- •С. П. Никаноров. Конструирование организаций –состояние, значение, проблемы
- •Предисловие автора
- •Часть I. Руководство, системы, организации и выработка решений Глава 1. Управление процессом выработки решений
- •Цели книги и ее предмет
- •План книги
- •Глава 2. Система управления и смысл организации
- •Сущность и цели действий организованных групп
- •Характерные черты формирования решений
- •Часть II. Модель процесса формирования решений в организации Глава 3. Проектирование системы управления
- •Механизм выявления проблем (2-й этап)
- •Книга регистрации документов
- •Главная контрольная картотека, используемая подразделением управления
- •Исследование проблем (3-й этап)
- •Поиск альтернатив решения (4-й этап)
- •Выбор наилучшей альтернативы (5-й этап)
- •Механизм определения сферы влияния предложения и согласования решений в организации (6-й этап)
- •Результаты анализа (5-й этап)
- •I. Требуемые капиталовложения
- •II. Выгоды от проекта в следующем году
- •III. Расчет чистого дохода, направляемого на неотложные выплаты
- •Картотека согласования решений (6-й этап)
- •Калькуляция дохода в отделе (6-й этап)
- •Отчет о совещании руководителей низшего уровня (6-й этап)
- •Матрица дохода от альтернатив решений (6-й этап)
- •Процедура утверждения решения (7-й этап)
- •Приказ о подготовке к реализации решения (8-й этап)
- •Процесс подготовки к вводу решений в действие (8-й этап)
- •Управление применением решений (9-й этап)
- •Проверка эффективности решения (10-й этап)
- •Механизм проверки эффективности решения (10-й этап)
- •Проверка эффективности решений в больнице (10-й этап)
- •Масштаб системы управления
- •Глава 4. Определение целей организации
- •Глава 5. Формирование решений в организации
- •Выявление проблем организации (2-й этап)
- •Анализ проблем и постановка диагноза (3-й этап)
- •Поиск решения проблемы (4-й этап)
- •Выбор наилучшего решения (5-й этап)
- •Глава 6. Согласование решений в организации
- •Предлагаемый подход
- •Глава 7. Приведение решения в действие71
- •Утверждение решения (7-й этап)
- •Делегирование полномочий
- •Подготовка к вводу решений в действие (8-й этап)
- •Управление применением решения (9-й этап)
- •Проверка эффективности решения (10-й этап)
- •Содержание решения
- •Форма внутрибольничных распоряжений и процедур
- •Глава 8. Выбор методов решения проблем
- •Обзор существующих методов
- •Определение места приложения новых методов
- •1.Определение целей организации
- •Стратегия выбора методов86
- •Механизм выбора методов
- •Предписание об участии в решении проблемы
- •Руководитель как специалист
- •Изменения в методах формирования решений
- •Руководитель –динамичная профессия
- •Часть III. Деятельность руководства высшего уровня по выбору, построению и использованию системы управления Глава 9. Выбор системы управления
- •С р а в н е н и е м о д е л е й
- •Глава 10. Подготовка к вводу в действие системы управления, ее использование и поддержание работоспособности
- •Принятие системы руководителями организации
- •Подготовка системы к вводу в действие
- •Действие системы управления
- •Поддержание работоспособности системы
- •Глава 11. Контроль действия системы управления
- •Контроль качества и количества решений
- •Контроль системы управления
- •Ежемесячный сводный отчет о системе управления
- •Отчет о ходе решения проблем
- •Часть IV. Пример проектирования системы управления и проблема проявления индивидуальности в организациях Глава 12. Опыт создания системы управления больницей131
- •Поступление решений по взаимодействию отделений
- •Глава 13. Возможность проявления индивидуальности в организации
- •Часть V. Оценка бюрократической системы управления Глава 14. Перестройка бюрократической системы управления
- •Характерные черты бюрократической модели
- •Симптомы проблем
- •Общая критика бюрократической организации
- •Глава 15. Примеры для упражнений
- •Отдел сбыта (пример а)
- •Отдел электроники (пример б)
- •Выполнение десяти этапов процесса формирования решений (к примеру б)
- •Отдел электроники другого типа (пример в)
- •Конструкторско-технологический отдел (пример г)
- •Отдел сбыта фирмы по производству лекарств (пример д)
- •Сборочный завод (пример е)
- •Отдел организации производства (пример ж)
- •Два примера решения проблем этой системой
- •Литература
- •Оглавление
- •Глава 4. Определение целей организации 50
Отдел электроники (пример б)
Рассмотрим работу отдела электроники некоторой фирмы. Для анализа используем табл. 15.1,где показано, как решаются десять конкретных проблем. Слова «да» и «нет» означают, соответственно, выполнение и невыполнение каждого из этапов выработки решений. В этой организации нет заранее спланированного механизма выработки решений и выявления проблем (который распределяет проблемы по определенным каналам, чтобы были предприняты запланированные действия). Приведенный ниже пример решения одной конкретной проблемы характеризует принятую в ней систему выработки решений.
