Контроль и ревизия Волков 2011

Организация и методика контрольно-ревизионной работы

ятия организовывают проведение внезапных инвентаризаций кассы, материальных ценностей. Руководитель ревизионной группы устанавливает связь с местными органами (налоговой инспекцией, администрацией, банком, Пенсионным фондом, антимонопольным комитетом, инспекцией по делам защиты прав потребителей, прокуратурой и т.п.).

После окончания организационной работы на предпри-

ятии ревизоры начинают документальную и фактическую про-

верки. На протяжении ревизии на отдельных листах бумаги (иливрабочейтетрадиилижурнале) ревизорсистематизирует материалы ревизии, регистрирует факты нарушений, злоупо- треблений, группируя их за однородными признаками и со- ответственно структуре основного акта ревизии, то есть по его разделам (табл. 1).

Следствия ревизии оформляются актом. Акты ревизии делятся на основные и промежуточные.

Основной акт ревизии — это документ, где в обобщенном виде фиксируются выявленные нарушения и недостатки в де- ятельности предприятия, которое ревизуется. Основанием для включения фактов выявленных нарушений или недостатков в основнойактревизииявляютсясведенияонарушениях, справ- ки, промежуточные акты и т.п.

Промежуточные акты — это разовые документы, которые отображают результаты проверки отдельных участков или объектов проверки. По выявленным фактам нарушений от должностных лиц необходимо взять письменные объяснения.

Результатыревизииобсуждаютсянаобщихсборахколлек- тива предприятия, на которых принимаются соответствующие решения. Основная форма реализации результатов ревизии

— это приказ по ее результатам. Он выдается как на том пред- приятии, где проводилась ревизия, так и в той организации, которая назначила ревизию.

Последний этап ревизии — контроль за выполнением реше-

ний, принятых по материалам ревизии. Выполнение принятых решений по результатам ревизии контролируется путем полу- чения информации от проверенного предприятия об устране- нии выявленных недостатков и нарушений во время проведе- ния следующей плановой ревизии.

41

Контрольи ревизия

Таблица 1

Рабочий план проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности МУП «Горводоканал» за период с 1 марта 200_ г. по 1 февраля 200_ г. старшим ревизором Мельниковым В.П.

2.4.Организация и порядок проведения инвентаризаций

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ определяет правовые основы регулирования, ор- ганизации, ведения бухгалтерского учета и составления финансо- вой отчетности. Однако для обеспечения достоверности данных бухгалтерскогоучетаифинансовойотчетностипредприятияобя- заныпроводитьинвентаризациюактивовиобязательств, вовремя которой проверяются и документально подтверждаются их нали- чие, состояние и оценка. Основным средством бухгалтерского на- блюдения за состоянием и изменениями хозяйственных фактов является документация, однако появляются такие хозяйственные факты, которыедокументациянеможетохватитьвмоментихвоз- никновения (естественные потери, пересортица, потеря докумен- тов, арифметические ошибки и т.п.). Поэтому возникает потреб- ность в выявлении фактического состояния ценностей и расчетов. Такимспособомфактическогоконтроляявляетсяинвентаризация (от лат. inventarium — описание имущества). В настоящее время порядокеёпроведениярегулируетсяМетодическимиуказаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, ут- вержденнымиМинфиномРФот13 июня1995 г. №49.

42

Организация и методика контрольно-ревизионной работы

Основными задачами инвентаризации являются:

–выявление фактического наличия основных фондов, не- материальных активов, товарно-материальных ценно- стей, средства, ценных бумаг, а также объемов незавер- шенного строительства в натуре;

–установление излишка или недостатка ценностей и сред- ства путем сопоставления фактического наличия с дан- ными бухгалтерского учета;

–выявление товарно-материальных ценностей, которые частично утратили первоначальное качество, а также ма- териальных ценностей и нематериальных активов, кото- рые не используются;

–проверка соблюдения условий и порядка хранения мате- риальных и денежных ценностей, а также правил содер- жания и эксплуатации основных фондов;

–проверка реальной стоимости зачисленных на баланс ос- новных фондов, нематериальных активов, товарно-мате-

риальных ценностей, ценных бумаг и финансовых вло- жений, денег в кассах, на счетах в банках, денег в пути, дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.

