Форматирование абзацев
Абзацы – основные объекты документа. Это наименьший объект Word, обладающий свойствами содержания и свойствами оформления. Основная задача настройки этих свойств – обеспечение единства формы и содержания.
Функциональные виды абзацев и их форматирование
С функциональной точки зрения различают четыре вида абзацев:
абзацы основного текста;
заголовки разделов;
элементы списков;
ячейки таблиц.
Согласно принципу функциональности форматирования все абзацы основного текста должны иметь одинаковое оформление в пределах документа. Это требование относится и к элементам списков и к ячейкам таблиц. Заголовки разделов разных уровней должны форматироваться по-разному. Чем выше уровень заголовка, тем он более выразителен. Существуют специальные виды гарнитур, предназначенные для форматирования заголовков. Разработаны тематические гарнитурные наборы, внешний вид которых согласуется с тематическим или стилевым содержанием документа. Если не прибегать к специальному форматированию и оставаться в пределах универсальных подходов, то для заголовков рекомендуется использовать гарнитуру, альтернативную гарнитуре основного текста.
Выравнивание в абзацах.В абзацах применяется четыре типа выравнивания:
выравнивание по левому краю;
выравнивание по правому краю;
выравнивание по центру;
выравнивание по ширине.
Средства управления выравниванием располагаются в группе Абзацна вкладкеГлавная. Если абзацы выровнены по ширине, то документ выглядит более совершенно. Однако применять такое выравнивание следует осторожно. Выравнивание строк осуществляется за счет растягивания пробелов между словами. При этом возможны неуправляемые искажения визуальной однородности текста. Эти искажения можно устранить, используя переносы. Однако механизм автоматической расстановки переносов из-за своего несовершенства порождает новые проблемы - возникновение ошибок при переносах. Документы приходится править вручную, используя гибкие переносы и пробелы фиксированной ширины. Поэтому выравнивание по ширине – трудоемкий механизм, требующий большого объема ручной доводки, к которому без особой необходимости лучше не обращаться. Выравнивание по правому края в документах на русском языке используется редко и, как правило, в целях специального форматирования. Так могут оформляться заголовки дополнительных материалов, например, таблиц или числовые данные в ячейках таблиц. Выравнивание по центру используется для оформления заголовков и данных в ячейках таблицы.
Абзацные отступы. Отступы абзацев – это параметры, определяющие горизонтальное положение строк абзаца относительно левого и правого вертикальных полей печатной страницы. Различают следующие виды отступов: отступ абзаца справа и слева; отступ и выступ первой строки абзаца.
Левое поле страницы
Правое поле страницы
Отступ первой строки (1 см)
Отступ абзаца слева (1 см)
Отступ абзаца справа (2 см)
Выступ первой строки
Рисунок 2.26. Абзацные отступы
Левый отступ служит для выделения абзаца на странице и подчеркивает структуру документа. Чем ниже функциональный уровень раздела, тем больше левый отступ. Отступ первой строки («Красная строка») повышает различимость абзаца и упрощает беглый просмотр документа. Выступ первой строки не только повышает различимость и помогает найти сообщение, но и позволяет пропустить абзац, если он не нужен читателю.
Базовым средством настройки является диалоговое окно Абзац(рис. 2.3). Для оперативного управления отступами служат средства, расположенные в группеАбзацвкладкиГлавнаяи в группеАбзацвкладкиРазметка страницы.
Рисунок 2.27. Средства для форматирования абзацев
Интервалы в абзаце.В программе различают междуабзацные и междустрочные интервалы. Основная функция междуабзацных интервалов – обособление абзацев и заголовков для оптимального представления структуры документа. Регулировка этого интервала может быть проведена с помощью счетчиковПередиПослев окнеАбзац. Настраивают междуабзацные интервалы в соответствии с принципом функциональности форматирования:
чем выше заголовка раздела, тем больше интервал;
величина интервала перед заголовком в 2-3 раза больше, чем величина интервала после заголовка;
если абзацы основного текста имеют отступ/выступ первой строки, то они не должны иметь междуабзацные интервалы и наоборот, если «красной строки» нет, то должны быть междуабзацные интервалы.
Междустрочный интервал измеряется в единицах высоты шрифта. Одинарный междустрочный интервал недостаточен для комфортной работы с документом и применяется для черновых работ и при необходимости экономить бумагу. Для комфортного чтения оптимальная величина этого интервала находится в диапазоне от 120% (шрифты с засечками на концах букв) до 150% (шрифты без засечек). Если же документ готовится для ручного редактирования и правки, следует применять двойной интервал (200%). Двойной междустраничный интервал применяют также в учебных документах, если руководитель не указал иного. Базовые средства управления и оперативные средства настройки находятся там же, где и средства для отступов.
Вкладка Положение на страницепозволяет задать особую группу свойств, определяющих взаимодействие текущего абзаца с другими абзацами и элементами печатной страницы (табл. 2.4). На этой же вкладке приведены элементы управления для настроек исключений форматирования (табл. 2.5).
Таблица 2.8. Свойства положения на странице
|
Параметр |
Описание |
Рекомендации |
|
Запрет висячих строк |
При разрыве абзаца между страницами не принято ни оставлять, ни переносить одну строку. Такие строки называют висячими. |
Установить для всех видов абзацев |
|
Не отрывать от следующего |
Настройка обеспечивает неразрывную связь пары абзацев. Обычно такую пару образуют заголовок и следующий за ним абзац основного текста |
Установить для заголовков |
|
Не разрывать абзац |
Установка этого флажка запрещает разрыв абзаца между страницами |
Установить для заголовков |
|
С новой страницы |
Абзац начинается с новой страницы. Эту настройку применяют только для заголовков разделов высших уровней. |
Установить для заголовков высших уровней |
Таблица 2.9. Настройка исключений форматирования
|
Параметр |
Описание |
Рекомендации |
|
Запретить нумерацию строк |
Нумерация строк применяется либо при подготовке проектов к коллективному обсуждению, либо при создании специальных документов: прайс-листов, спецификаций и т.п. |
Установить для заголовков |
|
Запретить автоматический перенос слов |
Переносы неуместны в заголовках и таблицах. Часто их избегают в нумерованных списках, а также во всех абзацах, не имеющих выравнивания по ширине. |
Установить для заголовков и других абзацев при необходимости |
Задание 2.25. Самостоятельно исследуйте базовые средства форматирования абзацев, расположенные на вкладках Отступы и интервалыиПоложение на страницеокнаАбзац. Особое внимание обратите на флажкиЗеркальные отступы,Запрет висячих строки т.д. Результаты исследований зафиксируйте в отчете.