Приказ о подготовке к реализации решения (8-й этап)

Кому ____________________________________ Дата _________________________

Проблема № _____________________ Решение № ___________________

Начать подготовку к реализации решения _____________________________________________________________________________

Примерная дата завершения работ ___________________

Примечания ______________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________

(Эта часть для руководителя работ)

Дата фактического начала ________________________ Дата завершения ______________________

Кадры, которые будут использованы _________________________________________________________________________________

Специальное оборудование, которое будет использовано ________________________________________________________________

Необходимы наличные деньги или оборотные фонды

Последовательность операций _______________________________________________________________________________________

Примечания ______________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________

(Эта часть используется только ревизором)

Даты проверки ____________________________ Кто проверял _________________________________

Форма составляется в 3 экз. : 1-й–руководителю работ, 2-й– ревизору, 3-й–подразделению управления

Процесс подготовки к вводу решений в действие (8-й этап)

Процесс подготовки к вводу решения в действие изла­гается в самом решении. Поэтому опишем только отдельные задачи, которые должны осуществляться при модификации ресурсов организации. Отделу кадров, например, следует начать программу обучения или нанять новый персонал. В любом решении предусмотрены время и затраты на подготовку реализации решения.

Получив утвержденное решение, подразделение управ­ления сообщает руководителям, что можно начать подготов­ку к его реализации. Оно снова составляет маршрут и гра­фик прохождения подготовки реализации решения через различные фазы и назначает ответственных за них руководи­телей. Некоторые части решения могут выполняться одно­временно, а другие – только последовательно; например, финансовый отдел должен получить дополнительный кре­дит, прежде чем отдел кадров сможет нанять новых работ­ников.

В ходе выполнения графика работ подразделение управ­ления рассылает инструкции по подготовке реализации решения различным руководителям; в них, в частности, указывается ожидаемая дата завершения работ (форма 3.13). В участвующих подразделениях копия этого решения под­шивается в дело действующих инструкций, и с наступле­нием установленной даты решение начинает действовать.

Управление применением решений (9-й этап)

Чтобы организация была готова к некоторым событиям, некоторые решения заранее программируются, и подразде­ление управления приводит в действие эти программы так, как было описано. Этот механизм предварительного про­граммирования решений дает возможность не только пла­нировать будущую деятельность организации, но также помогает координировать действия подразделения инфор­мации (т. е. сенсорного устройства) и оперативных подраз­делений организации. Если организация запланировала определенные изменения на случай возникновения особых ситуаций во внешней среде, то подразделение информации (когда ему станет известно об их возникновении) может известить все заинтересованные отделы о необходимости осуществить запрограммированное решение. (В каждом решении также определяются условия его применения, и теоретически организация полностью адаптировалась бы, если бы заранее предусмотрела меры против всех возможных случайностей. Каждое оперативное подразде­ление имело бы набор решений. Конечно, время от времени решения изменялись бы, но если бы вводилось новое реше­ние, оно применялось бы в соответствии с обычной, отра­ботанной процедурой.)

Главная обязанность руководителя среднего уровня, возглавляющего некоторое подразделение, состоит в том, чтобы поддерживать способность подразделения осуществ­лять предписанные ему решения. Работники покидают организацию (увольняются или уходят на пенсию) и их нужно кем-то заменить; машины выходят из строя, изнаши­ваются; сырье может быть низкого качества; здания необхо­димо ремонтировать; нужно ремонтировать или время от времени закупать оборудование; всегда в наличии должно быть сырье и вспомогательные материалы. В решениях содержатся указания, как разрешать эти проблемы, но необходимо заполнять формы требований и передавать их в соответствующие подразделения.

Таким образом, если руководитель полностью знает все действующие решения, он будет постоянно следить за тем, чтобы работники выполняли их, и, если потребуется, вне­сет в них небольшие коррективы. При возникновении серьезных проблем он будет искать подходящее решение в справочнике решений. Если подходящего решения нет, он заполнит форму, фиксирующую выявленную проблему, и пошлет ее подразделению управления. Именно на этапе управления применением решения оно превращается из до­кумента в действие; и обязанность руководителей состоит в том, чтобы служить связующим звеном между инструк­цией и работником.

ФОРМА 3.14