Ответственность за организацию инвентаризаций несет руководитель предприятия.

Прежде всего, инвентаризации проводятся на предприя- тиях, руководители которых некачественно и несвоевременно составляют и подают отчеты, несвоевременно и не полностью сдают выручку.

Проведение инвентаризации всех статей баланса обяза- тельно перед составлением годовой финансовой отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не раньше 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, со- оружений и других недвижимых объектов основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фон- дов — один раз в пять лет. Инвентаризация обязательна при передаче имущества государственного предприятия в аренду, его приватизации, при передаче ценностей, в случае установ- ления фактов краж, по предписаниям судебно-следственных органов, после техногенных аварий, пожара, стихийного бед- ствия и при ликвидации предприятия.

43

Контрольи ревизия

Материалы инвентаризации и решения относительно ре- гулирования расхождений утверждаются руководителем пред- приятия с включением результатов в отчет за период, в котором закончена инвентаризация, а также в годовой отчет. Для про- ведения инвентаризаций на предприятиях распорядительным документом их руководителя создаются постоянно действую- щиекомиссииивотдельности— рабочиеинвентаризационные комиссии по привлечению к ним опытных специалистов. После окончанияинвентаризацииобязательнопроводятконтрольные проверки качества переучета ценностей с участием постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом.

Регистрацию проведенных контрольных проверок осу- ществляет бухгалтерия в специальной книге.

Контрольные вопросы

1.Нормативно-правовые документы, которые регулируют деятельность государственной контрольно-ревизионной службы.

2.Основные функции государственной контрольно-реви- зионной службы.

3.Права ревизоров.

4.Обязанности ревизоров.

5.Ответственность ревизоров.

6.По каким признакам различают ревизии?

7.Виды ревизии, когда они применяются?

8.Этапы ревизионного процесса.

9.Порядок составления плана ревизий.

10.Кто составляет программу ревизии и какие вопросы она включает?

11.Порядок составления рабочего плана ревизора (бригады ревизующих).

12.В чем состоит суть инвентаризации?

13.Последовательность проведения инвентаризации.

14.Кто проводит контрольную выборочную инвентариза- цию и каким документом она оформляется?

44

ГЛАВА 3.

Методика и техника проверки учетной документации

3.1.Техника исследования документов ревизором

Вфинансово-хозяйственном контроле в условиях авто- матизированной системы обработки информации (АСОИ) ис- пользуется фактографическая информация как способ описа- ния фактов. Эту информацию в системе учета группируют по соответствующим признакам и способам учета, и она является отправным моментом относительно изучения контроля за фи- нансово-хозяйственной деятельностью предприятий. С другой стороны, она выступает основанием для доказательств в кон- фликтно-ситуационных процессах.

С помощью фактографической информации можно определить эффективность деятельности субъектов хозяйство- вания, выполнения ими функциональных обязательств как пе- ред государством, так и перед своими партнерами. Конечная цель контроля в этом отношении — выявление и устранение недостатков в финансово-хозяйственной деятельности субъ- ектов предпринимательской деятельности. При применении АСОИ на электронно-вычислительных машинах создаются условия для эффективного использования фактографической информации, в частности в изучении финансово-хозяйствен- ного контроля.

Для поиска, группирования и преобразования инфор- мации, сгруппированной в автоматизированных банках дан- ных (АБД), применяется диалоговый режим общения реви- зора с ЭВМ. Достоверность данных ревизоры проверяют по проектной документации. Используя сводную информацию в машинограммах, ревизор определяет правильность корре- спонденции счетов бухгалтерского финансового учета, добро-

45

Контрольи ревизия

качественность первичных документов, соответствие форм машинограмм. Сгруппированные (синтезированные) данные бухгалтерского финансового учета и финансовой отчетности дают возможность обнаружить отклонение фактических пока- зателей финансово-хозяйственной деятельности предприятий от нормативно-правовых актов, установить перерасходы мате- риальных, трудовых и финансовых ресурсов вследствие бесхо- зяйственности.

