Кадровое деловодство / dilovodstvo_II
.pdf
полях можна змінювати навіть кольори літер та шрифти. Крім того, за потреби ви можете відредагувати список полів, які відображаються на картці.
Додавання візитної картки до повідомлення
Під час створення нового повідомлення на вкладці Вставлення можна побачити кнопку Візитна картка (рис. 2.52). Вона розміщена серед елементів області Включення, які можна додати до повідомлення. Відкриваючи меню кнопки, ви можете вибрати ті контакти, що використовувалися останнім часом. Якщо ви захочете вибрати інший контакт та включити його до повідомлення як електронну візитну картку, клацніть елемент Додаткові візитні картки. Після цього відкриється інше вікно, в якому відобразиться список усіх ваших контактів у вигляді візитних карток.
Рис. 2.52. Кнопка візитна картка Після підтвердження включення візитної картки до повідомлення вона
відображатиметься у тілі повідомлення як його частина. Вам потрібно надіслати її одержувачу як вкладення в автоматично створеному файлі з розширенням .vcf. Коли одержувач повідомлення отримає такого листа, він зможе відкрити візитну картку,
двічі клацнувши вкладку, та переглянути контакти і відредагувати його.
Насамкінець одержувач за допомогою кнопки Зберегти й закрити може зберегти у своєму списку контактів вашу візитну картку і користуватися нею у будь-який час.
Включення візитної картки до підпису електронного повідомлення
Візитна картка може бути частиною підпису, який включатиметься до кожного вашого повідомлення-відповіді або до кожного нового повідомлення. Ви можете створити підпис у діалоговому вікні Підписи та канцелярія (рис. 2.53). Щоб відкрити це вікно, під час створення нового повідомлення в області Вставлення клацніть кнопку Підпис.
151
Рис. 2.53. Вікно Підписи та канцелярія Клацнувши кнопку Створити, можна створити новий підпис. В області
Редагувати підпис містяться елементи управління, призначені для форматування тексту. Серед кнопок для форматування є кнопка Візитна картка, за допомогою якої можна додати візитну картку до підпису, який ви наразі створюєте. На завершення процесу створення підпису ви надаєте йому статус автоматичного компонента для кожного вашого нового повідомлення або для повідомлення-відповіді, яке ви збираєтеся відправити. Це можна зробити за допомогою списків Нові повідомлення і Відповіді та пересилання.
Вправа: електронні візитні картки
Завдання
Вам як класному керівнику потрібно спілкуватися з батьками учнів, щоб знати, як їхні діти виконують домашні завдання. Необхідно створити свій контакт у списку контактів, а потім вручну відредагувати візитну картку відповідно до своїх потреб. Візитну картку можна надсилати не лише батькам учнів, а й колегам. Для цього вам потрібно створити для нових електронних повідомлень особливий підпис,
що міститиме візитну картку. Повідомлення з візитною карткою буде надсилатися особам, які ще не мають вашої контактної інформації.
Інструкції
1.Перейдіть до подання Контакти.
2.На панелі інструментів клацніть кнопку Створити.
3.Заповніть своїми даними поля у вікні створення нового контакту. Візитна картка створиться автоматично.
152
4.В області Параметри клацніть кнопку Візитна картка. Відкриється вікно для редагування візитної картки.
5.Клацніть кнопку Змінити та вставте ваше фото у візитну картку.
6.Після вибору зображення клацніть кнопку ОК.
7.Відформатуйте окремі частини візитної картки за допомогою кнопок, які містяться в області Редагування.
8.Клацніть кнопку Зберегти та закрити. Візитну картку буде збережено під вказаним вами іменем.
9.Перейдіть до подання Пошта. На панелі інструментів клацніть кнопку Створити. Відкриється вікно для створення нового повідомлення.
10.В області Вставлення клацніть кнопку Візитна картка.
11.Із запропонованого переліку виберіть вашу візитну картку; її буде відображено в тілі повідомлення та в полі для вкладень.
12.В області Вставлення клацніть кнопку Підпис і виберіть пункт Підписи з меню, що відкрилося.
13.В області Підписи та канцелярія клацніть кнопку Створити.
14.Введіть назву для свого підпису.
15.У поле області Редагувати підпис введіть ваш текст підпису.
16.Клацніть кнопку Вставити гіперпосилання, яка є останньою кнопкою в області Редагувати підпис. Клацніть кнопку електронною поштою і введіть свою електронну адресу.
