4.6.5. Управление программой аудита

Проведение аудита по существу состоит из трех основных частей: планирование и подготовка аудита, его проведение, а также отчет и последующие действия по результатам аудита.

До проведения аудита разрабатывается его программа.

Программа аудита (3.9.2)  совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

Программа аудита распространяется на всю деятельность, необходимую для планирования, организации аудитов и обеспечения их ресурсами. Она зависит от поставленных целей, размера, вида деятельности и сложности проверяемой организации. За разработку и утверждение программы аудита качества в организации отвечает высшее руководство.

При подготовке к проведению аудита на месте руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита для соглашения с заказчиком аудита, аудиторской группой и проверяемой организацией. По сути это официально оформленный ежегодный график аудитов, обеспечивающий выполнение поставленных целей.

Управление программой аудита следует рассматривать как процесс, к которому применима методология цикла Деминга PDCA. С этой точки зрения программа аудита включает деятельность для планирования и организации аудитов, обеспечения их ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы, внедрение, мониторинг и анализ программы аудита.

Для планирования и проведения аудитов необходимо определить цели программ аудитов. Для этого в общем случае целесообразно рассмотреть следующие элементы СМК: приоритеты руководства, коммерческие намерения, требования системы менеджмента, законодательные требования, необходимость оценки поставщика, анализ требований потребителя, риски организации.

В конкретном случае различные программы аудита могут содержать, например, следующие цели:

а) оценка обеспечения выполнения требований к сертификации системы менеджмента;

б) проверка соответствия деятельности или продукции требованиям контракта;

в) получение и подтверждение уверенности в возможностях поставщика;

г) содействие улучшению системы менеджмента.

Ответственность за управление программой аудита, обеспечение ресурсами и разработку процедур возлагается на аудиторов соответствующей квалификации.

Процедуры программы аудита включают в себя:

а) планирование и составление планов-графиков аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение обязанностей и ответственности среди аудиторов;

г) проведение аудитов;

д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

е) поддержание записей по программе аудита;

ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;

и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита. Для малых предприятий упомянутая деятельность может быть выполнена в виде одной процедуры.

Внедрение программы аудита заключается в реализации указанных процедур.

Записи по программе аудита должны включать в себя:

а) записи, связанные с отдельными аудитами: планы аудита, отчеты (акты, протоколы) по аудиту, отчеты о несоответствиях, отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;

б) результаты анализа программы аудита;

в) записи о персонале, привлекаемом к аудиту:

Как этап проверки проводится мониторинг внедрения программы аудита, а через определенные интервалы времени  анализ достижения целей и идентификация возможностей улучшения программы.