Управленческое решение в процессе управления

Принятие управленческих решений является связующим процессом управления.

Управленческое решение  - это директивный фиксированный акт субъекта управления, организующий, направляющий, координирующий и стимулирующий  совместные действия должностных лиц таможенных органов для достижения поставленной цели. В решении формируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматривается мера их дозволенного поведения, определяется, какие ресурсы для этого необходимы. Управленческое решение, таким образом, содержит цель и программу деятельности управляемой системы. Субъект управления намечает план будущих действий исполнителей, обосновывает пути, способы, средства и сроки достижения поставленных задач. Управленческая деятельность по реализации этой функции управления требует глубокого знания таможенной оперативно-служебной обстановки, ее объективной оценки, опыта, навыков и творческого отношения к делу. Качество, обоснованность решений и планов в значительной степени определяют конечные результаты управления. Управленческие решения принято классифицировать по различным признакам (рис. 6)

Однако определяющим моментом являются условия, в которых принимается решение. Обычно решения принимаются в условиях определенности и неопределенности (риска). Условия определенности, как правило, предопределяют принятие так называемых стандартных решений, условия неопределенности – нестандартных решений (новаторские, инновационные).

Стандартными являются решения с фиксированным набором альтернатив действий, структурой самого решения и процедуры его принятия. Обычно они ориентированы на изменение отдельных качественных параметров сложившейся ситуации, срок исполнения и расстановку исполнителей, а общая ее структура остается прежней. Подобные решения могут приниматься довольно быстро, без специальной подготовки (к примеру, приказы о приеме и увольнении кадров и др.)

Управленческие решения
По функциональному содержанию			По сфере действия		По иерархии системы управления
Плановые Организующие Координирующие Активизирующие Контрольные Регулирующие			Экономические Социальные Организационные Технологические Технические		Стратегические Оперативные Тактические Операционные
По организации разработки			По широте проблематики		По организационному оформлению
Единоличные Коллегиальные Коллективные			Общие Частные		Конкретно-жесткие Ориентирующие Гибкие Нормативные
По продолжительности осуществления			По причинам возникновения		По условиям неопределенности
Долгосрочные Среднесрочные Текущие			Ситуационные По предписанию Программные Инициативные Сезонные		Стандартные Бинарные Многовариантные Новаторские (инновационные)

Классификация управленческих решений

Что касается нестандартных решений, то они, как правило, являются творческими. Несомненно, что в условиях неопределенности, а значит и риска, сложность принятия таких решений сильно возрастает. Это сопряжено с необходимостью постоянно учитывать изменяющуюся таможенную обстановку и маневрированием ресурсами под воздействием как внутренних, так и неконтролируемых внешних факторов. Существуют и другие основания (критерии) классификации управленческих решений. Анализ классификационных групп решений нередко показывает, что их соотношение характеризует стиль управленческой деятельности. Отсутствие инициативных решений характеризует догматический стиль руководителя к своим обязанностям, а большое количество ситуационных решений свидетельствует о неустойчивости функционирования объекта и субъекта управления, вызванной недостатками управления. Разработка управленческого решения представляет собой нахождение возможных вариантов достижения поставленной перед системой управления цели, выбор одного из них и подготовку организационно-технических мероприятий по обеспечению его выполнения. При разработке управленческих решений используются различные методы, основными из которых в таможенных органах являются: интуитивные; основанные на суждениях (адаптивные) и рациональные. Интуитивные решения основываются на собственном ощущении руководителя, что их выбор правилен. Решение принимается как бы без участия сознания (рассуждений), практически мгновенно. Сознательная часть этого процесса перешла на уровень бессознательного и скрыта от  непосредственного самонаблюдения. во многом сходны с интуитивными, поскольку их логика может слабо просматриваться. Но Решения, основанные на суждениях, все же в их основе лежат явные рассуждения, знания и осмысленный, в отличие от предыдущего случая, знания и опыт руководителя, его подчиненных и других руководителей. Рациональные решения основаны на методах экономического анализа, обоснования и оптимизации, важнейшими из которых являются логичное, физическое и экономико-математическое моделирование. Управленческое решение – это основа управления. Отсюда – постоянно растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности. Такими требованиями являются:

Соответствие решения политическим и социально-экономическим установкам государства. Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодателем и правительством. Любые действия таможенных органов имеют всегда политический и социально-экономический характер, поэтому принимать решения об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий. На политический и социально-экономический подход к выработке будущих действий и их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования – глубокое понимание должностными лицами проблем таможенного дела. Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации. Оптимальность решения достигается применением при его принятии методов, исследования операций. Любое решение ценно в  том случае, если оно принято своевременно. Данное требование означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого обслуживания подконтрольных лиц, вскрытия  административных правонарушений право – нарушений или их предупреждения. Быстрота принимаемых решений зависит от своевременности поступления информации. Естественно, что логика конкретной работы руководителя таможенного органа по принятию управленческого решения может различаться в зависимости от специфики последнего, уровня управления, характера задач и условий, в которых работает данный таможенный орган. Однако в обобщенном виде эта схема является алгоритмической, поэтому отдельные блоки ее целесообразно рассмотреть более подробно. Своевременность решений в таможенной деятельности зависит от устойчивых положительных морально-психологических качеств ее должностных лиц. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации  приводят к медлительности, к откладыванию решения  вопроса. Вместе с тем, не нужна и торопливость в принятии решений. Это может привести к нарушению законности, другим негативным последствиям. Решения должны быть конкретными и гибкими. Конкретность – это четкая определенность содержания решения. Особенно важна четкость в определении задач, которые ставятся перед исполнителями. Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, т.е. возможность его корректив, в свези изменениями ТОСО. В ходе принятия решения наиболее ярко и отчетливо проявляются творческий потенциал руководителя, его профессионализм, способность оперативно мыслить, чувствовать пульс обстановки и адекватно реагировать на ее изменения, его воля, характер, ответственность за порученное дело и т.д. Все это обусловливает необходимость особо  ответственного отношения каждого руководителя к принятию управленческих решений. Реалии сегодняшнего дня, в частности, требуют от руководителя: конкретных формулировок целей и задач деятельности возглавляемого коллектива в виде результата и показателей; прогнозирования последствий принимаемых решений (организационных, экономических, психологических, экологических и других последствий) и особенно решений, принимаемых в условиях неопределенности и риска; акцента не столько на поиске виновных или причин недостатков, сколько на мобилизации временных и интеллектуальных ресурсов на поиск путей выхода из критической ситуации (если она возникла); системного подхода к выработке решений, предполагающего учет многообразных взаимосвязанных факторов управления и ограничений. Какого бы вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его принятию вести в определенной последовательности, принципиальная целесообразность которой давно доказана  и не вызывает сомнений. Указанная последовательность может быть представлена в виде следующей схемы(. рисунок. 7). При подготовке решения, прежде всего, необходимо выявить и проанализировать проблему. Вовремя выявить  проблему – это значит, на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвешивать значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение которых надо браться в первую очередь, затем производится их ранжирование и выбор стратегического направления их решения, после чего формируются цели. Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате: получения решения

Принятие управленческого решения
Подготовка решения			Принятие решения			Реализация решения
Добывание, поиск, сбор, обработка и анализ информации. Выявление и формулирование проблемы			Выработка и оценка вариантов решений, Отбор критериев выбора оптимальных решений. Выбор и принятие решения.			Меры по конкретизации решения. Доведение решения до исполнителей. Контроль и внесение корректив. Оценка полученного результата.