17.Клацніть кнопку Візитна картка і додайте підготовлену візитну картку до повідомлення.
18.З переліку візитних карток виберіть необхідну.
19.Зменшіть розмір візитної картки до 75 %.
20.Перевірте все й клацніть кнопку ОК, щоб підтвердити створення свого
підпису.
21.В області Вставлення клацніть кнопку Підпис. Виберіть підпис, який ви щойно створили, додайте його до повідомлення.
Контрольні запитання
153
1.Як здійснюється пошук інформації Outlook?
2.Назвіть функції миттєвого пошуку.
3.Як створити категорію кольорів?
4.Як задати категорію кольорів
5.Як відбувається вкладення до повідомлень?
6.Як здійснюється пошук RSS-каналу?
7.Опишіть послідовність додавання RSS-каналу.
8.Як здійснюються настройки небажана пошта?
9.Опишіть послідовність створення електронної візитної картки.
154
РОЗДІЛ 2. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У БАЗІ ДАНИХ MS ACCESS
Після вивчення цього розділу Ви будете знати:
—створення таблиць в базі даних;
—заповнення таблиці вихідними даними;
—запит на вибірку внутрішніх документів;
—рахунок вхідних документів;
—рахунок вихідних документів;
—новий інтерфейс користувача;
—нові можливості роботи з таблицями;
—нові можливості роботи з формами.
Після вивчення цього розділу Ви будете вміти:
—створювати таблиці в базі даних;
—заповнювати таблиці вихідними даними;
—створювати запити на вибірку внутрішніх документів;
—виконувати рахунок вхідних документів;
—виконувати рахунок вихідних документів;
—працювати з новий інтерфейсом користувача;
—створювати таблицями з новими можливостями;створювати форми з новими можливостями.
Попередня підготовка. Для успішного засвоєння матеріалу розділу потрібно мати початкові знання роботи з ПК.
Необхідне обладнання. Для ефективного вивчення матеріалу потрібно мати доступ до ПК та програми Microsoft Office Ассеss 2003 та Microsoft Office Ассеss 2007.
Рекомендації до роботи та мотивація до застосування знань. Для поглиблення вмінь та навичок потрібно виконати завдання для самоконтролю та тестові завдання, наведені в цьому посібнику.
Вивчення матеріалу розділу дасть Вам можливість самостійно розвивати свої вміння працювати в базі на підприємстві за допомогою програми Microsoft Office Ассеss.
155
КЛЮЧОВІ СЛОВА: Microsoft Office Ассеss, база даних, таблиці, форми, звіти, запити, макроси, конструктор, ім’я полів, типи даних, схема даних, зв’язок «один до одного», зв’язок «один до багатьох», зв’язок «багато до багатьох», фільтр, сортування.
2.1 Створення бази даних Access для реєстрації документів
План:
—створення таблиць;
—заповнення таблиці вихідними даними;
—запит на вибірку внутрішніх документів;
—рахунок вхідних документів;
—рахунок вихідних документів.
Створення бази даних «Документація»
У середовищі баз даних можна організувати облік усіх документів:
внутрішніх, вхідних, вихідних. Бази даних дозволяють також вести на комп’ютері журнали обліку співробітників, які направляються у відрядження або які приїжджають у відрядження, журнал обліку телефонограм.
Для того, щоб створити базу даних «Документація» й організувати в ній облік внутрішніх документів, необхідно створити таблицю «Внутрішні», яка містить перелік усіх видів внутрішніх документів, що складаються на підприємстві, і їх скорочене позначення. Спочатку необхідно створити нову базу даних з ім’ям
«Документація» та зберегти її в теці «Підприємство».
У головному вікні бази даних необхідно вибрати об’єкт «Таблиці».
Створюємо таблицю “Внутрішні” з структурою, показаною на рис. 2.54.
Рис. 2.54. Структура таблиці Внутрішні У режимі таблиці необхідно ввести дані, наведені в табл. 2.4. Ключове поле
містить умовне скорочення назви документа. У другому полі приведена повна назва виду документа.
156
Таблиця 2.4.
Дані для таблиці Внутрішні
Створення таблиці «Документи підприємства»
Створюємо таблицю «Документи підприємства», що містить інформацію про всі внутрішні документи підприємства. Створюємо в таблиці поле, яке міститиме гіперпосилання на документ. Встановлюємо по виду документа зв’язок «один-до-
багатьох» з таблицею «Внутрішні».
