4.5. Документирование системы менеджмента качества

При изучении этого раздела особое внимание следует уделить структуре и составу документов СМК и их роли в управлении качеством.

4.5.1. Сущность документирования и основные определения

Обязательным требованием стандартов ИСО 9000 является документирование СМК организации.

Для создания и функционирования системы менеджмента качества нужна четкая организация выполнения работ, установление взаимоотношений между людьми, распределение полномочий, функций, ответственности и взаимодействия подразделений в области качества. Описание организационной и управленческих систем осуществляется в виде документов.

Документированная СМК – это модель, которая описывает систему управления организацией на основе критериев качества, сформулированных в стандартах ИСО 9000.

Одной из основных и сложнейших задач при разработке СМК является документирование.

Сущность и предназначение документации СМК заключается в передаче смысла и последовательности бизнес-процессов, создающих добавленную ценность, в установлении их взаимодействия и отношения между людьми.

Основные стандарты по СМК: ГОСТ Р ИСО 9000-2001, ГОСТ Р ИСО 9001-2001, ГОСТ Р ИСО 9004-2001  требуют документирование СМК.

Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии СМК, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящего стандарта ( п. 4.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001).

Международная организация по стандартизации (ТК 176, подкомитет №3) выпустила в ранге технического отчета документ ИСО/ТО 10013:2001, в котором содержатся рекомендации для организаций по разработке и поддержанию в рабочем состоянии документации, необходимой для обеспечения эффективности СМК и отвечающей конкретным потребностям организации. В России в качестве национального стандарта принят ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 «Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества».

Деятельность в области гражданской авиации регулируется большим набором документов, статус которых порой трудно разобрать. Кроме того, актуальным остается вопрос о соотношении документов СМК с производственной документацией, регулирующей деятельность организации.

Документ (3.7.2)  информация и соответствующий носитель

В Российском делопроизводстве встречаются следующие определения.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документация  совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, лицу, организации, объекту.

Документирование  запись по установленным формам необходимой для управления и иных видов деятельности информации.

Информация сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

4.5.2 Цели и задачи документирования

Под документированием СМК понимают обоснование и разработку документов системы качества. Основная цель документирования состоит в создании нормативной и организационно-методической основы для функционирования СМК, соответствующей требованиям стандартов ИСО серии 9000, в обеспечении и демонстрации ее результативности и эффективности. Цели документирования также предусматривают:

1. описание системы менеджмента качества организации;

2. содействие осознанию работниками их места в организации, позволяя тем самым почувствовать важность их работы;

3. обеспечение взаимопонимания между персоналом и руководством;

4. установление порядка проведения работ для выполнения принятых требований;

5. обеспечение последовательности операций, основанных на документированных процессах;

6. обеспечение доверия потребителей на основе документированных процедур системы;

7. создание основы для проведения аудита системы менеджмента качества;

8. обеспечение условий для оценивания результативности и постоянно поддерживаемого соответствия системы менеджмента качества и т. д.

Основная задача документирования состоит в трансформировании требований ГОСТ Р ИСО 9001-2001 в конкретные документы предприятия. К задачам документирования можно отнести:

• установление и нормирование требований к выполнению работ в системе качества;

• регистрация данных о качестве продукции и состоянии СМК;

• обеспечение оценки качества продукции и СМК;

• решение спорных вопросов в процессе деятельности по управлению качеством;

• закрепление лучших традиций в деятельности по организации и проведению работ в области качества.