Утверждение служебного документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности и воинского звания лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

«УТВЕРЖДАЮ» Командир войсковой части 00000 полковник ___________ Н. Петров

10.01.2001 г.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу служебного документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

Адресование служебных документов

При адресовании служебного документа должностному лицу без указания его фамилии указывается наименование должности лица, которому адресован документ. Например:

Начальнику бронетанковой службы Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их ус-

ловному наименованию. Например:

Командиру войсковой части 00000 644012, г. Омск, 12

Обращение со служебными документами

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц ЗАПРЕЩАЕТСЯ.

Давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к документам, разрешается только с ведома командира (начальника).

Работа со служебными документами в частях (учреждениях) в нерабочее время допускается только с разрешения командира (начальника штаба) воинской части.

Работа со служебными документами и хранение их за пределами служебных помещений воинских частей (учреждений), как правило,

ЗАПРЕЩАЕТСЯ.

157

Офицеры с разрешения непосредственных начальников могут брать несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой «Для служебного пользования») для работы в домашних условиях на срок не более десяти дней.

Служебные документы могут передаваться другим исполнителям с разрешения непосредственного командира (начальника).

Передача документов из одного отдела (службы) в другой производится через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в журнале учета. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под расписку в этом же реестре.

Лица, выбывающие из воинской части (учреждения) или убывающие в командировку, отпуск, на лечение, обязаны сдать все числящиеся за ними документы лицу, ведущему делопроизводство.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ обращаться в гражданские учреждения и организации с личными просьбами, изложенными на бланках с наименованием воинской части (учреждения).

ЗАПРЕЩАЮТСЯ также самовольный провоз и пересылка за границу служебных документов, не подлежащих продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти издания и материалы могут быть высланы для них в установленном порядке через соответствующие воинские части (учреждения).

На служебных документах, содержащих сведения ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа, а имеющим обложки и в правом верхнем углу обложки проставляется пометка «Для служебного пользования». На первом листе такого служебного документа, кроме того, проставляется номер экземпляра.

Пользоваться данными из служебных документов, содержащих сведения ограниченного распространения, для открытых выступлений и опубликования в открытой печати ЗАПРЕЩАЕТСЯ.

Служебные документы и издания с пометкой «Для служебного пользования» учитываются по Журналу учета служебных документов и Журналу учета служебных изданий и хранятся в надежно запираемых и опечатанных шкафах в служебных помещениях. Выдача этих служебных документов и изданий производится под расписку и только тем исполнителям, которые имеют непосредственное отношение к ним.

Выносить документы с пометкой «Для служебного пользования» из помещений штаба (учреждения) ЗАПРЕЩАЕТСЯ.

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» разрешается брать для занятий в поле, в подразделения и т.п. Они выдаются под расписку руководителям занятий и переносятся в портфелях (чемоданах).

158

Служебные документы, дела, книги и журналы учета, издания и литература, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения, должны уничтожаться.

Отбор и уничтожение указанных документов производится комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, дел, книг и журналов. В состав комиссии включается не менее трех человек, один из которых – сотрудник делопроизводства.

При уничтожении обязаны присутствовать все члены комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте документов.

Уничтожение служебных документов производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах, а там, где их нет, – путем сожжения. При сожжении фото-, кинопленки пепел собирается и сдается на переработку для извлечения серебра. Печи для сожжения должны иметь на дымоходах металлические сетки. Порядок пользования бумагоперерабатывающими машинами и печами устанавливается начальником штаба.

Уничтожение служебных документов каким-либо иным способом, а также использование их для других целей не разрешается. Запрещается вывозить на свалку конверты, письма, военные газеты, журналы, конспекты, еженедельники, боевые листки. Все эти материалы должны уничтожаться вышеуказанным способом. Об уничтожении документов лицо, ведущее делопроизводство, производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета.

На актах указывается дата о списании в журналах учета уничтоженных документов.

3.8.3. Особенности составления рапорта и заявки

Наиболее часто офицерам звена взвод – рота – батальон приходится составлять и подавать по команде рапорта и заявки (приложение 6, 7).

Рапорта подаются при приеме должности, ее сдаче, убытии в отпуск, в связи с болезнью, при убытии на лечение, постановке на очередь на жилую площадь, обращении с просьбой, ходатайством, по результатам расследования, для доклада о выполнении приказа (приказания) и в других случаях.

Рапорт должен быть оформлен в соответствии с требованиями, изложенными в Наставлении по служебной переписке и делопроизводству. Он пишется на отдельных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).

Рапорт составляется кратко, четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования, в служебно-деловом стиле при соблюдении

159

всех общепринятых грамматических правил. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в ВС РФ.

Рапорт оформляется лицом, подающим его. Он должен быть написан от руки четким, разборчивым почерком и только чернилами или документальной пастой фиолетового, синего или черного цвета.

При написании рапорта необходимо придерживаться следующих правил:

выдерживать поля на формате листа: сверху – не менее 2,5 см; снизу – не менее 2 см; слева – от 2,75 до 3,5 см; справа – от 1,5 до 2,25 см. Пишется адрес (т.е. кому адресуется документ, например: «Командиру 1 мотострелковой роты», «Командиру войсковой части 00000»);

ниже, посередине листа с заглавной буквы пишется слово «Рапорт», знак препинания не ставится;

далее, с красной строки (20 мм) излагается суть рапорта с соблюдением всех общепринятых грамматических правил;

после текста с правой стороны пишется должность, воинское звание и проставляется подпись подающего рапорт. С левой стороны проставляется дата: число – цифрой, месяц – прописью, год – цифрами. Например, «10 января 2001 г.».

Командир (начальник), кому адресован рапорт, обязан его рассмотреть и написать соответствующую резолюцию (решение). При направлении рапорта по инстанции на имя командира части и выше, он проходит через делопроизводство строевой части, где его регистрируют в журнале учета служебных документов, с проставлением в левом верхнем углу штампа с входящим (исходящим) номером. После принятия командиром части решения рапорт подшивается в дело или отправляется в вышестоящий штаб.

При написании текста рапорта на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть от 1,25 до 2,25 см; правого – от 2,75 до 3,5 см; верхнего – не менее 2,5 см и нижнего полей – не менее 2 см.

Для обеспечения занятий по боевой подготовке командир подразделения обязан составить заявку на получение необходимого имущества, вооружения, боеприпасов, имитационных и других материальных средств.

Заявки составляются лично командиром подразделения или по его указанию старшиной роты или любым офицером подразделения. Они составляются по службам в произвольной или по установленной форме на специально отпечатанных типографским способом бланках.

При составлении заявки командир подразделения должен, прежде всего, на черновом листе бумаги точно определить наименование, количество требуемых материальных средств и службу в/ч, обеспечивающую данными средствами. Если установлена форма и имеется специальный бланк, необходимое вооружение, имитационные и другие средства вписываются в бланки и проставля-

160