Технологии коллективной работы с документами
Важный документ часто представляет собой плод коллективного труда. Для организации коллективной работы над такими документами обычно используют локальные сети. В сети документ хранится на одном из компьютеров, но обращаться к нему посредством сети может любой пользователь рабочей группы.
Коллективная работа с документами имеет целый ряд особенностей:
необходимо контролировать изменения, вносимые в документ отдельными пользователями;
необходимо управлять доступом к документу и учитывать права пользователей по работе cразделами документа.
Эти особенности приводят к необходимости специально структурировать документ. К обычному документу в любой момент времени имеет доступ только один пользователь. При работе с документами большого размера это вызывает серьезные трудности, если за подготовку разных разделов документа отвечают разные сотрудники. Простейшее решение – распределить разделы документа по разным файлам. Однако в этом случае возникают трудности с оформлением общего оглавления, с алфавитным указателем, механизмом управления ссылками и списками литературы, а также с использованием других средств автоматизации работы с электронным документом. Справиться с этими трудностями позволяет режим главного документа.
Режим главного документа
Режимглавногодокумента. В этом режиме все части документа представляются совместно, как принадлежащие одному документу, хотя каждая из них хранится в отдельном файле и рассматривается как вложенный документ.
Главный документ– это документ контейнер, объединяющий отдельные вложенные документы. Главный документ обеспечивает доступ к вложенным документам, управление общими элементами оформления и общими механизмами служебного аппарата электронного документа.
Вложенный документпредставляет собой часть большого документа, хранимую в отдельном файле. Каждый из вложенных документов можно редактировать независимо.
Существует два подхода к организации работы с главным документом: прямой и обратный. Оба подхода реализуются в режиме структура. В первом случае берется документ сложной структуры и объявляется главным документом. В этом случае его структурные разделы становятся относительно него вложенными документами. При обратном подходе берется коллекция документов простой структуры, после чего она охватывается одним главным документом.
Задание 7.63. Исследуйте технологию создания главного и вложенных документов, выполнив следующие операции:
Откройте документ сложной структуры. Отдельные подразделы документа могут быть только обозначены, а полностью написаны позже. Если у вас такого документа нет, сделайте копию любого лабораторного занятия из данного учебного пособия.
Перейдите в режим структуры: вкладка Вид, группаРежим просмотра документа, командаСтруктура. На инструментальной ленте откроется функциональная вкладкаСтруктура.
Ограничите количество отображаемых уровней заголовков. В группе Работа со структуройвыберите предельный уровень в раскрывающемся спискеПоказать уровень, например,Уровень 4.
Рисунок 7.189. Средства для работы с главным и вложенными документами
Выделите весь документ, который надо распределить по вложенным документам.
Разверните группу Главный документ, нажав кнопкуПоказать документ, и в этой группе нажмите кнопкуСоздать– каждый подраздел документа образует отдельный файл (рис. 7.26). При сохранении документа этим файлам будут присвоены имена, совпадающие с текстом соответствующих заголовков. В нашем примере вложенные документы будут иметь имена:Справочный аппарат документовиСлужебный аппарат документов.
Главный документ может быть представлен в программе двумя способами. В первом случае в тексте главного документа представлено содержимое вложенных документов. Степень детализации сложенных документов зависит от выбранного уровня. На рис. 7.26 выбран Уровень 4и показаны заголовки до четвертого уровня включительно. Если выбратьВсе уровни, то вложенные документы будут представлены полностью, включая текст абзацев (рис.7.27). Если в группеРабота со структуройвыставить флажокПоказать только первую строку,то в каждый абзац будет представлен только первой строкой. Второй случай наступает, если свернуть вложенные документы, нажав одноименную кнопку в группеГлавный документ(рис. 7.28). Здесь вложенные документы представлены ссылками, содержащими имена файлов.
Рисунок 7.190. Вложенные документы в главном документе
Рисунок 7.191. Главный документ с развернутыми вложенными документами
Двойной щелчок по этому значку раскрывает вложенный документ в отдельном окне
Рисунок 7.192. Главный документ со свернутыми вложенными документами
Любой вложенный документ может быть открыт для редактирования двойным щелчком по значку вложенного документа (рис.7.28). Редактирование вложенного документа возможно не всегда. Вложенный документ блокируется в следующих случаях:
с вложенным документом работает другой пользователь;
вложенный документ разрешено открывать только для чтения;
временная блокировка документа с помощью кнопки Заблокировать документна инструментальной панели.
Структуру главного документа можно изменить путем удаления, объединения и разбиения вложенных документов.
Для удаления вложенного документа достаточно установить курсор внутрь него и нажать кнопку Разорвать связь. Текст вложенного документа переносится в главный документ, а ссылка на файл вложенного документа удаляется.
Объединить можно вложенные документы, следующие друг за другом. С помощью значков вложенных документов выделите в главном документе два вложенных документа и нажмите кнопку Объединить. Содержимое второго вложенного документа будет перенесено в файл первого.
Содержимое одного вложенного документа можно распределить по нескольким файлам. Для этого установите курсор в точку разрыва и нажмите кнопку Разделить. Новый файл вложенного документа получит имя по первым словам отделяемого фрагмента.