Расчёт потребности в персонале

Расчёт численности персонала может быть:

• текущим или оперативным

• долговременным или перспективным.

Текущая потребность в персонале

Общая потребность предприятия в кадрах А определяется как сумма:

А = Ч + ДП, где

Ч - базовая потребность в кадрах, определяемая объёмом производства;

ДП - дополнительная потребность в кадрах.

Базовая потребность предприятия в кадрах Ч определяется по формуле:

Ч = ОП / В, где

ОП - объём производства;

В - выработка на одного работающего.

Более конкретные расчёты производятся отдельно по следующим категориям:

• рабочие - сдельщики (с учётом трудоёмкости продукции, фонда рабочего времени, уровня выполнения норм)

• рабочие - повременщики (с учетом закрепленных зон и трудоемкости работы, норм численности персонала, трудоемкости нормированных заданий, фонда рабочего времени)

• ученики ( с учетом потребности в подготовке новых рабочих и плановых сроков обучения)

• обслуживающий персонал (ориентируясь на типовые нормы и штатное расписание)

• руководящий персонал (определяется исходя из норм управляемости).

Дополнительная потребность в кадрах

ДП - это различие между общей потребностью и наличием персонала на начало расчетного периода.

При расчете дополнительной потребности учитываются:

• развитие предприятия (научно обоснованное определение прироста должностей в связи с увеличением производства)

ДП = А_пл - А_б, где

А_пл и А_б - общая потребность в специалистах в планируемый и базовый периоды;

· частичная замена практиков, временно заменяющих должности специалистов

ДП = А _пл S К _в, где

К _в - коэффициент выбытия специалистов (практика показывает, что это 2- 2 % от общей численности в год);

• возмещение естественного выбытия работников, занимающих должности специалистов и руководителей (оценка демографических показателей кадрового состава, учет смертности)

• вакантные должности, исходя из утвержденных штатов, ожидаемого выбытия работников.

Долговременная потребность в специалистах.

Этот расчёт осуществляется при глубине планирования на период более трёх лет. При определении потребности в специалистах на перспективу и отсутствии детальных планов развития отрасли и производства применяют метод расчета исходя из коэффициента насыщенности специалистами, который исчисляется отношением числа специалистов к объёму производства. С учетом показателя А (потребность в специалистах) будет выглядеть следующим образом:

А = Ч _р S K _н, где

Ч _р - среднесписочная численность работающих;

К _н - нормативный коэффициент насыщенности специалистами.

Кадровое планирование реализуется посредством осуществления целого комплекса взаимосвязанных мероприятий, объединенных в оперативном плане работы с персоналом. Для его разработки необходимо с помощью специально составленных анкет собрать следующую информацию:

• сведения о постоянном составе персонала (имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и др.);

• данные о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, национальная структура; удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих, квалифицированных рабочих и т.д.);

• текучесть кадров;

• потери времени в результате простоев, по болезни;

• данные о продолжительности рабочего дня (полностью или частично занятые, работающие в одну, несколько или ночную смену, продолжительность отпусков);

• заработная плата рабочих и служащих (ее структура, дополнительная заработная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);

• данные об услугах социального характера, предоставляемые государством и правовыми организациями (расходы на социальные нужды, выделяемые в соответствии с законами, тарифными договорами, добровольно).

Анкеты следует составлять таким образом, чтобы наряду с производственными целями они могли служить и кадровому планированию. Информация о персонале представляет собой совокупность всех оперативных сведений, а также процессов их обработки для кадрового планирования. Она должна отвечать следующим требованиям:

• простоты – это значит, что информация должна содержать столько данных и только в том объеме, сколько необходимо в данном случае;

• наглядности – сведения должны быть представлены таким образом, чтобы можно было быстро определить главное, избежать многословия. Для этого нужно использовать таблицы, графики, цветное оформление материала;

• однозначности – сведения не должны быть неясными, в их толковании следует следить за семантической, синтаксической и логической однозначностью материала;

• сопоставимости – сведения должны приводиться в сопоставимых единицах и относиться к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и вне ее;

• преемственности – сведения о кадрах, подаваемые за разные временные периоды, должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы предоставления;

• актуальности – сведения должны быть свежими, оперативными и своевременными, т. е. предоставляться без опозданий.

9. Набор персонала.

Набор персонала: понятие и место в рекрутинге персонала. Внутренние и внешние источники набора персонала: сравнительный анализ их достоинств и недостатков. Методы набора персонала, оценка их  эффективности. Правила успешного поиска работы и составления резюме.

В крупных организациях набор персонала осуществляет кадровая служба, в частности, отдел по набору на работу. Запросы на подбор специалистов могут поступать и от линейных менеджеров. Важно отметить, что при проектировании процедур приема и осуществлении самого набора менеджеры по персоналу должны работать в тесном контакте с линейными менеджерами.

