4. Отчет по работе

Распечатка запроса

Литература [3], с. 229 -231

Работа 10

ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ

1. Цель работы

Научиться создавать отчеты, используя программу Мастер отчетов.

2. Основные теоретические положения

Отчет представляет собой текстовый документ, в котором данные отображаются в организованном и отформатированном виде. В Access можно создать отчет в полуавтоматическом режиме, используя серию диалоговых окон Мастера отчетов.

3. Порядок выполнения работы

Задание. Создайте отчет на основе многотабличного запроса, созданного в работе 9.

Выполнение задания

1. В левой части рабочего поля базы данных выберем значок объекта Отчеты, выполним команды Создать – Мастер отчетов – Ок.

2. На первом шаге Мастера в поле Таблицы и запросы выберем в качестве исходной таблицы Запрос: Карточка студента Запрос1.

3. С помощью управляющей кнопки >> переместим из окна Доступные поля в окно Выбранные поля в форме все атрибуты выбранной таблицы: Фамилия, Имя, Отчество, Номер телефона, Код книги, Название, Дата получения и Дата возврата и нажмем кнопку Далее.

4. Второй, третий и четвертый шаги Мастера пропускаем, нажимая кнопку Далее.

5. На пятом шаге выбираем ориентацию страницы Альбомная.

6. На шестом шаге Мастера отчетов выбираем стиль отчета Деловой и нажмем Далее.

7. На последнем шаге следует заполнить поле Заголовок отчета, введя название Возврат книг, и нажать кнопку Готово (рис. 78).

4. Отчет по работе

Распечатка отчета

Литература [3], с. 232-234

Рис. 78

Работа 11

РЕДАКТИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ОТЧЕТОВ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА

1. Цель работы

Научиться редактировать макеты созданных отчетов.

2. Основные теоретические положения

При корректировке отчетов чаще всего приходится решать задачи редактирования, сортировки, группировки и обновления данных.

Редактирование отчета

Создаваемый в программе Access отчет является статическим документом текстового редактора. Для изменения документа можно пользоваться режимом Конструктор.

3. Порядок выполнения работы

Задание. Отредактируйте созданный ранее отчет Возврат книг.

1. В левой части рабочего поля базы данных выберем объект Отчеты, на поле отчетов выберем ранее созданный отчет Возврат книг, щелкнем по нему правой кнопкой мыши, затем выберем команду Конструктор.

2. Откроется окно Конструктора отчетов (рис. 79). С помощью стандартных приемов форматирования настройте ширину столбцов для более удобного просмотра данных (рис.80).

Рис. 79

Рис. 80

4. Отчет по работе

Распечатка откорректированного отчета

Литература [3], с. 235-237

Работа 12

ИМПОРТ ДАННЫХ В БАЗУ ДАННЫХ ACCESS ИЗ ВНЕШНИХ ИСТОЧНИКОВ

1.Цель работы

Научиться импортировать данные в базу из внешних источников.

2.Основные теоретические положения

Access дает возможность импорта текстовых файлов и электронных таблиц.

При импорте из текстового файла или электронной таблицы в первой строке должна располагаться информация заголовка. Вторая строка файла является первой строкой с данными. Формат каждого поля во второй строке определяет формат для всего столбца. При импорте в базу все форматирование из файла электронной таблицы утрачивается.

Например, для обеспечения текстового формата первого столбца следует удостовериться в наличии текста в первом поле первой строки данных. Если в поле первой строки данных имеется число, для всего столбца задается числовой формат, и в этом столбце будут представлены только числа (без текста).