Проблема, о которой в служебной записке на имя руководителя отдела электроники сообщила бухгалтерия фирмы, состоит в том, что зарегистрирован перерасход ожидаемой суммы затрат на разработку и производство электронного устройства. Указывается размер перерасхода (по заработной плате и материалам) и предполагается, что отделение не придерживалось ранее рассчитанных, предусмотренных и включенных в бюджет сумм и направлений их расходования; в служебной записке указывается проблема (2-й этап) и выдвигается гипотеза о ее причинах (3-й этап). Построение решения далее проходило по следующей схеме:
1.Копию служебной записки направили руководителям конструкторского, административного и производственного отделов с просьбой дать ответ в недельный срок.
2.Конструкторский и производственный отделы составили совместную объяснительную записку, чтобы оправдать действия этих подразделений. В ней указывалось на недостаточно полную спецификацию в заявках заказчиков и потребителей, перечислялись технические проблемы, с которыми столкнулись конструкторский и производственный отделы, и подчеркивалось, что будут приложены все усилия для наведения порядка в финансовых операциях.
Выполнение десяти этапов процесса формирования решений (к примеру б)
|
Проблемы проектирования |
Определение целей (1) |
Выявление проблем (2) |
Исследование проблем (3) |
Поиск решении (4) |
Оценка и выбор решений (5) |
Согласование решений (6) |
Утверждение решений (7) |
Подготовка к вводу решений (8) |
Управление применением решений (9) |
Проверка эффективности решений (10) |
Число выполненных этапов | |
|
1 |
Закупить дополнительные вы |
да |
нет |
нет |
да |
да |
нет |
да |
да |
да |
нет |
6 |
|
|
числительные машины |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Перенести требования военных |
да |
нет |
нет |
да |
да * |
нет |
да |
да |
да |
нет |
6 |
|
|
организаций на коммерческую |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
продукцию |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Нехватка рабочей силы в про- |
да |
да |
нет |
нет |
да * |
нет |
да |
да |
да |
нет |
6 |
|
|
изводстве |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Закупить стандартное станочное |
да |
нет |
нет |
нет |
да |
нет |
да |
да |
нет |
нет |
4 |
|
|
оборудование |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Приобретение ЭВМ привело |
да |
да |
нет |
нет |
нет |
нет |
нет |
нет |
нет |
нет |
2 |
|
|
к перерасходу бюджета ** |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Число случаев выполнения этапа |
5 |
2 |
0 |
2 |
4 |
0 |
4 |
4 |
3 |
0 |
24 |
|
1 |
Расширить издательский отдел |
да |
нет |
нет |
нет |
нет |
нет |
да |
да |
нет |
нет |
3 |
|
2 |
Начать кампанию по подбору |
да |
"нет |
нет |
нет |
нет |
нет |
да |
да |
да |
нет |
4 |
|
|
руководителей из персонала |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
фирмы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Принять решение о приглашении |
да |
да |
нет |
нет |
да . |
да |
да |
да |
да |
нет |
7 |
|
|
инструктора |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Расширить плановый отдел |
да |
нет |
нет |
нет |
нет |
нет |
да |
да |
нет |
нет |
3 |
|
5 |
Нанять помощников начальников |
да |
нет |
нет |
нет |
нет |
нет |
да |
да |
нет |
нет |
3 |
|
|
отдела |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Число случаев выполнения этапа |
5 |
1 |
0 |
0 |
1 |
1 |
5 |
5 |
2 |
0 |
20 |
* Предлагалось только одно решение.
** Проблема была выявлена, но никаких действий не предпринималось
3.Приняли на работу помощника руководителя административного отдела, на которого возложили ответственность за составление бюджета и контроль за его исполнением.
Из всех этапов процесса выработки решения только 6-й (при составлении записки было достигнуто согласие между руководителями перечисленных отделов) и 7-й этапы (начальник соответствующего отдела утвердил прием на работу руководителя по вопросам бюджета) были выполнены самим подразделением.
В настоящее время нет четкого разграничения функций и роли руководителей. Существует только общий тезис о том, что руководитель несет ответственность за служебную переписку и за все, что связано с обменом информацией. В действующей системе выработки решений нет полной ясности главным образом потому, что отсутствуют методология и нормы, с помощью которых можно контролировать систему управления. В табл. 15.1приведена случайная выборка принятых решений и выявленных проблем в этой организации. Здесь указаны четыре выработанных решения проблем проектирования (1, 2, 3и 4)и одна проблема, по которой не было предпринято никаких дальнейших действий (5);перечень административных проблем организации содержит только те решения, которые были приняты и реализованы.
Вопросы к примеру Б
1. Оцените изображенную в табл. 15.1 сетку решений с точки зрения возможности ее использования для выяснения эффективности процесса выработки решений. Какие она имеет достоинства и недостатки?
2. Что обозначают цифры в крайней правой графе?
3. Что обозначают цифры в последней строке с записью «итого»?
4. Какая дополнительная информация необходима, чтобы выяснить, как протекал процесс выработки решений в конструкторском и производственном подразделениях?
5. Помогает ли табл. 15.1 обнаружить проблемы, которые требуют дальнейшего анализа? Объясните.