо приклади формул у комірках:

= С1*В1

 

= СУММ (А3:А12)

 

= 0,35*D7+1.4*F7

 

Введення формул до електронних таблиць

 

Формула, що набирається в електронній таблиці, як і будь

-який інший з а-

пис, відображається у рядку формул. Однак є одна відмінність: після команди

введення формули (натискання клавіші «=») у рядку формул з’я

вляються нові

186

 

Рисунок 4.4.1. Рядок формул

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

кнопки: і (рисунок 4.4.1). Зміст їх простий: клацання по кнопці з червоним хрестиком скасовує внесені до формули зміни, а клацання по кнопці з зеленою «галочкою» дає команду на виконання формули, записаної у комірці. З авершити введення формули можна натисканням на клавішу Enter або переміщенням курсора до іншої комірки. Також можна натиснути кнопку з зеленою «галочкою» в ря д- ку формул.

Після команди введення запис формули в комірці зникає і з’являється р езультат її виконання

або повідомлення про помилку. Відредагувати введену формулу можна як зв и- чайний текст, введений до комі рки. Для прикладу наберіть у комірці А4 формулу =А1+А2+А3. Потім відредагуйте її, замінивши на формулу =А1+А2*А3.

Немає значення, малими чи великими літерами набирається формула. Пр о- грама Excel автоматично перетворює всі літери на великі, як тільки подається к о- манда на виконання обчислень.

Оператори в Excel (арифметичні, порівняння тощо)

В електронних таблицях Excel є чотири види операторів: арифметичні, текс-

тові, оператори порівняння й оператори посилань (адресні оператори).

 

 

Арифметичні оператори

 

 

 

 

Ці оператори призначені для виконання арифметичних операцій над числ

а-

ми. У Excel

можуть застосовуватися сім

арифметичних операторів

(таблиця

4.4.1).

 

 

 

 

 

 

Таблиця 4.4.1 - Арифметичні оператори

 

 

 

 

Символ опе-

 

Назва оператора

Приклад формули

Результат

 

ратора

 

 

 

 

 

 

 

 

+

 

Додавання

=1,5+2,2

 

3,7

 

 

Віднімання

=6−5,5

 

0,5

 

 

Заперечення

=−33

 

−33

 

/

 

Ділення

=4/5

 

0,8

 

*

 

Множення

=5*6

 

30

 

^

 

Піднесення до степення

=3^2

 

9

 

%

 

Відсоток

=25%

 

0,25

 

При введенні формул з арифметичними операторами потрібно враховувати

порядок виконання операторів. Якщо необхідно змінити звичайний порядок в

и-

конання операторів, застосовуються круглі дужки.

 

 

 

Оператори порівняння

У роботі з числами і текст ом застосовуються оператори порівняння (таблиця 4.4.2). Вони використовуються для надання твердженням значень ИСТИНА або ЛОЖЬ. Якщо твердження правильне, то комірці, що містить формулу, буде надано значення ИСТИНА. Якщо ж твердження неправильне, то до комі рки буде занесене значення ЛОЖЬ.

Текстовий редактор

187

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

В Excel є один текстовий оператор « &» або, інакше кажучи, амперсенд. Цей оператор об’єднує послідовності символів із різних комірок в одну послідо в- ність, тому його називають також оператором об’єднання.

Нехай до комірок А1 та А2 введені слова «по» і «тяг» відповідно, а до ком і- рки А3 записана формула =А1 &А2, тоді результатом у комірці А3 буде слово «потяг».

Текстові значення у формулах беруть у лапки «…». Наприклад, щоб скласти ім’я файла Соnfig.sys зі змісту двох комірок С1 та С2, що мають значення Config і sys відповідно, потрібно записати =С1&«.»&С2

Адресні оператори

Адресні оператори використовуються при вказівці посилань на комірки таблиці. Нагадаємо, що прямокутні діапазони комірок позначаються за доп омо-

гою двокрапки, наприклад, А3: F7 або JJ12:JN17. Коли в посиланні потрібно

 

об’єднати два діапазони комірок, то діапазони записуються через кому, напр

и-

клад, A3:F7,B6:K13. Отже, вираз =СУММ( A3:F7,B6:K13,C5) означає додавання

комірок прямокутних діапазонів A3:F7 і B6:K13, а також комірки С5.

 

 

Двокрапка і кома, що використовуються при записуванні посилань на ком

і-

рки, саме і є адресними операторами. Ще один адресний оператор у

Excel – це

пробіл. За допомогою пробілу можна посилатися на ділянку перетину двох діап а- зонів. Наприклад, запис =СУММ( F1:F8_F5:F13) означатиме додавання комірок від F5 до F8 (тут символ _ позначає порожній пробіл, а не підкреслення).

Таблиця 4.4.2 - Оператори порівняння

Символ опера-

Назва опера-

Приклад форму-

Результат

тора

тора

ли

 

=

Дорівнює

=2=2

ЛОЖЬ

>

Більше

=2>3

ЛОЖЬ

<

Менше

=2<3

ИСТИНА

>=

Більше або

=2>=3

ЛОЖЬ

дорівнює

 

 

 

<=

Менше або

=2<=3

ИСТИНА

дорівнює

 

 

 

<>

Не дорівнює

=2<>3

ИСТИНА

Пріоритет операторів

Якщо до формули входять декілька операторів, то програма Excel визначає пріоритет цих операторів і призначає послідовність їх виконання. Наведемо заг а- льний список операторів Excel у порядку зменшення їх пріоритету:

1.Адресні оператори (:, пробіл).

2.Заперечення (використовується для вказівки від’ємних чисел: -1, -0,23

тощо).