Набор персонала – это комплектование необходимого резерва кандидатов на все должности и рабочие места, из которого организация (предприятие) отбирает подходящих для нее работников.

Процесс набора персонала состоит в реализации 7 последовательных этапов.

1. Планирование – определение потребностей в персонале, в качестве и количестве.

2. Разработка требований к должностям или видам деятельности.

3. Поиск персонала во внутренней и внешней среде.

4. Создание базы данных кандидатов на вакантные должности.

Существуют внутренние и внешние источники привлечения кандидатов.

Внутренние источники – это люди, работающие в организации.

В ряде зарубежных странах, например Япония, при появлении вакансий принято вначале объявлять конкурс на замещение должности из своих сотрудников и только потом, в случае отрицательных результатов, приглашать к участию в конкурсе специалистов со стороны.

Методы набора персонала из внутреннего источника:

Внутренний конкурс. Кадровая служба рассылает во все подразделения информацию об открывшихся вакансиях, извещает всех работающих об этом, просит их порекомендовать своих друзей и знакомых.

Совмещение профессий. В этих случаях используют совмещение должностей самими работниками фирмы (если исполнитель требуется на короткое время, для выполнения небольшого объема работы).

Ротация. Весьма эффективна для некоторых организаций, особенно для тех, которые находятся в стадии интенсивного развития. Комплектование управленческих кадров проходит с использованием внутренних источников путем перемещения руководителей. Варианты перемещений:

• повышение (или понижение) в должности с расширением (или уменьшением) круга должностных обязанностей, увеличением (уменьшением) прав и повышением (понижением) уровня деятельности;

• повышение уровня квалификации, сопровождающееся поручением руководителю, более сложных задач, не влекущим за собой повышения в должности, но сопровождающимся повышением зарплаты;

• смена круга задач и обязанностей, не вызванная повышением квалификации, не влекущая за собой повышения в должности и роста заработной платы (ротация).

К внешним источникам подбора персонала относится все то неопределенное количество людей, которые способны работать в организации, но не работающих в ней в настоящий момент.

Центры занятости. Многие фирмы и компании используют местные центры занятости в качестве источника для найма людей. Эти службы могут помочь найти не слишком квалифицированный персонал (для простой, рутинной работы, возможно, требующий не полной занятости).

Агентства по найму (кадровые агентства). Многие менеджеры по персоналу пользуются услугами агентств по найму, чтобы сэкономить время и избежать трудностей при поиске нового персонала.

Агентству предоставляется заявка на специалистов с указанием должности, оклада, содержания деятельности, ориентировычных критериев поиска и отбора. Как правило, хорошо работающее агентство представляет нескольких кандидатов, чтобы работодатель сделал свой выбор самостоятельно. На представленных специалистов может быть дана «гарантия», которая вступает в силу в случае увольнения специалиста по собственному желанию или некомпетентности в течение оговоренного срока. В этом случае агентство обязано бесплатно представить других кандидатов на данную должность.

Самостоятельный поиск через средства массовой информации. Многие серьезные фирмы предпочитают самостоятельно искать и отбирать кандидатов на работу. В этом случае очень важно хорошо себе представлять, к каким СМИ они обращаются.

Необходимо правильно сформулировать информационное объявление, чтобы привлечь внимание наиболее подходящих кандидатов. Целесообразно в объявлении отметить некоторые особенности интересующего вас персонала (ограничения при наборе), например, образование, особый опыт работы или, наоборот, отсутствие практического опыта.

Источники	Преимущества	Недостатки
Внутренние	Возможность самореализации в фирме воспринимается как поощрение успешной работы. Работа с людьми, которые уже известны и сокращаются фин. Затраты на подбор персонала.	Возможен риск осложнений личных взаимоотношений между сотрудниками, может возникнуть «семейственность».
Внешние	Выбор из большого числа кандидатов. Новые люди – новые идеи и приемы работы.	Адаптация нового сотрудника, возможно ухудшение морально-психологического климата среди давно работающих.

Объявление о найме на работу. Мировой стандарт объявления:

1. Логотип организации

2. Наименование организации

3. Специфика деятельности организации

4. Наименование вакансии

5. Основные функции на данной должности, с учетом негативных моментов

6. Требования к кандидату

7. Гарантии или привлекательные моменты

8. Форма подачи заявления

9. Конечный срок подачи заявления

10. Адрес, и телефон организации

Ф.И.О. лица, которое дает дополнительную информацию.

Резюме

- это документ, который предназначен для трудоустройства и содержит краткие сведения биографического характера.

Резюме - является интернациональным документом, давно и широко используется в международной практике.

Резюме – самохарактеристика, объективка (жизнеописание) – одно из самых эффективных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда.

Резюме – это товарное описание ваших способностей при продаже. Оно не может быть ложным и не может быть беспристрастным. Оно должно отображать три основных качества требуемых от сотрудника:

• образованность

• продуктивность

• неограниченность возможностей.

