Начальные этапы создания экономического документа
Современные экономические документы разрабатываются чаще всего и использованием пакета прикладных программ общего назначения Microsoft Office. Для создания сложных документов могут применяться сразу несколько приложений этого пакета, например, текстовый процессорWordи табличный процессорExcelили текстовый процессорWordи система управления базами данныхAccess. Деловые документы строятся в соответствии с требованиями государственных стандартов1и содержат множество реквизитов. Каждый реквизит может включать в себя различные типы данных: текстовые, числовые, графические, звуковые, видео и т.п. В соответствии со стандартом каждому реквизиту в документе отводится строго определенное место, и каждый реквизит оформляется заданным стилем. Кроме того современный электронный документ должен обладать юридической силой, обеспечивать автоматизированную навигацию и обработку данных в документе, а также хранение и автоматизированный поиск документа на различных носителях. Поэтому создать электронный документ, который соответствовал бы всем требованиям, достаточно сложно. Для решения этой проблемы может быть использована методика поэтапной разработки электронного документа. Эта методика носит рекомендательный характер, поэтому содержание этапов и их последовательность могут меняться в зависимости от характера документа, и типов данных, которые в нем используются.
Этапы разработки документа могут быть следующими:
Постановка задачи на разработку документа и создание его макета.
Выбор программного обеспечения, необходимого для реализации документа.
Создание на компьютере удобной информационной среды, включающей выбор параметров страницы.
Разметка страниц и реализации макета документа, определяющая расположение каждого реквизита.
Ввод и редактирование данных и придание документу нужного содержания.
Форматирование документа и придание ему нужного внешнего вида.
Предварительное сохранение документа.
Обработка данных в документе, включающая ведение расчетов, анализ результатов обработки.
Принятие управленческих решений, основанных на результатах анализа и их оформление.
Сохранение и рассылки документов.
Компьютерная реализация документа начинается с включения компьютера и создания удобной информационной среды. Содержание этой среды зависит от характера задачи, решаемой экономистом, и от особенностей создаваемых им документов.
Создание удобной информационной среды и выбор параметров страницы
При разработке текстового документа с помощью Microsoft Wordсоздание удобной информационной среды может включать настройку панели быстрого доступа, выбор соответствующей инструментальной ленты и ее размещение на экране, наличие боковых панелей, выбор режима просмотра документа и его масштаба.
Практически обязательным элементом такой настройки является выбор параметров страницы.
Левая боковая панель Схема документа обеспечивает автоматизированную навигацию по документу
Правая боковая панель Стили обеспечивает стилевое форматирование элементов документа
Рисунок 1.1. Создание удобной информационной среды
Для этого можно использовать инструментальную ленту Разметка страницы(рис. 1.1), содержащую группу командПараметры страницы. С помощью одноименной кнопки можно открыть диалоговое окноПараметры страницы, содержащее три вкладки:Поля, Размер бумагииИсточник бумаги.
Задание 1.1. Откройте диалоговое окно Параметры страницыи самостоятельно исследуйте команды и операции, размещенные на его вкладках. Обратите внимание на раскрывающийся списокОбычныйна вкладкеПоля, содержащий команды:Обычный, Зеркальные поля, 2 страницы на лист, Брошюра.Когда и зачем вы будете использовать эти команды? Сравните команды в диалоговом окне с командами, содержащимися в раскрывающихся списках лентыРазметка страницы: Поля, Ориентация, Размер, Колонки, Разрывы, Номера строк, Расстановкапереносов. Когда и зачем вы можете использовать эти команды?
В диалоговом окне Параметры страницыоставьте значения, установленные в программе по умолчанию. После завершения исследований сформулируйте свои выводы и коротко запишите их в отчет о выполнении лабораторной работы.
После выбора параметров страницы и определения количества разделов, можно приступить к разметке каждого раздела документа. Основными инструментами разметки являются графические элементы: Таблица, НадписьиСтандартные блоки. Эти элементы будут исследованы в следующих лабораторных занятиях. Тогда же будут рассмотрен более подробно и этап разметки и создания макета документа.