С помощью сгруппированной в АБД первичной, плано- во-договорной и нормативно-справочной информации можно обнаружить причины перерасходов сырья, электроэнергии, топлива, заработной платы и непроизводительных затрат. При- чем сами расчеты перерасходов по запросу ревизора выполняет ЭВМ и выдает их пользователю через алфавитно-цифровое пе- чатающее устройство или через дисплей в диалоговом режиме.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтер- ском учете» основанием для бухгалтерского учета хозяйствен- ных операций являются первичные документы, которые фик- сируют факты осуществления хозяйственных операций. При этом первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Для контроля и приведения в порядок обработки данных на основании первичных документов могут составляться свод- ные учетные документы. Документы должны иметь такие обя- зательные реквизиты, как:

–название;

–дату и место составления;

–название предприятия, от лица которого составлен доку- мент;

–содержание и объем хозяйственной операции, единицу его измерения;

–должности лиц, ответственных за осуществление и оформление хозяйственной операции, их подписи. Документ (от лат. documentum — свидетельство) имеет

юридическое значение как доказательство законности осу- ществления операции и правильности записей в регистрах бухгалтерского учета.

46

Методика и техника проверки учетной документации

Первичные документы проверяют по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), по смыс- лу(законностьоперации, логическаяувязкасотдельнымипока-

зателями) и с арифметической точки зрения (правильность цен,

наценок, сделанных вычислений, таксировка подсчетов). Экс- пертная проверка дополняет формальную и арифметическую и призванаобнаружитьподделкувдокументе, дописываниятек- ста, букв, цифр, зачеркивания, полноеиличастичноеудаление написанного текста, цифровых записей, подделку подписей и т.п. Они могут быть выявлены путем внимательного обзора до- кумента. Подделанные документы могут иметь нарушенную структуру бумаги (потеря блеска), утончение пласта бумаги, расплывы чернил в штрихах заново выполненных операций, признаки дописки (разные почерки), признаки травления, на- личие пятен, ломкость (хрустящесть) бумаги.

Подделанным (фальшивым) является документ, реквизиты или содержание зафиксированной операции которого не со- ответствуют действительности. Составление подделанных до- кументов является уголовным преступлением. Подделанные документы бывают двух видов:

–бестоварные — документы, которыми оформлено дви- жение ценностей, тогда как они в действительности не поступали, или израсходованы на другие цели, или во- обще остались без движения (например, накладная на от- пускматериальныхценностейизбазысоставлена, однако фактически они не были отпущены);

–безденежные — документы, которыми оформлены опе-

рации с денежными средствами, которые в действитель- ности не имели места (например, составлен расходный кассовый ордер на якобы выданные из кассы деньги, но фактически они не выплачены, а присвоены кассиром). На практике встречаются документы частично бестовар-

ныеичастичнобезденежные. Кпервымможноотнестирасход- ную накладную на отпуск кормов с животноводческой фермы на откорм телят, в которой рядом с фактически отпущенны- ми кормами числятся и такие, которых недостает в амбаре и которые списаны по договоренности заведующего складом и заведующей фермы с целью утаивания недостатка кормов.

47

Контрольи ревизия

Частично безденежной может быть платежная ведомость, вы- писанная под видом выплаты заработной платы, в которой од- новременно на сумму действительно надлежащей для оплаты работы дописана сумма на оплату работы надуманных лиц, за счет чего списана украденная из кассы денежная наличность.

По качественным признакам документы делятся на до- брокачественные и недоброкачественные.

Доброкачественным считаетсядокумент, которыйотвечает требованиям по составлению в утвержденной форме, в кото- ром заполнены все необходимые реквизиты и в котором пра- вильно отображена выполненная хозяйственная операция.

К недоброкачественным относят документы, которые не отвечают перечисленным требованиям, отражают осущест- вленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты: например, учетные письма, наряды, где указан завы- шенный объем выполненных строительно-монтажных работ и единичные расценки, тарифы, разряды и т.п. При этом доку- мент, которого фактически нет, но он выдается за существую- щий, считается фиктивным (от лат. fictio — выдумка).

Нередко нарушения и злоупотребления кроются за внешне правильно оформленными документами (фиктивны- ми квитанциями, расписками, актами). Если ревизор обнару- жил признаки злоупотребления, он обязан сосредоточить свое внимание на их полном изобличении.

По смыслу операции, отображенной в документе, реви- зор устанавливает ее законность и целесообразность. При этом операция считается законной, если ее содержание не противо- речит действующему законодательству, директивам прави- тельства, ведомственным инструкциям, постановлениям, по- ложениям и т.д.