                          Процесс принятия управленческого решения

вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т.д.),  для исполнения которого требуется применить частное, более конкретное решение на своем уровне; поступления от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела; постановки объектом управления конкретных практических вопросов и проблем. Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям, (по срокам разрешения  проблемной ситуации, по формам реализации таможенного дела, по материальным ресурсам, кадрам и др.) Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) в разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов. Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристические приемы определения предпочтительных действий, такие как декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использование прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий. Выбор наилучшего варианта и принятие решения проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией. К числу наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы и др. Сложнее выбирать предпочтительные действия, когда следует принимать во внимание степень риска, т.е. учитывать соотнесение предполагаемых отрицательных последствий с ожидаемым результатом. При оценке риска должны приниматься во внимание две переменные: характеристика самих последствий и вероятность их наступления. Чтобы окончательно остановиться на одном варианте, необходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии. Воля субъекта управления помогает побороть нерешительность и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие. В процессе принятия решения уточняются детали выбранного проекта, определяются границы решений, желаемый уровень его гибкости, уточняется форма, после чего оно фиксируется и приобретает силу управленческого решения, подлежащего исполнению. Форма решения должна соответствовать его содержанию. Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел. В таможенных органах распространено письменное санкционирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произвольно составленных документов, наложение резолюций на различных материалах, а также устное доведение указаний, распоряжений и др. Формой оформления управленческого решения является разработка программы (документ долгосрочного и среднесрочного планирования),  организационного (календарного) плана или иного организационно-распорядительного документа, и др.

Планирование деятельности таможенных органов РФ

Организационное планирование осуществляется на всех уровнях управления: стратегическом (ФТС России); оперативном (РТУ); тактическом (таможня, таможенный пост); операционном (отдел, отделение); а также личные планы работы должностных лиц. Кроме того, оно соответствует установившимся календарным циклам функционирования таможенных органов – долгосрочное (от 5 и более лет), среднесрочное (от 1 года до 5 лет) и текущее (до одного года). В зависимости от направления и решаемых задач организационные планы подразделяются на перспективные и рабочие. Перспективное планирование – наиболее сложный вид планирования, требующий научных знаний и опыта руководства. Перспективное планирование связано с разработкой планов, срок действия которых превышает календарный год, то есть включает долгосрочное и среднесрочное планирование. Основанием для осуществления перспективного планирования в таможенных органах служат: требования нормативных актов ФТС России о необходимости перспективного планирования; задания по реализации долгосрочных планов ФТС России по совершенствованию таможенного дела; проблемы регионального характера по таможенному делу. Рабочее планирование охватывает все уровни управления и направления работы. Посредством разработки рабочих планов последовательно и целенаправленно обеспечивается выполнение задач, предусмотренных перспективными планами. Сами по себе управленческие решения и планы еще не свидетельствуют о том, что они будут реализованы. Для этого нужны соответствующие условия, которые создает общая функция управления «организация». Эта функция управления реализуется посредством выполнения таких операций (управленческих работ) как постановка задач исполнителям; их подготовка, включающая все формы обучения; организация взаимодействия; организация всестороннего обеспечения управленческих решений (планов) путем расстановки и маневра силами и средствами и др. Наиболее важными видами обеспечения являются: кадровое, техническое, материальное, информационное, финансовое и ряд других. В условиях, когда появляются выявленные в ходе контроля отклонения от параметров, заложенных в управленческом решении или плане, а также при изменении цели субъектом управления – появляется необходимость внести коррективы в управленческую деятельность. Это осуществляется реализацией общей функции управления «регулирование», включающую  исполнение таких операций (управленческих работ), как: анализ результатов контроля; принятие решения на регулирование; доведение решений в виде задач до исполнителей; организация регулирования; проведение регулирования; проверка действенности регулирования. Организация процесса принятия управленческих решений является  важнейшим фактором в обеспечении единства системы управления. Она позволяет компенсировать определенные недостатки в реализации других компонентов управления таможенными органами, оценить и способствовать реализации основных путей совершенствования управления. Таким образом, процесс принятия управленческих решений – это деятельность всех уровней управления по достижению целей управления. Будучи важнейшей стадией управления, процесс принятия управленческих решений является циклическим и повторяющимся.

