6. Схема ведения документации при автоматизированной форме бухгалтерского учета

Составления графика документооборота и разработка плана документации операций является важным участком организации учетных работ. На предприятиях применяются формы первичных и сводных документов, а также формы регистров синтетического и аналитического учета. Непременным условием качественной организации учета должно быть составление графика документооборота.

Документы – это основные информационные ресурсы предприятия. Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

Документация – один из элемента метода бухгалтерского учета. Это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета. Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. Оформление хозяйственных документов называется документацией. В этом смысле документация является основой учета, определяет его правильность и достоверность. Документы как письменное свидетельство совершенных хозяйственных операций приобретают правовое значение, а обоснованные записью в бухгалтерском учете приобретают доказательную силу и привлекаются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Документооборот – движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или получения от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записи в учетных регистрах. Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы ускорить движение документа. На каждом рабочем месте документ должен находиться минимальный срок и проходить как можно меньше инстанций.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

План – график документооборота представляет собой подробное описание продвижения документа каждого вида от, места его составления до бухгалтерии с указанием точного времени поступления документов в определенные инстанции. График документооборота вносит четкость в учетную работу по составлению, оформлению первичных документов предприятия и его соблюдение обязательно при ведении учета.

В Крымской опытной станции института садоводства, к сожалению, не применяется график документооборота, поэтому в целях совершенствования учетной работы бухгалтерии рекомендуем утвердить данный план – график, который будет контролировать сроки представления документов в центральную бухгалтерию.