4. Отчет по работе

Сохраненный файл БД

Литература [3], с. 20-201

Рис. 49

.

Работа 2

ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ

1. Цель работы

Научиться создавать структуры таблиц в СУБД Access.

2. Основные теоретические положения

Данные в БД сохраняются в таблицах. Например, адресная книга системы, которая используется для адресов электронной почты пользователя, представляет собой таблицу базы данных этой адресной книги. Каждый адрес представляет собой запись данных, представленную в виде строки в этой таблице. Записи данных включают совокупность полей данных (столбцов таблицы), например поле имени, поле фамилии и поле адреса электронной почты.

Каждая запись (строка) таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе Базы Данных. Например, запись о клиенте банка может содержать номер его счета, фамилию, имя, отчество, дату рождения, дату открытия счета. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями (то есть поле - это столбец таблицы).

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: " . , !,[].

Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы данных:

Текстовый - для текстовой информации и чисел при не требующих математических расчетов (до 255 символов).

Поле MEMO - для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов).

Числовой,

Денежный.

Дата/время;

Логический;

Поле объекта OLE.

Существует несколько способов создания новых таблиц:

• с использованием Мастера таблиц;

• с помощью программы Конструктора таблиц;

• с помощью импорта таблиц из других приложений.

3. Порядок выполнения работы

Задание. Сформировать в базе данных Студенческий абонемент структуру трех таблиц: Карточка студента, Каталог книг и Читательский билет. Логическая структура этих таблиц (имена полей, тип хранящейся в них информации и длина полей таблиц) приведен в табл. 5, табл. 6 и табл. 7.

1. Формирование логической структуры таблицы Карточка студента.

1.1. Открыть БД Студенческий абонемент: Файл – Открыть – Открытие файла базы данных - Студенческий абонемент.

Открывается окно базы данных рис. 49.

1.2. В левой части окна рис. 49 выбрать объект Таблицы.

1.3. Двойным щелчком выбрать команду Создание таблицы в режиме конструктора (или выбрать команду Создать в верхней части окна рис. 49 -.и в открывшемся окне Новая таблица выполнить команды Конструктор – Ок).

Открывается окно Конструктора таблиц (рис. 50). Это окно предназначено для описания всех полей (столбцов) таблицы. Следует указать названия столбцов,

Рис. 50

типы данных содержащейся в них информации, размеры полей и так далее.

1.4. В соответствии с информацией, представленной в табл.5 - Карточка студента - введите Имя поля, Тип поля и Длину поля. Длина поля указывается в нижней части окна рис. 50 в разделе Свойства поля.

Таблица 5. Карточка студента

Ключ	Имя поля	Тип поля	Формат	Размер (Длина поля)
Да	Шифр студента	Текстовый	-
	Фамилия	Текстовый	-	20
	Имя	Текстовый	-	10
	Отчество	Текстовый	-	15
	Специальность	Числовой	-	Целое
	Номер телефона	Текстовый	-

1.5. Задание ключевого поля в таблице (ключевым называют поле в котором располагаются уникальные идентифицирующие данные). В нашей таблице таким полем будет поле Шифр студента. Для задания ключевого поля:

• поставить курсор мыши слева от поля Шифр студента;

• нажать правую клавишу мыши для вызова контекстного меню;

• выбрать в контекстном меню команду Ключевое поле (рис. 51).

Рис. 51

Можно также задать ключ, выделив нужное поле и щелкнув по пиктограмме Ключевое поле (рис. 52)

Рис. 52

1.6. Для сохранения структуры таблицы:

• выполнить команды Файл – Сохранить. Появится окно, предлагающее ввести имя таблицы;

• в окно Имя таблицы ввести Карточка студента и нажать кнопку ОК.

2. Создание структуры таблиц Каталог и Читательский билет по табл. 6 и

табл. 7.

Методика создания этих таблиц аналогична методике создания таблицы Карточка студента, за одним исключением. В таблице Читательский билет нужно установить ДВА ключевых поля.

2.1. Для задания двух ключей в таблице Читательский билет:

• нажать на клавишу Ctrl на клавиатуре;

• удерживая клавишу Ctrl , выделить с помощью курсора мыши поля Шифр студента и Код книги;

• щелкнуть правой клавишей мыши для вызова контекстного меню;

• выбрать в контекстном меню Ключевое поле.

2.2. После создания очередной таблицы сохраните ее с именем согласно

табл. 6 и табл. 7.

2.3. Сохраните таблицу и закройте ее.

Таблица 6. Каталог книг

Ключ	Имя поля	Тип поля	Формат	Размер (Длина поля)
Да	Код книги	Текстовый	-	10
	Автор	Текстовый	-	50
	Название	Текстовый	-	100
	Год издания	Текстовый	-	4
	Количество экземпляров	Числовой	-	Целое

Таблица 7. Читательский билет

Ключ	Имя поля	Тип поля	Формат	Размер (Длина поля)
Да	Шифр студента	Текстовый	-	-
Да	Код книги	Текстовый	-	10
	Количество экземпляров	Числовой	-	Целое
	Дата получения	Дата/время	Краткий	-
	Дата возврата	Дата/время	Краткий	-

В результате выполнения данной работы у Вас сформирована БД из трех таблиц (рис. 53).