Збереження робочої книги

При першому збереженні нового документа слід задати команду Зберегти з меню Файл або натиснути кнопку ЗБЕРЕГТИ стандартної панелі і в полі ФАЙЛ ввести ім'я файлу. При необхідності можна перевизначити імена папки і диска. Перехід в іншу папку здійснюється подвійним клацанням миші по її імені, перехід до іншого диску проводиться вибором відповідного імені диска зі списку пристроїв і папок. Якщо до файлу пред'являються особливі вимоги щодо секретності, то натиснути кнопку ПАРАМЕТРИ і вказати відповідний пароль. При введенні пароль не відображається на екрані. Введення його виробляється двічі.

Для перезапису на диск вже існуючого файлу задати команду Зберегти з меню Файл або натиснути кнопку ЗБЕРЕГТИ стандартної панелі. При цьому перезапис документа проводиться автоматично на той же диск і в ту ж папку, де він перебував, без появи діалогового вікна.

При необхідності створення копії існуючого на диску табличного документа на іншому диску, в іншій папці або під іншим ім'ям слід задати команду ЗБЕРЕГТИ ЯК з меню ФАЙЛ і змінити відповідні атрибути.

Для запису на диск всіх відкритих в сеансі роботи документів слід задати команду ЗБЕРЕГТИ РОБОЧУ ОБЛАСТЬ з меню ФАЙЛ. При цьому всі файли будуть записані на диск як єдине робочий простір під єдиним ім'ям. Тоді по команді ВІДКРИТИ із завданням імені робочого простору вони можуть бути відразу всі завантажені на екран.

Для включення режиму автоматичної перезапису редагованого файлу на диск через певні інтервали часу задати з меню СЕРВІС команду автозбереження, включити параметр ЗБЕРІГАТИ і в полі КОЖНІ ... МІН вказати інтервал збереження. Зручно при цьому також відключити параметр запитує дозвіл. Якщо виявиться так, що команда автозбереження в меню СЕРВІС відсутня, то задати спочатку команду надбудови з меню СЕРВІС і включити параметр автозбереження, а потім після відпрацювання даної команди виконати описані вище дії з налаштування команди автозбереження з меню СЕРВІС.

Для виходу з режиму створення або коригування таблиці натиснути клавіші <Ctrl> <F4> або задати команду ЗАКРИТИ з меню ФАЙЛ. Якщо закривається документ не був записаний попередньо на диск, то на екрані з'явиться відповідний запит.

Видалення файлу робочої книги

Щоб видалити файл робочої книги безпосередньо в Excel потрібно виконати дії:

• Виконати команду відкриття файлу одним з перерахованих вище способів.

• У діалоговому вікні Відкриття документа (Open) знайти ім'я видаляється файлу і клацнути на його значку правою кнопкою миші

• Виконати команду Видалити (Delete) розкривається контекстного меню [3].

Видалити файл можна і іншими способами (використовуючи програму Провідник або використовуючи вікно папки, яка містить файл, що видаляється).

Операції над робочими листами

Взаємопов'язані таблиці зручно розміщувати на окремих аркушах однієї робочої книги. При цьому усувається потреба запам'ятовування імен численних файлів, більше впорядкованими та спрощеними стають операції над таблицями.

Кожна створювана робоча книга складається з певного числа робочих аркушів (максимум - 255). Кількість листів для нової робочої книги задається по команді СЕРВІС / ПАРАМЕТРИ вкладка ЗАГАЛЬНІ.

Робочі аркуші в книзі можна видаляти, додавати або просто не заповнювати.

При роботі з листами зазвичай використовують їх ярлики, розташовані внизу в лівій частині горизонтальної лінійки прокрутки.

Для переходу від одного робочого листа до іншого застосовуються такі дії:

• для переходу до певного листу-клацання миші по його ярличку;

• для переходу до першого листа-натискання 1-ої кнопки лінійки прокрутки;

• для переходу до останнього аркушу-натискання 4-ої кнопки лінійки прокрутки;

• для переходу до наступного листу - натискання 3-ей кнопки лінійки прокрутки;

• для переходу до попереднього листу - натискання 2-ий кнопки лінійки прокрутки.

