1. Настройка информационных полей

В Word2007 средства для работы с информационными полями на инструментальную ленту не выведены. Средства настройки информационных полей сосредоточены в диалоговом окнеПоле. Настройку информационных полей можно произвести и с помощью наборов клавиш, представленных в таблице 7.1.

Таблица 7.19. Клавиатурные команды для работы с информационными полями

Команда	Действие
F9	Обновить выделенное поле (поля)
Ctrl + F9	Вставить пустое поле
Shift + F9	Переключение между отображением кода и значения поля
Alt + F9	Переключение между отображением кода и значения для всех полей в текущем документе
F11	Переход к следующему полю
Ctrl + F11	Блокировка обновления полей
Ctrl + Shift +F11	Снятие блокировки поля
Ctrl + Shift +F9	Преобразовать поле в обычный текст

Задание 7.57. Исследуйте средств настройки информационных полей, выполнив следующие действия:

1. Выберите в документе Информационные полялюбое поле и в его контекстном меню выберите командуИзменить поле. Исследуйте открывшееся диалоговое окно (рис.7.4).

Рисунок 7.170. средства для настройки инструментальных полей

2. Если нужного средства нет на инструментальной ленте, то его можно разместить на Панели быстрого доступа:

• Нажмите раскрывающую кнопку рядом с Панелью быстрого доступа– откроется менюНастройка панели быстрого доступа.

• В этом меню выберите пункт Другие команды– откроется диалоговое окноПараметры Word(рис.7.5).

• На панели Настройка быстрого доступа и сочетаний клавишоткройте раскрывающийся списокВыбрать команды изи выберите пунктКоманды не на ленте.

• Исследуйте раскрывшийся список команд для которых не нашлось места на инструментальной ленте. Выберите пункт Добавить прототип поляи добавьте его наПанель быстрого доступа.

3. Если вам нужно вставить в документ другое информационное поле (Кроме полей даты и времени существуют десятки других полей, представленных на рис. 7.4), то сделать это можно в два этапа: сначала создать прототип информационного поля (пустое поле), а затем прототип преобразовать в поле заданного типа:

• Установите курсор в конце текущего документа. На Панели быстрого доступанажмите кнопкуДобавить прототип поля(Ctrl+F9). Появится пустое поле, обозначенное фигурными скобками.

• Откройте в пустом поле контекстное меню и выберите команду Изменить поле.

• Выберите нужный тип и нужный формат поля. Для предварительного просмотра и редактирования кода поля нажмите кнопку Коды поля.

4. Самостоятельно введите в документ информационные поля различных категорий и форматов. Сохраните изменения в документе. Запишите в отчет выводы по заданию.

Рисунок 7.171. Средства для настройки Панели быстрого доступа

2. Использование полей для создания электронных бланков

Современный текстовый процессор позволят помимо электронных документов практически любой степени сложности создавать шаблоны электронных документов. Обычно такие шаблоны (электронные бланки) используют для разработки множества однотипных документов. Основу электронных бланков составляют различные информационные поля. Рассмотрим некоторые из них.

Полезаполнения. Поле заполнение (Fill-in) предназначено для ввода данных, получаемых от пользователя в процессе заполнения бланка. Электронный бланк можно заполнить непосредственно на экране, а потом вывести на печать. Так готовят служебные записки, стандартные письма, заявления, акты, анкеты и т.д. Разработчик электронного бланка вставляет в него необходимые информационные поля, а пользователь заполняет эти поля непосредственно перед публикацией документа. Электронные бланки обычно разрабатывают на основе обычных печатно-бумажных прототипов. Печатный бланк содержит элементы двух категорий: постоянные (непосредственно напечатаны на бланке) и переменные (представлены пустыми графами, которые заполняются вручную). Электронные бланки также содержат постоянные и переменные элементы. Постоянные элементы шаблона изменению не подлежат, а переменные представляются полями заполнения.

Рисунок 7.172. Печатный бланк

Задание 7.58. На основе печатного бланка, представленного на рис. 7.6, разработать электронный бланк, выполнив следующие операции:

1. Откройте новый документ и введите в него постоянные элементы.

2. Установите курсор на место первого переменного элемента и замените его прототипом поля (Ctrl+F9).

3. Щелкните правой кнопкой на прототипе поля и в контекстном меню выберите пункт Изменить поле.В открывшемся диалоговом окнеПоле в списке информационных полей выберите поле заполненияFill-in(рис. 7.7). Заполните свойство поляПриглашение. Здесь следует дать указания пользователю, который будет заполнять бланк. Рекомендуется задать параметры поляОтвет по умолчанию. Выставьте этот флажок и велите текст, который будет воспроизводиться, пока поле не заполнено (например: набор звездочек). Закройте окноПоле, нажав кнопкуОК.

Рисунок 7.173. Вставка и настройка информационного поля заполнения

4. Вставьте в качестве переменных элементов остальные поля заполнения и сохраните полученный документ как электронный бланк. После сохранения документ должен иметь, представленный на рис. 7.8.

5. Для заполнения электронного бланка необходимо последовательно щелкнуть по каждому полю правой кнопкой и в контекстном меню выбрать команду Обновить полеи заполнить поле с помощью открывшегося диалогового окна.

