Контроль системы управления

Механизм контроля 2 обеспечивает управление всей системой и тем самым обеспечивает руководству высшего уровня обратную связь от результатов его собственной дея­тельности. Этот механизм дает возможность определять, работает ли система формирования решений так, как это ожидалось, встречались ли какие-либо трудности при вводе системы в действие и достаточно ли эффективно поддержи­вается работоспособность системы.

Обратная связь механизма контроля 1 помогает каждо­му руководителю среднего уровня стать уверенным в том, что его действия согласуются с установленными для систе­мы управления нормами действий. Однако недостатки реше­ний могут быть вызваны ошибками не только руководителей среднего уровня, но и руководством высшего уровня. Руководители могут следовать заранее определенным про­цедурам, но тем не менее результаты их деятельности не бу­дут отвечать ожидаемым нормам из-за каких-либо ошибок руководства высшего уровня. Так, различные части меха­низма формирования решения могут оказаться нереализуе­мыми; оценки отдачи могут потребовать корректиров­ки, программы подготовки могут оказаться недостаточными.

Механизм контроля 2, показанный на рис. 11.3, обеспе­чивает два возможных подхода. В соответствии с первым из них (модель А) собираемая информация о результатах действия системы управления сравнивается с нормой или желаемым результатом; если существует расхождение, то систему управления изменяют. Модель Б описывает анало­гичный процесс, разница заключается в том, что собирается информация о процессе системы, а не о ее выходе. Если в этом случае имеются отклонения, то систему также изме­няют.

Учитывая сказанное, можно приступить к обсужде­нию характеристик каждого из четырех элементов рассмат­риваемого механизма контроля.

Нормы действий руководителей.Нормой действий руко­водителей (первым элементом контроля системы управле­ния) является ожидаемая отдача от всех решений. Эта вели­чина была установлена при выборе модели системы управ­ления. (В гл. 9 упоминалось о модели, которая вырабаты­вает 500 решений в год. Ожидаемая дополнительная прибыль, получаемая от одного решения, составляла 20 000 долл. и ожидаемый выход системы управления со­ставлял 10 млн. долл. в год.) На практике маловероятно, чтобы фактический выход какой-либо системы был в точ­ности равен ожидаемому выходу. Возникают различные отклонения; вот почему руководство высшего уровня при определении норм действий руководителей должно учи­тывать, насколько допустимо отклонение и когда следует предпринимать корректирующие действия для его ликви­дации. Предположим, что диапазон допустимых отклонений для системы управления с выходом 10 млн. долл. в год составляет, например, 5%, или 1 млн. долл. в год. При еже­квартальной сумме 2,5 млн. долл. отдача может колебаться в пределах ±125 000 долл. Рис. 11.ЗА иллюстрирует при­веденный пример.

Поскольку ожидаемая квартальная отдача составляет 2,5 млн. долл., допустимая минимальная отдача равна 2,25 млн. долл., а максимальная – 2,75 млн. долл. Следо­вательно, в течение первых двух лет работы отдача системы управления находилась в допустимых пределах. Однако к концу второго года отдача стала значительно ниже допу­стимой цифры, что ясно указывает руководству высшего уровня на то, что в системе управления организа­цией имеются недостатки.

Руководство высшего уровня должно также за­интересоваться, когда си­стема работает значительно лучше, чем ожидалось. По­скольку основной целью контроля системы управле­ния является обеспечение поддержания установлен­ного выхода, руководство высшего уровня может быть уверено в достижении этой цели лишь в том случае, если система работает так, как предполагалось. Зна­чительные отклонения ука­зывают на то, что элементы системы управления не работают так, как предполагалось, и подлежат корректировке, которая в рассмотренном слу­чае может состоять всего лишь в увеличении ожидаемой отдачи, поскольку первоначально установленная отдача оказалась явно заниженной.

Воспринимающее устройство.Воспринимающее устрой­ство (второй элемент схемы регулирования) оценивает, насколько хорошо функционирует система управления, и выпускает ряд соответствующих отчетов для руководства высшего уровня. Руководство высшего уровня, которое ежемесячно проводит анализ результатов деятельности, получает информацию о количестве выработанных руково­дителями решений, а также об их стоимости, выходе и отда­че. Эти данные сравниваются с ожидаемым количеством решений, их стоимостью, выходом и отдачей. Найденная разность фиксируется (форма 11.1).

ФОРМА 11.1