Сортировка и копирование данных в таблицах
Сортировка– популярный прием представления данных в упорядоченном виде, одно из простейших средств анализа данных.Wordпозволяет выполнять в таблицах сложную многопараметрическую сортировку данных с использованием нескольких критериев.
Данные сортируются по столбцам. Сортировка может быть трехступенчатой: сначала данные сортируются по одному столбцу, затем по другому, и наконец, по третьему. Порядок сортировки – прямой (по возрастанию) или обратный (по убыванию). Механизм сортировки различает следующие типы данных: Текст– сортируется по алфавиту от А до Я или от Я до А;Число– сортируется от 0 до 9 или от 9 до 0;Дата– сортируется от более ранней даты до более поздней или наоборот.
Рисунок 5.143. Средства для сортировки данных в таблице
Задание 5.36. Откройте таблицу Олимпийские игрыи самостоятельно проведите сортировку данных. Обратите внимание на то, какие строки таблицы нужно выделять, чтобы осуществить сортировку. Можно ли выделять всю таблицу? Эту таблицу можно отсортировать только по одному столбцу. Какие данные нужно добавить в таблицу, чтобы сортировку можно было проводить по двум столбцам? Дополните таблицу и проведите такую сортировку. Результаты сортировки по двум столбцам занесите в отчет.
Копирование данных между ячейками. Копировать и перемещать данные из одной ячейки в другую можно с помощью буфера обмена. Перед копированием целесообразно включить отображение кодов форматирования (Ctrl+Shift+8). Программа использует эти коды, чтобы различить, где заканчиваются данные одной ячейки и начинаются данные другой ячейки, где заканчиваются данные одной строки и начинаются данные другой строки.Wordиспользует эти коды для построения линий горизонтальных и вертикальных границ таблицы. В этих кодах содержится также вся информация, связанная с форматированием данных в ячейках.
При перемещении и копировании данных в ячейках рекомендуется выполнять следующие правила:
При выделении данных в ячейке необходимо следить за тем, чтобы коды форматирования попали в выделенную область.
Код форматирования ячейки
Код форматирования строки
Рисунок 5.144. Таблица с выделенными кодами форматирования
Формат самой ячейки (границы и заливки) передаются, если:
в результате операции образуется новая табличная структура (новая таблица, новая строка, новая автономная ячейка);
ячейка была выделена вместе с маркером формата.
Ячейки можно копировать и перемещать графически, с помощью мыши, используя стандартные приемы.
Если в таблице встречается много повторяющихся данных, то целесообразно воспользоваться механизмом размножения данных. Суть размножения данных заключается в том, что данные одной ячейки, взятые в буфер обмена (Ctrl+C), можно одной командой вставить (Ctrl+V) в любое количество предварительно выделенных ячеек. Если ячейки должны быть выделены не подряд, то нажмите и удерживайте клавишуCtrlи выделяйте ячейки тройным щелком.
Задание 5.37. Самостоятельно создайте таблицу, содержащую множество повторяющихся данных, используя методы копирования и размножения данных. Полученную таблицу сохраните в отчете.