Специалист знающий себе цену должен писать резюме только сам.

Цель резюме – привлечь внимание к себе при первом же заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить пригласить кандидата на личную встречу.

На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от ваших стереотипов восприятия людей.

По оформлению к резюме не предъявляют жестких требований. Однако, изложение текста должно быть:

• кратким

• четким

• не более 1 страницы

Особенность:

все сведения об образовании и трудовой деятельности излагаются в обратном хронологическом порядке.

В графе «Дополнительные сведения» может указываться следующая информация:

• знание иностранных языков

• наличие печатных трудов

• проф. навыки по другой специальности

• интересы претендента и т.д.

10. Отбор персонала

Отбор персонала: понятие и процедура. Основные этапы отбора: анализ документов, медицинский осмотр,  тестирование, отборочное собеседование. Виды и условия проведения отборочных собеседований. Правила поведения претендентов на рабочие места на этапе отбора.

Отбор персонала - это процесс, в котором организация (предприятие) выбирает из претендентов на должность одного или нескольких лиц, наилучшим образом отвечают требованиям в конкретных условиях.

В современных условиях развития национальных экономик, на большинстве фирмах и предприятиях индустриально развитых стран кандидат должен пройти 7 этапов отбора:

1. Предварительная отборочная беседа.

2. Заполнение бланка-заявления и автобиографической анкеты.

3. Беседа по найму (интервью).

4. Тестирование.

5. Проверка рекомендаций и служебного списка.

6. Медицинский осмотр.

7. Принятие решения о приеме на работу.

Наиболее сложным является этап тестирования. С помощью тестов проверяются умственные способности, двигательные и физические возможности, оцениваются интересы, достижения и решения тестовых заданий претендентом.

В случае прохождения первых 6 этапов отбора несколькими претендентами, при ограниченности количества вакансий включается этап конкурсного отбора претендентов, который состоит из следующих элементов:

• создание и работа конкурсной комиссии;

• подбор кандидата на конкурсе;

• отбор на конкурсе;

• выборы среди кандидатов на конкурсе.

• документ удостоверяющий личность (паспорт);

• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц подлежащих призыву

на воинскую службу);

• трудовая книжка (это основной документ о трудовой деятельности и трудовом

стаже работника);

• документ об образовании (диплом, аттестат или др. документы);

• медицинская книжка

• страховое свидетельство гос. пенсионного страхования;

• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);

• др. документы.

В процессе поиска и отбора кандидатов на вакантную должность кадровая служба использует такие документы как:

• анкета

• резюме

• автобиография

• рекомендательное письмо

Рассмотрим их более подробным образом.

Анкета

- это документ кадровой службы, который представляет собой опросный лист для получения сведений биографического характера о работнике

Чаще всего анкету используют при поступлении на работу в организации с повышенными требованиями к личности кандидатов (претендентов). Это может быть связано с работой на руководящих должностях, работой в гос. органах управления, работой с конфиденциальной информацией и т.д.

Требования предъявляемые к заполнению анкеты:

1. собственноручно работником

2. без помарок

3. без исправлений

4. четко и разборчивым почерком

5. без сокращений

6. не допускаются прочерки

7. ответы на основании документов

Кадровая служба проверяет соответствие анкетных данных, трудовой деятельности и учебы представленным документам работника.

Анкета подписывается:

• поступающим работником

• сотрудником кадровой службы с проставлением печати

Как правило, анкета составляется в 1 экземпляре, за исключением случаев, когда работа связана с секретными документами или материальными ценностями - 2 экземпляра.

Анкета хранится в личном деле работника - 75 лет (для руководителей постоянно).

Автобиография

- это документ, который содержит сведения о жизни и трудовой деятельности работника и используется кадровой службой для получения дополнительных данных о работнике.

Автобиография составляется - работником (собственноручно).

Порядок изложения текста автобиографии:

1. сведения о себе

2. сведения о ближайших родственниках

3. сведения об образовании и трудовой деятельности (в хронологической последовательности)

4. дополнительные сведения в конце текста

5. дата и подписи составителя

В автобиографии может содержаться информация, не нашедшая отражение в анкете, резюме или личном листке, например: о причинах увольнения, смены специальности и др. (доп. сведения). Автобиография хранится в личном деле 75 лет.

Рекомендательное письмо

- этот документ получил широкое распространение в РФ с приходом на наш рынок западных компаний.

Как правило, рекомендательное письмо просят представить при поступлении на работу. Подобная информация пересылается конфиденциальным письмом.

Некоторые работники, приступая к поиску нового места работы, предпочитают получить рекомендательные письма заранее и в резюме сообщают о наличии таких документов.

Рекомендательные письма хранятся в личном деле работника (75 лет). Рекомендательные письма не принятых на работу, хранятся - 1 год.