МЕТОДИКА ПЛАНИРОВАНИЯ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РФ

Сущность методики планирования

Исходными документами для планирования деятельности таможенных органов ФТС являются: -

- Таможенный кодекс ТС;

- Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ ;

- Закон Российской Федерации "О государственной службе х РФ";

- ФЗ «О таможенном регулировании в РФ»;

- аналитические материалы, сформированные по методике анализа и оценки деятельности таможенных органов РФ.

Планирование деятельности таможенного органа включает в себя:

- оценку оперативной обстановки в регионе деятельности, ее изменения и динамику;

- оценку результатов ранее запланированных и проведенных мероприятий;

- определение основных направлений и задач таможенного органа на планируемый период;

- определение основных организационных, оперативных и иных мер, необходимых для решения основных задач, рациональное распределение и использование имеющихся сил и средств;

- определение форм взаимодействия отдельных подразделений при выполнении планируемых мероприятий;

- установление конкретных сроков исполнения мероприятий и лиц, ответственных за их выполнение.

Все мероприятия плана должны соответствовать целевой установке вводной части и содержать практические меры, направленные на безусловное выполнение заданий ФТС России по пополнению доходной части федерального бюджета, совершенствованию процедур таможенного оформления и таможенного контроля, усилению правоохранительной деятельности таможенных органов, укреплению кадрового состава подразделений таможенных органов, наращиванию материально - технической базы и т.д. Основное место в плане необходимо уделять решению проблемных и ключевых вопросов, требующих проведения комплекса мероприятий.

План должен быть реальным, равномерно распределенным по полугодиям, кварталам, предусматривать резерв времени для решения внеплановых вопросов.

Структура планов

Планы таможенных органов должны охватывать все структурные подразделения и содержать следующие разделы:

- организационные мероприятия;

- мероприятия по обеспечению действенного таможенного контроля и исполнению доходной части Федерального бюджета;

- правоохранительная деятельность;

- кадровая работа и социальное обеспечение;

- тыловое обеспечение.

Планирование не должно носить эпизодический характер. После утверждения плана работы и начала его реализации сбор предложений на перспективное планирование должен продолжаться. Подготовка планов работы ФТС возлагается на организационно - инспекторский отдел, а в структурных подразделениях аппарата Управления - на руководителей подразделений. В таможнях разработка планов возлагается на организационно - инспекторские отделения, на помощников начальника таможни, а при их отсутствии - на заместителей начальников таможен по кадровой службе. Начальники и заместители начальников таможенных органов, начальники таможенных постов, начальники функциональных отделов несут личную ответственность за планирование деятельности вверенных им подразделений. Исходя из изложенного, разработанный проект плана должен отвечать следующим основным требованиям:

1. Обоснованность и реальность плана - это учет анализа обстановки и конкретных задач, стоящих перед таможенным органом, его структурным подразделением, конкретным сотрудником, вытекающих из особенностей основных функций, а также требований нормативных и иных документов ФТС России.

2. Преемственность или непрерывность. План должен исходить из результатов выполнения предыдущего плана и иных ранее принятых решений.

3. Стабильность плана. Устойчивость намечаемых мероприятий достигается, прежде всего, правильным определением задач, включающих необходимость разработки многочисленных планов и выполнение уже запланированных мероприятий. Отмена или перенос планового мероприятия является исключительной мерой. Корректировка плана может осуществляться только при наличии серьезных изменений обстановки в регионе деятельности или прямых предписаний вышестоящих таможенных органов.

4. Конкретность плана. В плане должны содержаться четкие и ясные формулировки с определением точных сроков и конкретных ответственных лиц. Нельзя включать в план мероприятия, которые носят "дежурный" характер и выполнение которых известно заранее, а также механически переносить требования приказов и указаний вышестоящих таможенных органов. Руководители таможенных органов и структурных подразделений несут персональную ответственность за обеспечение действенного контроля и проверку фактического исполнения предусмотренных мероприятий.

