4.5.3 Состав и структура документов смк

Документация СМК  комплекс документов, необходимых для надлежащего функционирования СМК и обеспечения качества продукции и услуг.

Требования стандартов к документации демократичны: организация свободна в выборе количества и состава документов, в степени их детализации.

Документация может быть представлена в любой форме и на любом носителе.

Характер и степень документированности зависит от размера и вида деятельности организации, сложности и взаимодействия процессов, компетентности персонала, а форма и носители документов определяются только потребностями организации.

Структура документации типична для всех организаций, ее обязательный состав определен стандартом ГОСТ РИСО 9001-2001 (п. 4.2.1):

а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

б) руководство по качеству;

в) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом;

г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

д) записи, требуемые настоящим стандартом.

Типовая структура документации СМК с использованием иерархической системы классификации может быть представлена в виде уровней и традиционно иллюстрируется в виде пирамиды:

Уровень 1. Документы концептуального характера: политика и цели организации в области качества.

Уровень 2. Документы, описывающие систему менеджмента в соответствии с заявленными политикой и целями в области качества – руководства по качеству.

Уровень 3. Документы, описывающие взаимосвязанные процессы и деятельность, необходимую для внедрения системы менеджмента качества – документированные процедуры.

Стандарт устанавливает минимум в шесть обязательных документированных процедур:

1. Управление документацией.

2. Управление записями о качестве.

3. Внутренний аудит.

4. Управление несоответствующей продукцией.

5. Корректирующие действия.

6. Предупреждающие действия.

Количество и состав необходимых процедур для описания функциональных процессов устанавливается предприятием самостоятельно.

Уровень 4. Документы содержат подробные рабочие инструкции. Они предназначены для конкретных исполнителей процесса.

Уровень 5. Записи о качестве.

Документы по качеству не должны противоречить требованиям действующего законодательства, на основании которого осуществляется государственное регулирование организации.

Каждый уровень в структуре документации имеет свои документы, в которых описываются соответствующие структуры, процессы, процедуры. Такое структурирование позволяет создать четкую систему управления документацией.

4.5.4. Требования к документации смк

Общие требования, предъявляемые к изложению и оформлению документации СМК:

• системность – документация должна быть структурированной с указанием четких взаимосвязей между документами (должны быть ссылки на сопутствующие документы);

• функциональная полнота – документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах;

• адекватность – соответствие требованиям актуализированных МС ИСО серии 9000, а также нормативной базе Российской Федерации;

• идентифицируемость – каждый лист документации должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ – к определенной части системы;

• адресность – каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям;

• простота – текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя;

• актуализированность – все изменения должны своевременно отражаться (быть внесены) в каждом документе.

Для обеспечения внедрения и облегчения пользования документами СМК необходимо провести унификацию форм документов каждого уровня, т.е. обеспечить их единообразные структуру, изложение и оформление. Такой подход способствует единому пониманию этих документов как всеми пользователями, так и проверяющими сторонами при проведении внутренних и внешних аудитов СМК.

При изложении документов необходимо соблюдать следующие требования:

• четкость и логическая последовательность;

• краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

• использование стандартизованной терминологии;

• использование терминологии, принятой в организации, только при ее отсутствии в нормативных документах внешнего происхождения.