Для присвоєння нового імені робочому листу (його перейменування) слід виконати клацання правою кнопкою миші по ярличку потрібного робочого аркуша, задати команду ПЕРЕЙМЕНУВАТИ і ввести нове ім'я, або двічі клацнути лівою кнопкою миші по ярличку і ввести нове ім'я.

Для видалення робочого листа виконати клацання правою кнопкою миші по його ярличку, задати команду ВИДАЛИТИ і натисненням кнопки ОК підтвердити згоду на вилучення.

Для вставки нового робочого листа натиснути правою кнопкою по ярличку того листа, перед яким буде вставлятися новий, і задати команду ДОДАТИ. Вибрати параметр ЛИСТ у вкладці ЗАГАЛЬНІ і натиснути ОК. Для переміщення робочого листа в іншу позицію в цій же робочій книзі натиснути правою кнопкою миші по ярличку переміщуваного листа, задати команду ПЕРЕМІСТИТИ / СКОПІЮВАТИ і вказати, перед яким листом він повинен бути поміщений. З цієї ж команді робочий лист може бути поміщений в іншу робочу книгу, якщо вона в даний момент відкрита. Аналогічним чином виконується операція копіювання робочих аркушів.

У ряді випадків потрібне ввести одні й ті ж дані в кілька робочих аркушів або однаково форматувати певні діапазони осередків. При цьому ефективним виявляється попереднє виділення цих робочих аркушів.

• Для виділення всіх листів робочої книги помістити покажчик миші на ярличок будь аркуша, клацнути правою кнопкою і задати команду Виділити всі аркуші.

• Для виділення декількох суміжних аркушів клацнути лівою кнопкою миші по ярличку першого виділяється листа, а потім, утримуючи в натиснутому стані клавішу <Shift>, клацнути лівою кнопкою по ярличку останнього виділяється листа.

• Для виділення декількох несуміжних аркушів виконувати клацання по ярличках відповідних листів, утримуючи клавішу <Ctrl>.

Для відміни виділення листів натиснути правою кнопкою миші по ярличку одного з них і задати команду Розгрупувати ЛИСТИ або клацнути лівою кнопкою по будь-якому листу.

Після виділення групи листів можна приступити до введення даних в осередки активного листа. Все що вводяться дані з'являться в таких же осередках виділених аркушів. Аналогічним же чином будуть діяти операції з форматування осередків.

Зв'язування робочих аркушів таблиці

У Excel існує можливість зв'язування робочих аркушів. З її допомогою можна, наприклад, звести воєдино значення різних таблиць на одному робочому листі.

пряме зв'язування

Для посилання з таблиці, розташованої на Листі 1, на дані таблиці, розташованої на Листі 2, треба в комірці таблиці Ліста 1 вказати абсолютний адресу осередків з даними Ліста 2, у вигляді: Лист 2! $ A $ 1.

Якщо потрібно послатися на дані, розташовані в незавантаженому файлі (іншої робочої книги), то потрібно задати повний шлях місцезнаходження файлу з назвою листа в одинарних лапках, при цьому ім'я робочої книги вказується у квадратних дужках:

= D: \ EXCEL \ [PRIMER] ЛИСТ 2 '! $ N $ 20

У цьому випадку також можна використовувати всі існуючі в книзі імена осередків або діапазонів комірок.

Виділення клітинок за допомогою миші

Лист Клацнути мишею на сірому прямокутнику, розташованому на перетині рядка з номером 1 і шпальти з ім'ям А

Стовпець Клацнути на заголовку стовпця (на імені стовпця)

Рядок Клацнути на номері рядка

Осередок Клацнути на осередку мишею

Діапазон несуміжних осередків Виділити мишею перший діапазон. Утримуючи клавішу CTRL, виділити інший діапазон і т. д. [3]