Учет изменений в документе
Все изменения, вносимые в документ, можно регистрировать. Это позволяет выяснить, кто именно их внес. Основным средством для учета изменений в документе является группа Отслеживаниена вкладкеРецензирование. Если изменение документа необходимо мотивировать, то мотивировку оформляют как примечание. Это делается с помощью средств группыПримечаниена вкладкеРецензирование(рис. 7 .29).
Рисунок 7.193. Средства для внесения изменений в документ
Задание 7.64. Исследуйте механизм внесения изменений, выполнив следующие операции:
Откройте свой главный документ и включите режим регистрации изменений. Для этого необходимо нажать кнопку Исправленияв группеОтслеживание. В этом режиме текстовый процессор автоматически сохраняет все изменения в содержании и оформлении документа. Эти изменения видны непосредственно в документе. Регистрацию изменений используют в особо ответственных документах. В этом случае один сотрудник вносит в документ изменения, а другой оценивает их приемлемость. Изменения утверждаются или отменяются с помощью средств группыИзменения. Изменения, вносимые в документ, представляются специальным форматированием. Когда документ рецензируют несколько человек, исправления, вносимые ими, представляются разными цветами.
Откройте в главном документе любой вложенный документ в отдельном окне, дважды щелкнув по значку выделения, переведите его в режим регистрации изменений и внесите в него несколько изменений, добавив и удалив различные фрагменты текста. Абзацы, в которые внесены изменения, помечены вертикальными линиями. Сами изменения отформатированы другим цветом (рис 7.30).
Рисунок 7.194. Часть вложенного документа с внесенными изменениями
Изменения в документе можно просмотреть в нескольких режимах. Выбор режима осуществляется командой: группа Отслеживание, списокОтобразить для проверки(рис. 7.31). Исследуйте все режимы просмотра.
Последовательный просмотр исправлений выполняется с помощью кнопок ДалееиНазадв группеИзменения. КнопкаПринятьпозволяет утвердить текущее выделение и перейти к следующему изменению. Принятые исправления становятся частью исходного документа. Для отмены исправлений используют кнопкуОтклонить. С помощью спискаПринять можно принять или отклонить сразу все изменения. Сохраните документ с исправлениями в отчете.
Виден документ после внесения изменений.
Исправления не видны. Показан окончательный вид документа после их внесения
Вид документа соответствует его состоянию до внесения изменений. Исправления указаны в виде примечаний на полях
Исправления не отображаются. Показан исходный вид документа до их внесения.
Рисунок 7.195. Выбор режима отображения изменений
При регистрации исправлений в документ автоматически добавляются примечания с описанием. Их можно увидеть, если подвести к исправлению указатель мыши. Дополнительные примечания можно добавить собственноручно. Примечания предназначены не для читателя, а для специалиста, работающего с документом. Они могут содержать советы или указания автор документа по дальнейшей работе, замечания по текущему состоянию документа, мнения относительно содержания или формы документа. Режим рецензирования особенно удобен в учебных документах.
Задание 7.65. Исследуйте технологию рецензирования документа, выполнив следующие операции:
Откройте в главном документе любой вложенный документ в режиме редактирования.
Добавьте в этот документ несколько примечаний. Для добавления примечания выделите фрагмент текста, к которому оно должно относиться, и нажмите кнопку Создать примечаниев группеПримечание. Введите текст примечания в появившуюся область (рис.7.32). К одному элементу документа можно отнести несколько примечаний. Это позволяет, например, соавторам использовать примечания для обмена мнениями. Ненужные примечания удаляются с помощью контекстного меню, которое открывается щелчком правой кнопки по элементу текста, к которому относится примечание.
Рисунок 7.196. Элемент документа может иметь несколько примечаний
Характерным свойством, позволяющим различать исправления и примечания, сделанные разными сотрудниками, является цвет примечания. Вид исправлений и примечаний в документе настраивается с помощью диалогового окна Параметры исправлений. Это окно открывается одноименной командой в спискеИсправления. С помощью панелиПометка исправлений(рис.7.33) управляют параметрами цвета. Когда для каждого сотрудника, работающего с документом, цвет задан индивидуально, то сразу становится понятно, кому принадлежат внесенные изменения. Размер и положение выносок, используемых для отображения примечаний, настраиваются на панелиВыноски. Раскрывающийся списокОриентация бумагипозволяет изменить ориентацию бумаги, чтобы напечатать документ вместе с примечаниями.
Рисунок 7.197. Средства для настройки внешнего вида исправления
Сохраните полученный документ в отчете, запишите выводы по заданию.