Рисунок 7.174. Средства для заполнения полей

6. Заполните электронный бланк и сохраните полученный акт в отчете.

Поля формы. Электронный бланк помимо полей заполнения может содержать поля формы, такие как поле со списком и флажки. Например, в акте сдачи поле со списком можно использовать для выбора фамилии, имени, отчества и должности сотрудника предприятия, составляющего акт. Так как таких сотрудников немного, то данные о них можно включить в электронный бланк заранее.

Задание 7.59. Создайте в акте два поля со списком. Первое поле должно позволит выбрать фамилию, имя и отчество сотрудника, а второе – его должность. Для этого выполните следующие операции:

1. Откройте электронный бланк.

2. Используя технологию добавления команд на Панель быстрого доступас помощью диалогового окнаПараметры Word(рис.7.5), из спискаКоманды не на лентевставьте наПанель быстрого доступакомандыДобавить поле формыиЗаблокировать.

3. В электронном бланке удалите фамилию имя и отчество сотрудника предприятия (Иванов Иван Иванович) и в освободившееся место поставьте поле со списком: на Панели быстрого доступанажмите командуДобавить поле формы.

4. В открывшемся диалоговом окне выберите переключатель Тип со спискоми нажмите кнопкуПараметры.

Рисунок 7.175. Средства для создания поля со списком

5. Используя диалоговое окно Параметры поля со списком, создайте список из трех сотрудников и нажмите кнопку ОК.

6. Аналогичным образом вместо слов главный инженервставьте поле со списком, представленное на рис.7.10.

7. Используя кнопку Заблокироватьна панели быстрого доступа можно в раскрывающемся списке выбирать конкретную строку.

Рисунок 7.176. Акт, содержащий поля со списком

Поле запроса.Это поле применяется, если одни и те же данные в документе повторяются. Например, в приглашении, представленном на рис. 7.11, несколько раз повторяются время встречи и номер корпуса. Обратите внимание на то, что ни время, ни место проведения мероприятия разработчику бланка не известны. Они будут известны лишь пользователю, когда тот станет заполнять бланк перед печатью и рассылкой. Такую задачу можно решить с помощью поля запроса{Ask}.

Место расположения закладки

Рисунок 7.177. Информационное письмо с приглашением

Аналогично полю {Fill-in}, код поля {Ask} открывает диалоговое окно с запросом, обращенным к пользователю. Однако полученный от пользователя ответ воспроизводится не в поле {Ask}, а в тех местах, где создатель бланка заранее расставил закладки, связанные с данным полем {Ask}.

Задание 7.60. Исследуйте технологию создания и использования полей запроса, выполнив следующие действия:

1. Откройте новый документ и введите в него текст, представленный на рис. 7.11, пропустив закладки.

2. Вставьте в текст необходимые закладки:

• Установите курсор на место расположения первой закладки и вставьте туда пустое поле комбинацией клавиш Ctrl+F9. Внутрь фигурных скобок вставьте имя первой закладки{ВремяВстречи}.

• Аналогичным образом вставьте в письмо остальные закладки.

3. С каждой закладкой, вставленной в документ, свяжите поле запроса {Ask}. Место вставки поля запроса должно находиться выше по тексту, чем место расположения соответствующей ему закладке, например, в вершине документа (рис.7.13). В обычном режиме просмотра документа эти поля невидимы и внешнего вида документа не искажают. Вставка полей производится следующим образом:

• Установите курсор в место расположения первого поля и вставьте пустое поле {Ctrl+F9}.

• Откройте для этого поля контекстное меню и выберите в нем команду Изменить поле.

• В открывшемся диалоговом окне Полевыберите поле {Ask} (рис. 7.12).

• В поле Приглашениевведите текст запроса, обращенного к пользователю, заполняющему бланк, например:Введите дату и время мероприятия.

Рисунок 7.178. Средства для настройки поля {Ask}

• В поле Имя закладки запишите ВремяВстречи.

• В группе Параметры поля установите флажок Ответ по умолчанию и запишите текст, который будет выводиться по умолчанию, например: **.**.****г. **ч.**м.

• Аналогичным образом введите другие поля, соответствующие закладкам (рис.7.13).

• Сохраните электронный бланк в отчете в качестве шаблона.

Место размещения первого поля

Окно поступившего запроса

Рисунок 7.179. Электронный бланк

4. Проверьте поля запроса. Такую проверку нужно проводить дважды: один раз в статическом режиме, второй – в динамике. В статике просматривается правильность заполнения полей:

• Откройте созданный шаблон и отобразите содержимое всех информационных полей комбинацией клавиш Alt+F9 (рис. 713).

• Проверьте содержимое полей {Ask} и соответствующие им закладки.

5. Проведите динамическую проверку:

• Выделите весь документ (Ctrl+A) и подайте команду на обновление информационных полейF9.

• В окно поступившего запроса введите конкретные сведения.

• Для перехода между режимами просмотра кодов и значений информационных полей используйте комбинацию клавиш Alt+F9.

• Полученный документ сохраните в отчете.

Рисунок 7.180. Электронный бланк, заполненный пользователем

Кроме полей формы и полей запросов Wordпозволяет вводить поля подстановки, поля условного выполнения и т.п. Технологии работы с этими полями описаны в [Леб10].