Порядок составления годового плана работы регионального таможенного управления

Работа регионального таможенного управления строится в соответствии с планом работы на календарный год.

Проект плана разрабатывается на основе предложений, поступающих от таможен и структурных подразделений аппарата Управления, с учетом сложившейся обстановки во внешнеэкономической деятельности региона, результатов анализа и прогнозирования работы таможенных органов ФТС, на основе разработанных методик. Предложения таможен, подразделений аппарата Управления, согласованные с курирующими заместителями начальника Управления, до 15 декабря предшествующего года представляются в ФТС для обобщения, анализа и внесения в проект плана работы ФТС. После письменного согласования заместителями начальника Управления доработанный с учетом внесенных поправок и замечаний проект плана не позднее 25 декабря предшествующего года представляется на утверждение начальнику Управления. Коррективы в годовой план вносятся по итогам квартала начальниками таможен и руководителями подразделений аппарата Управления в виде мотивированных письменных предложений, которые направляются для рассмотрения и оценки с точки зрения целесообразности и обоснованности ФТС. После изучения Управление направляет материалы на утверждение начальнику ФТС

Порядок организации планирования и подготовки проведения заседаний коллегии ФТС

Заседания коллегии проводятся в соответствии с планом работы коллегии ФТС на полугодие. Предложения по проведению заседаний коллегии вносятся членами коллегии, руководителями структурных подразделений аппарата Управления и других таможенных органов и учреждений региона. Предложения структурных подразделений аппарата Управления, согласованные с заместителем начальника Управления по подчиненности, таможенных органов и учреждений региона для внесения в проект плана работы коллегии ФТС на I полугодие представляются до 20 декабря предшествующего года, на II полугодие - до 20 июня текущего года, с указанием служб - соискателей подготовки вопросов и сроков их обсуждения. На основе поступивших предложений ФТС составляет полугодовой план работы коллегии с указанием даты и места проведения, планируемых к обсуждению вопросов , исполнителей и ответственных лиц.

Повестку дня и дату проведения очередного заседания коллегии ответственный секретарь доводит до сведения членов коллегии и приглашенных лиц за 5 дней до проведения заседания коллегии. Предложения о включении в повестку дня очередного заседания коллегии неотложных дополнительных вопросов, снятии запланированных вопросов или о переносе дня заседания коллегии передаются начальнику ФТС не позднее, чем за 5 дней до объявления повестки дня заседания коллегии. По решению начальника Управления в график проведения заседаний коллегии и в поставленные на обсуждение вопросы могут быть внесены дополнения и изменения. Такое решение принимается начальником Управления как по собственной инициативе, так и на основе представленного ему обоснованного рапорта от начальника таможни или структурного подразделения аппарата Управления, согласованного с курирующим заместителем начальника Управления. На основе годового плана работы ФТС структурные подразделения аппарата Управления и таможни региона составляют собственные планы работы на год. Мероприятия годового плана работы структурных подразделений аппарата Управления и таможен дополняются и конкретизируются в квартальных планах с учетом сложившейся обстановки, текущего состояния дел. Копия экземпляра квартального плана из таможен и структурных подразделений Управления до 25 числа последнего месяца предшествующего квартала представляется в ФТС для координации действий таможен и подразделений аппарата Управления и разработки квартальных планов основных мероприятий ФТС. Структурные подразделения таможен аналогично планируют свою работу поквартально, исходя из плана работы таможни на год.В случае планирования в деятельности структурного подразделения совместных мероприятий с другими подразделениями, виза согласования начальника отдела - соисполнителя мероприятия является обязательной.

Планы таможен утверждает начальник таможенного управления, планы работы таможенного поста - начальник таможни, планы работы структурных подразделений Управления и таможен - соответственно заместители начальника Управления и таможни, курирующие данное направление деятельности.