Хозяйственная операция может быть законной, но неце- лесообразной, и наоборот. Во время выявления незаконных и нецелесообразных операций ревизор должен определить их характер и выяснить, кто и по чьему распоряжению осуще- ствил их, установить размер вреда или степень нарушений действующего законодательства или ведомственных указаний, с тем чтобы квалифицированно установить нарушение норма- тивных документов и законоположений.

48

Методика и техника проверки учетной документации

Вслучаях установления фиктивных документов ревизо- ры изымают их, о чем немедленно следует сообщить право- охранительным органам. Вместо изъятых документов в делах организации, которая ревизуется, остаются копии изъятых до- кументов, удостоверенные подписями ревизующего и главно- го бухгалтера. После завершения ревизии изъятые документы возвращают той организации, из которой они были забраны, если правоохранительные органы не вынесли решение об их изъятии.

Подделанными (фальсифицированными) являются докумен-

ты, которыеимеютподделанныеподписи, резолюции, штампы

ипечати, заменутекстовисумм, подчистки, приписки, исправ- ления и прочие приемы подделки с целью утаивания фактов растрат и краж ценностей, бесхозяйственности, незаконных и нецелесообразных операций, очковтирательства и т.п.

Проверка содержания операций и записей в бухгалтер- ском учете осуществляется в хронологическом или системати- зированном порядке.

Хронологическая проверка предусматривает рассмотрение документов по датам (дням, месяцам), по порядку размеще- ния документов в папках, по мемориальным ордерам, отчетам, сводным накопительным ведомостям. Этот вид проверки ма- лоэффективен, поскольку распыляет внимание ревизоров на разнородные по экономическому содержанию хозяйственные операции, при этом нарушается процесс их планомерного и глубокого изучения.

Проверка документов осуществляемых в хронологиче- ской последовательности хозяйственных операций оправдыва- етсебявусловияхприменениямемориально-ордернойформы учета во время ревизии предприятий, которые выполняют не- значительный объем работы.

Впрактике контрольно-ревизионной работы значительное распространение приобрела систематизированная проверка до-

кументов по экономически однородным хозяйственным опера- циям в разрезе отдельных участков. В особенности эффективна она при журнально-ордерной форме учета, когда экономически однородные первичные документы сгруппированы и подшиты поотдельнымжурналам-ордерамисчетамсинтетическогоучета.

49

Контрольи ревизия

Записьхозяйственныхоперацийвжурналах-ордерахпокредито- вым признакам обеспечивает эффективную проверку списания хозяйственного средства предприятия и корреспонденции сче- тов. Приэтомодновременнообъединяетсянаглядноеобобщение однородных хозяйственных операций и процессов с детальной углубленной проверкой их по первичным документам. Система- тизацияоднородныхоперацийвжурналах-ордерахоказываетсо- действиеоперативномуосуществлениювзаимногоконтроля.

Таким образом, систематизированная документальная проверка характеризуется объединением обобщенного изуче- ния однородных операций с детальным их исследованием, вы- явлением взаимосвязей между операциями, первичными доку- ментами, учетными регистрами и отчетностью.

3.2. Приемы проверки документов по сути

После формальной проверки документов проводится их фактическая проверка, цель которой — убедиться, что операции действительно имели место. Такая проверка может осущест- вляться, например, путем вызова лиц, которые подписали до- кумент, ради личного подтверждения ими подлинности своих подписей и фактов получения денег или ценностей (напри- мер, при проверке сомнительных ведомостей на выплату зара- ботной платы или требований на получение материалов).

Фактическая проверка документов имеет большое значе- ние во время ревизии выплат посторонним лицам (внештатным работникам) за счет средств на оплату работы. В этих случаях следует, прежде всего, убедиться, что указанная в наряде или трудовом соглашении работа действительно выполнялась. Кро- ме того, необходимо требовать представления выполненной ра- боты в натуре, а если это невозможно, опросить лиц, которые подтвердили бы своей подписью на документах факт выполне- ния и принятия такой работы. Известно, что документом про фактическое выполнение работы может быть акт приема-сдачи выполненных работ, который является приложением к трудо- вому соглашению (договору). Однако в случае возникновения сомнений относительно достоверности или правильности доку- ментов, которые поступили от других организаций (например,

50