Алгоритм виконання
1. У режимі конструктора таблиць створюємо нову таблицю «Документи підприємства» зі структурою, представленою на рис. 2.55.
Рис. 2.55. Структура таблиці Документи підприємства
Пояснення до структури:
-поле КодРеєстрКарти («порядковий номер документа») має тип даних Лічильник і є ключовим. Під час занесення в таблицю нового документа, в цьому полі автоматично з’являється порядковий номер. Таким чином, це поле задає суцільну нумерацію всім внутрішнім документам в порядку занесення їх в таблицю.
-у полі ДатаДокумента заноситься дата створення документа. Оскільки дата документа дуже часто співпадає з днем його підписання і занесення в базу даних,
157
зручно у властивостях поля ввести в рядок Значення за умовчанням формулу обчислення поточної дати: = Date(), а в рядку Формат вибрати «Короткий формат дати». Тоді під час заповнення бази даних у цьому полі автоматично з’являтиметься поточна дата. При необхідності її можна виправити.
-поле КодДокумента є полем підстановки, пов’язаним зі створеною таблицею Внутрішні. Створення колонки підстановок розглядатимемо пізніше.
-у полі РеєсНомер («реєстраційний номер») передбачається заносити порядкові номери створення і внесення в базу даних окремих видів документів. Таким чином, значення в цьому полі можуть повторюватися. Наприклад, може бути
інаказ по основній діяльності № 1, і наказ по особовому складу № 1.
-у полі Короткий зміст передбачається заносити заголовок документа і посилання на місце його зберігання. Тоді під час перегляду бази даних ви можете відразу за посиланням відкрити і переглянути потрібний документ.
2. Закриваємо всі таблиці.
3. Відкриваємо вікно Схема даних.
4. Установлюємо зв’язок «один-до-багатьох» між таблицями «Внутрішні» і «Документи підприємства».
Уведення зв’язку «один-до-багатьох» означає, що в базі даних може бути багато документів одного і того ж вигляду. Цей зв’язок, як правило, створюється автоматично під час створення колонки підстановок, тому вам достатньо пересвідчитися у вікні Схема даних, що зв’язок організований правильно (рис. 2.56).
Рис. 2.56. Схема зв’язку таблиць Внутрішні і Документи підприємства 5.Установлюємо забезпечення цілісності даних.
158
Заповнення таблиці внутрішніх документів
Заповнюємо таблицю Документи підприємства кількома записами з різних видах документів. У полі типу Гіперпосилання встановлюємо посилання на відповідний документ.
Попередня робота
Перед заповненням таблиці необхідно зберегти кілька файлів різних документів у теках, виконуючи практичну роботу з організації файлової структури зберігання документів. Це можуть бути файли, створені і збережені під час виконання завдань уроку «Робота з документами в текстовому редакторі Word».
Дуже зручно, якщо файли в теках мають уніфіковані назви. Наприклад, файли наказів з основної діяльності зберігаються в теці Мої документи Внутрішні Основна діяльність Накази_2000 і мають імена Nak_1, Nak_2, Nak_3 і т. д.; файли наказів по особовому складу зберігаються в теці Мої документи Внутрішні Особовий склад Накази_2000_ОС і мають імена Nak_1, Nak_2, Nak_3 і т.д.
Така нумерація вказує і на порядок створення наказів на рік. У кінці року файли можна заархівувати. Це до певної міри нагадує операцію передачі документів в архів. Для цього необхідно:
1) відкрити таблицю Внутрішні. Перед першою колонкою знаходиться інша,
що містить знак “+”, який вказує на наявність зв’язаної підлеглої таблиці (рис. 2.57);
Рис. 2.57. Таблиця Внутрішні із зв’язком
2) клацнути на знак “+” в рядку Наказ ОД. Розкриється підлегла таблиця Документи_Підприємства;
159
3) необхідно ввести дату першого наказу, реєстраційний номер (1) і короткий зміст (рис. 2.58). Зверніть увагу, що при введенні тексту короткого змісту він виділяється синім кольором з підкресленням. Це традиційне виділення гіперпосилання;
Рис. 2.58. Заповнення таблиці Документи
4) клацніть по кнопці Додавання гіперпосилання. Розкриється вікно для введення адреси гіперпосилання (рис. 2.59). У рядку Текст буде записано короткий зміст документа;
Рис. 2.59. Вікно Зміна гіперпосилання
5) увести ім’я файла документа. Для цього: знайти потрібне ім’я в списку
160