3.Відсоток (%).

4.Піднесення до степеня (^).

5.Множення і ділення (* і /).

6.Додавання і віднімання (+ і -).

188

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

7.Об’єднання послідовностей символів (&).

8.Оператори порівняння (=, <, >, <=, >=, <>).

Якщо до формули входять оператори з однаковим пріоритетом, наприклад оператори множенн я і ділення, то вони виконуються в порядку зліва направо. Щоб змінити порядок виконання операторів, використовують круглі дужки.

Копіювання формул

Припустимо, вам потрібно ввести одну й ту саму формулу у суміжні комі р- ки. У цьому разі найзручніше скористати ся маркером заповнення активізуйте к о- мірку із початковою формулою і протягніть маркер через комірки, до яких потр і- бно скопіювати формулу. До цих комірок будуть занесені копії формул (із потрібними адресами!), а зміст комірок буде розрахований за цими формулами.

Відносні й абсолютні адреси

Обговоримо форми запису посилань у формулах. Це питання тісно пов’язане з принципами адресації комірок в електронних таблицях Excel. Дотепер усі посилання, що використовувалися, були відносними, тобто такими, у яких в і- длік необхідних комірок робиться від поточної комірки. Наприклад, якщо ви з а- писали до комірки А3 формулу =А1+А2 і скопіювали її до комірки В5, то в цій комірці одержите формулу =В3+В4. При використанні відносних п осилань дана первинна формула є операцією, при якій потрібно обчислити суму двох комірок,

розташованих вище. Програма Excel використовує відносні посилання за замо

в-

чуванням.

 

Однак можливі випадки, коли зміна адреси в посиланнях на комірку неб

а-

жана, наприклад, якщо до комірки записано постійний коефіці єнт, що застосовується у формулах. Тоді використовують абсолютні посилання, що не зм інюються

під час копіювання формули. Абсолютні посилання відрізняються від відносних

 

наявністю знака долара $. Формула =$ A$1+$A$2, записана в абсолютних пос

и-

ланнях, не буде змінюватися при копіюванні або переміщенні до іншої комірки.

 

Щоб змінити відносне посилання на абсолютне, не обов’язково вручну ст

а-

вити знаки $. Це робиться простіше за допомогою клавіші F4. Введіть відносне

посилання до формули, а потім за допомогою посл ідовних натискань F4 оберіть

форму запису посилання з ряду типу A1 – $A$1 – A$1 – $A1.

 

Абсолютні посилання вам часто траплятимуться в прикладах під час в

и-

вчення питань обробки даних в електронних таблицях.

 

Контрольні запитання:

1.З яких компонентів може складатися запис формули?

2.Як вводиться формула в електронних таблицях?

3.Які типи операторів в Excel вам відомі?

4.Назвіть арифметичні оператори й оператори порівняння.

5.Наведіть приклад використання текстового оператора.

6.Для чого призначені адресні оператори?

7.Назвіть оператори Excel у порядку їх пріоритету.

8.Як виконати копіювання формули?

9.Що таке відносні й абсолютні посилання?

189

This document is created with trial version of Document2PDF Pilot 2.16.100.

4.5. Використання функцій Синтаксис функцій

Формули, що вписуються до комірок електронних таблиць, можуть містити в собі функції. Програма Excel пропонує широкий набір вбудованих функцій, що істотно полегшують процес обробки даних, звільняють від довгих записів формул і зменшують імовірність помилок.

Розглянемо звернення до функцій в Excel. Запис функції починається із вказання імені функції, за яким в дужках слідує список аргументів. Наприклад, фу н- кція знаходження максимального значення серед аргументів число1, число2, … має вигляд:

МАКС (число1, число2,…)

Аргументи – це величини, що використовуються для обчислення значення функцій. Результат обчислення функції називається поверненим значенням.

Дужки, в які взято список аргументів, завжди мають бути парними, тобто кількість відкритих дужок повинна дорівнювати закритим. Пробіли перед дужк а- ми або після них не допускаються. Список аргументів м оже складатися з чисел, посилань, тексту, масивів, логічних величин (ИСТИНА або ЛОЖЬ), значень п о- милок (наприклад, #ДЕЛ/0). Окремі аргументи в списку слід розділяти комами. Деякі функції можуть мати до 30 аргументів.

Аргументи можуть належати до різних тип ів. Список аргументів, що скл а- дається з чисел і посилань, може бути таким:

СУММ (1, 10, В2:В8)

Ця формула повертає значення, що дорівнює сумі чисел 1, 10 і чисел у ком і- рках від В2 до В8.

В електронних таблицях Excel допускається вкладення функцій одна в одну, тобто використання значення, що повертається однією функц ією, як аргумент для іншої функції. Функція, що є аргументом іншої функції, називається вкладеною. Наприклад, у запису

СУММ (А1:С5, МАКС(D1:E3))

функція МАКС, що повертає максимальне значення в д іапазоні D1:E3, є вкладеною.

Введення функцій

Функції вставляються у формули, а останні починаються зі знака =. Якщо формулу почати з назви функції, то знак рівності буде підставлений автоматично. Функція включається до формули записом «вручну» або за допо могою майстра функцій, що спрощує введення функції.

Викликається майстер через меню Вставка→Функция. Діалог Мастер функций (рисунок 4.5.1) містить два спи ски: Категория і Функция. У першому списку потрібно вибрати категорію, у якій є функція, що вас цікави ть, а в другому – саму функцію. Усього в наборі Excel 10 категорій функцій: финансовые, инженерные, дата и время, математические тощо. Крім того, список категорій доповнений ря д- ком 10 недавно использовавшихся зі списком функцій, які найчастіше використ о-

190