2. Форматирование документов

Сегодня под форматированием в первую очередь понимают оформление, то есть – придание документу нужного внешнего вида.

1. Уровни форматирования в Word. Принцип функциональности форматирования

При оформлении элементов данных в Microsoft Word выделяют три уровня:

1. Нижний уровень – символ.Один символ или строк символов могут иметь индивидуальное оформление.

2. Средний уровень – абзац.Программа отслеживает свойства абзацев и регистрирует все их изменения. С одной стороны абзац обладает текстовым содержанием, а с другой стороны – визуальным оформлением. На уровне абзаца форма наиболее динамично взаимодействует с содержанием. Поэтому форматирование абзацев является основным уровнем.

3. Верхний уровень – форматирование списков. Оно применяется в тех случаях, когда группу логически связанных или однородных абзацев надо выделить в окружающем тексте. В списке отдельные абзацы рассматриваются как элементы списка.

Все современные информационные технологии направлены на повышение выразительности документов. Один из приемов управления выразительностью документов основан на принципе функциональности форматирования. Он заключается в следующих положениях:

• элементы документа, выполняющие одинаковые функции, должны иметь одинаковое форматирование;

• чем значимее функция элемента, тем более выразительное форматирование он имеет.

С функциональной точки зрения форматирование бывает основным, структурным, дополнительным и специальным. У них разные цели и задачи, но генеральная цель форматирования одна: упростить читателю изучение документа, повысить адекватность его восприятия, помочь эффективно выделить главное и отделить второстепенное.

Основное форматирование. Задача основного форматирования – эффективное представление содержания документа. Параметры основного форматирования определяются формой представления документа (печатный, электронный или веб-документ), а также его назначением (записка, сообщение, отчет, статья, книга) и объемом. Задачи основного форматирования решаются на уровне абзацев и списков.

Структурное форматирование. Структурное форматирование решает две задачи: эффективное выражение основных положений документа и представление структуры документа. К объектам структурного форматирования относятся заголовки, подрисуночные подписи, названия таблиц и т.д. К этой категории следует отнести форматированные списки.

Дополнительное форматирование. Дополнительное форматирование служит обособлению дополнительных и вспомогательных элементов данных, поясняющих основное содержание документа. К объектам дополнительного форматирования относятся таблицы, ссылки, сноски, врезки, примечания и другие элементы. Реализуется дополнительное форматирование на уровне абзацев.

Специальное форматирование.Назначение специального форматирования – акцентирование внимания читателя или решение других специальных задач. Здесь используются все возможности форматирования на всех уровнях, и особое внимание уделяется цвету.

2. Форматирование символов и абзацев

   1. Форматирование символов

Условно средства управления символами можно разделить на средства управления основными, дополнительными и специальными параметрами символов. Средства первой категории представлены в группе Шрифтна вкладкеГлавная. Средства второй и третьей категории можно найти на вкладках диалогового окнаШрифт.

Свойства символов.Основным свойством текстовых символов являетсяшрифт, который характеризуется тремя параметрами: гарнитурным набором, размером и начертанием. Гарнитурный набор определяет комплект символов и их внешний вид. Наибольшей полнотой обладают гарнитуры, соответствующие стандарту UNICODE. Гарнитурный набор определяет лишь основное начертание символов. Помимо основного существуют дополнительные начертания: полужирное, курсивное и т.д. Управление начертанием применяют для специального форматирования. По старой традиции высоту символов измеряют в полиграфических пунктах (0,31 мм). В программе реализованы два оперативных средства управления форматом символов:Накладная панельи группаШрифтна вкладкеГлавная(рис. 2.1).

Выбор размера шрифта

Накладная панель появляется при выделении фрагмента текста

Выбор гарнитуры шрифта

Кнопки дискретного управления размером

Управление начертанием

Управление цветом

Дополнительные начертания

Выбор гарнитуры шрифта

Рисунок 2.25. Средства управления форматированием символов

Выбор шрифта для основного текста. Для решения задач информационного обмена создаются десятки тысяч шрифтовых гарнитур с различными декоративными, художественными, эстетическими и другими свойствами. Наиболее известными являются четыре категории гарнитур:

• шрифты с засечками на концах букв (антиквы);

• шрифты без засечки на концах букв (гротески);

• шрифты моноширинные;

• шрифты специальные (символьные наборы).

Нужная категория выбирается в соответствии с функциональными особенностями данных. Для больших массивов текста рекомендуются шрифты с засечками. Они повышают скорость чтения и снижают утомление. Эти шрифты облегчают чтение длинных строк и применяются для форматирования печатных документов. К ним относятся шрифты Times New Roman и Cambria. Шрифты, не имеющие засечек, обладают улучшенной различимостью символов, поэтому их рекомендуют применять в условиях, неблагоприятных для чтения: при печати поверх тематического фона, при использовании символов малых размеров, в ячейках таблиц, в элементах диаграмм. К этому типу гарнитур относятся: Arial (самый насыщенный символьный набор в мире), Calibri, Candara, Segoe UI и другие. Эти шрифты удобны для чтения с экрана, но для печатных работ их эстетика явно не достаточна. Выбрать шрифт будет легче, если воспользоваться следующей таблицей:

Таблица 2.5. Факторы выбора основного шрифта

Фактор	Шрифт с засечкой	Шрифт без засечки
Форма представления	Печатная	Электронная
Размер документа	Более 7 страниц	Менее трех страниц
Размер шрифта	10 пунктов и более	9 пунктов и менее
Структура	Сложная	Простая
Количество колонок	1-2	2 и более
Длина строки	Более 72 символов	Менее 56 символов
Специальное форматирование текста	Допускается	Нежелательно
Насыщенность документа встроенными объектами	Не ограничено	Нежелательно
Наличие фона	Нежелательно	Допускается
Возраст заказчика	Более 45 лет	Менее 40 лет

Моноширинные шрифты в основном используются для имитации шрифта пишущих машинок (например, гарнитура Courier New). Специальные символические наборы могут содержать топографические знаки, знаки музыкальной нотации, дорожного движения и т.д. Специалисты насчитывают более 250 тысяч специальных знаков. К категории специальных относится набор Symbol. Он предназначен для создания текстов научной направленности и для ввода математических формул. В частности, здесь можно найти символы для корректного изображения знаков «равно», «плюс» и «минус».

