52.Агульная характарыстыка матэрыялаў справаводства, іх класіфікацыя і агульныя прынцыпы вывучэння.

С тех пор как человек вынужден был передавать информацию , он искал для того различные пути . Можно было направить своего подчиненного , но устная передача информации могла исказить ее суть . Тогда появляется необходимость в создании документа (что в переводе с латыни определяется как «способ доказательства » ) .

      

      Деятельность учреждений и лиц по созданию документов называют делопроизводством ( от термина справа). В современном понимании дело - это совокупность документов, касающихся одного вопроса или направлению деятельности и помещен под одной обложкой .

      Различают делопроизводства государственных и судебных учреждений , политических партий и частных хозяйств.

      Любая исполнительно- хозяйственная деятельность проявляется в форме документов и актов. Государственные учреждения и лица , наделенные государственной властью , сносятся между собой именно через документы. Форма документов четко определяется и регулируется законодательством.

      Документ - это материальный объект с информацией , закрепленной определенным способом для ее передачи во времени и пространстве . Документа предшествуют подготовительные и промежуточные материалы. В печати вы можете встретить такое определение , как официально - документальные материалы.

      Официальный документ - это документ , созданный организацией , учреждением или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

      Движение документов в учреждении или организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отработки называют документооборотом.

      Для создания документов и работы с ними в учреждениях обычно существуют специальные отделы , которые имеют название « канцелярия » .

На протяжении веков возникло множество типов и видов документов. Их классификация проводится по следующим критериям .

      Первая По способу фиксации информации их делят на письменные , графические , фоно- и фотакинадакументы .

      Второй По содержанию : на организационно- распорядительные , финансово- расчетные , снабжения и сбыта и по личному составу .

      Третья По наименованию : приказы , протоколы , распоряжения , инструкции

и т. д.

      Четвёртое По видам : типичные , примерные , индивидуальные , трафаретные .

      Пятый По месту составления : внутренние и внешние .

      Шестой По гласности : секретные и несекретные , для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку о секретности: « совершенно секретно » , « секретно » или « К».

      Седьмой По срокам хранения : на документы постоянного , долговременного ( свыше 10 лет) и временного ( до 10 лет) хранения и т. д.

      Отдельную группу документов делопроизводства составляют служебные письма, телеграммы , телефонограммы , имеющих своим назначением передачу срочных сообщений .

      В качестве отдельных стадий создания документов делопроизводства , как и других видов документов , можно определить :

      черновик - документ в предварительной редакции ;

      оригинал ( аутентичность ) - первый экземпляр документа , составленный в соответствии с определенными требованиями ;

      копия - точное воспроизведение оригинала с пометкой на правом верхнем углу - копия . Копия может быть заверена соответствующим лицом;

      дубликат - отдельный вид копии , который выдается в случае утери оригинала и имеет такую ​​же юридическую силу , что и оригинал .

      Документы регистрируются ( состоят реестре и др.). . При этом они получают определенный номер , дату регистрации.