Обновление и печать данных

При добавлении или изменении данных в таблице в новом отчете будут отображаться обновленные данные. Щелкните по значку Отчеты и дважды щелкните по последнему сохраненному отчету. Создается новый документ Writer, в котором отображаются новые данные.

Для печати отчета выберите в документе Writer команду Файл - Печать.

3. Порядок выполнения работы

Задание. Отредактируйте созданный ранее отчет Возврат книг.

1. В левой части рабочего поля базы данных выберем объект Отчеты, на поле отчетов выберем ранее созданный отчет Возврат книг, щелкнем по нему правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выберем пункт Правка.

2. Откроется окно текстового редактора Writer. С помощью стандартных приемов форматирования настройте ширину столбцов для более удобного просмотра данных (рис.45).

4. Отчет по работе

Распечатка откорректированного отчета

Литература [1], с. 327-329

Рис. 45

Работа 12

ИМПОРТ ДАННЫХ В БАЗУ ДАННЫХ OPENOFFICE BASE ИЗ ВНЕШНИХ ИСТОЧНИКОВ

1.Цель работы

Научиться импортировать данные в базу из внешних источников.

2.Основные теоретические положения

Импорт текстовых файлов, электронных таблиц и адресной книги может осуществляться исключительно в режиме "только для чтения".

При импорте из текстового файла или электронной таблицы в первой строке должна располагаться информация заголовка. Вторая строка файла является первой строкой с данными. Формат каждого поля во второй строке определяет формат для всего столбца. При импорте в базу все форматирование из файла электронной таблицы утрачивается.

Например, для обеспечения текстового формата первого столбца следует удостовериться в наличии текста в первом поле первой строки данных. Если в поле первой строки данных имеется число, для всего столбца задается числовой формат, и в этом столбце будут представлены только числа (без текста).

3. Порядок выполнения работы

Задание. Произведите импорт данных из файла электронной таблицы Excel в базу данных Access/

Выполнение задания

1. Откройте полученный у преподавателя файл электронной таблицы Импорт. Выделите четыре первых столбца и нажмите на панели инструментов кнопку Копировать.

2. Перейдите в файл базы данных Студенческий абонемент, выберите объект Таблицы.

3. Нажмите кнопку Вставить - появиться диалоговое окно Копирование.

4. В диалоговом окне отметим пункт Копирование и нажмем кнопку Дальше (рис. 46).

5. Открывается диалоговое окно Соответствие полей (рис. 47). Проверим соответствие полей исходной таблицы и формируемой таблицы и нажмем кнопку Готово.

6. Откроем таблицу базы данных Каталог книг. Убеждаемся, что количество книг в списке существенно увеличилось (рис. 48), то есть импортирование прошло успешно.

Рис. 46

Рис. 47

Рис. 48

4. Отчет по работе

Распечатка импортированной таблицы

Литература [1], с. 342-348

Часть 2. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ С СУБД Microsoft Office Access

Внимание! Работы, приведенные в Части 2 «Методических указаний к выполнению лабораторных работ с базами данных», выполняют только те студенты, на компьютерах которых установлен пакет программ Microsoft Office, или работающие в компьютерных классах, где установлен данный пакет программ.

Работа 1

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

1. Цель работы

Научиться создавать базы данных в Microsoft Office

2. Основные теоретические положения

База данных в Access представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и так далее, и позволяет хранить их в едином файле.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблица содержат записи определенного вида, например, о клиентах банка, каталог книг.

3. Порядок выполнения работы

Задание. Создать базу данных Студенческий абонемент.

1. Создайте новую базу данных. Для запуска программы Microsoft Office Access выполните команды: Пуск - Все программы – Microsoft Office - Microsoft Office Access. Открывается окно программы Access..

2. В правой части открывшегося окна выбрать команду Новая база данных.

3. В открывшемся окне Файл новой базы данных:

• выбрать папку Мои документы, в ней открыть папку студента Именная;

• в поле Имя файла ввести Студенческий абонемент;

• нажать кнопку Создать.

Открывается окно вновь созданной БД Студенческий абонемент

(рис. 49).