Задание 2.22. Откройте любой текстовый документ, например Состав пакетаи на его основе исследуйте все описанные средства выбора шрифтов. Какие шрифты вы будете использовать для форматирования студенческих работ (рефератов, эссе, контрольных работ, домашних заданий, курсовых проектов, дипломных проектов)? Выводы по исследованиям запишите в отчет.

Выбор размера символов.Для абзацев основного текста размер символов определяется размером информационного носителя (экрана или печатного листа). Для других элементов документа размер символов устанавливается согласно принципу функциональности форматирования. Дополнительное форматирование может выполняться шрифтом меньшего размера, чем размер основного шрифта, а структурного – символами большего размера.

Если печать документа не предполагается и документ готовится для просмотра на экране, размер основного шрифта выбирается в соответствии с разрешением экрана (табл.2.2)

Таблица 2.6. Размер шрифта электронного документа

Разрешение экрана			Размер основного шрифта
4:3	16:10
800х600	-	10 пт
1024х768	1440х900	11 пт
1280х1024	1680х1050	12 пт
1600х1200	1920х1200	14 пт

Если документ готовится для печати, то размер шрифта можно выбрать в соответствии с табл. 2.3.

Таблица 2.7. Размер шрифта печатного документа

Формат	Размер шрифта основного набора
	Альбомная ориентация			Книжная ориентация
А5	8-9 пт	9-10 пт	9-10 пт		10-11 пт
А4	9-10 пт	10-11 пт	11-12 пт		12-14 пт
А3	11-12 пт	12-14 пт	12-14 пт		14-16 пт

Если документ предполагает последующее редактирование и правку или документ является учебным, размер шрифта принимают по верхней границе диапазона, указанного в таблице. Если же документ имеет отчетный, справочный характер или предназначен для хранения до востребования, размер шрифта принимают по нижней границе.

В специальных случаях, когда требуется поместить большое количество данных в ограниченном пространстве, действуют следующим образом:

• применяют шрифт, не имеющий засечек;

• уменьшают его размер на 2 пункта против рекомендуемого.

Так, например, при необходимости размещения очень широкой таблицы на листе формата А4, используют альбомную ориентацию страницы, применяют шрифт без засечек и уменьшают его размер до 7 пунктов. В этом случае емкость одной строки достигает 160-170 символов.

Задание 2.23. Самостоятельно исследуйте технологию выбора размера шрифта. Результаты исследования поместите в отчет.

Средства выделения текста.В арсенале средств функционального форматирования большую роль играют средства выделения текста. Они повышают эффективность информационного обмена за счет выразительности документа и позволяют беречь время читателя. Прочитав документ, он может еще раз бегло просмотреть выделенные фрагменты, прежде чем принимать окончательное решение по существу содержания. Технические средства управления выразительностью позволяют автору показать свое эмоциональное отношение к обсуждаемой теме и способствуют формированию адекватного знания у читателя,но не надо ими злоупотреблять.

К средствам жесткого выделения текстаотносятся:

• Курсивное начертание. Его можно применить для того, чтобы обратить внимание читателя на новый термин, иноязычное слово, двойное толкование, скрытый смысл, шутливое выражение, иронию, помысел.

• Полужирное начертание. Такое выделение считается очень сильным. Если это не заголовок, значит это призыв или требование, то есть сигнал, аналогичный повышению голоса в устной речи.

• Полужирный курсив.Это сверхсильное выделение, которое уместно либо в заголовках, либо для оформления неопровержимых истин типа законов природы.

• Подчеркнутое начертание. По воздействию на читателя подчеркнутое выражение эквивалентно прямому указанию пальцем на объект обсуждения. Мало, кто любит, когда ему на что-то тычут пальцем. Составитель этого учебного пособия при использовании подчеркивания хочет обратить ваше особое внимание на необходимость выполнения заданий! Приятным исключением является гиперссылка. Чтобы воспользоваться ею, надо ткнуть в нее указателем мыши. Поэтому гиперссылку изображают подчеркнутой.

К средствам гибкого выделения текстаотносятся:

• Р а з р я д к а – простой и неброский прием управления выделением.

• Альтернативный шрифт.Если основной шрифт имеет насечки, то альтернативный должен быть без насечек. Это выделение – отличная замена полужирному начертанию. Выразительность регулируется выбором высоты шрифта. Такой подход при описании информационных технологий можно использовать для обозначения элементов управления.

• Выделение цветом. В черно-белых документах можно использовать оттенки серого цвета. Это смягчает эффект сильного выделения.

• Капитель.Данное начертание включается флажкомМалые прописныев диалоговом окнеШрифт.Его удобно использовать для названия организаций, документов и иных произведений. Капитель уместна в договорах, протоколах, актах, постановлениях и т.д.

Все форматирование текстовых символов, о котором рассказано в этом разделе, осуществимо с помощью средств, расположенных в диалоговом окне Шрифт.

Задание 2.24. Откройте диалоговое окно Шрифти самостоятельно исследуйте содержимое его вкладок (ШрифтиИнтервал). Выводы по исследованию запишите в отчет.