Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Психология делового общения и культура речи. Учебное пособие
.pdf
большие, средние и малые.
Кроме того, документы подразделяют на инициативные и ответные, причем и
те, и другие могут рассматриваться участниками деловой переписки в качестве исходящих
или входящих (данное замечание не относится к внутренним документам, не покидающим
в процессе обращения пределов предприятия). Они также могут быть оригиналами (в
данном случае речь идет о первых экземплярах документов) или копиями (то есть
вторыми и последующими экземплярами).
С учетом способа представления содержания документы можно подразделить на
текстовые (в том числе состоящие из сплошного текста, текста, представленного в
форме таблицы, анкеты или их сочетания), графические (то есть содержащие графические
изображения — фотографии, рисунки, схемы и др.) и комбинированные. Наконец, в
зависимости от характера сведений, включенных в содержание, документы могут быть
конфиденциальными (секретными), ограниченного или неограниченного доступа.
На сегодняшний день в процессе повседневной деловой переписке предприятия
может обращаться более 20 различных (прежде всего по своему функциональному
назначению) видов документов. Кратко остановимся на наиболее распространенных
видов документов, образующих деловую переписку.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего
на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед
данным предприятием.
Оформлению приказами подлежат:
1) решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности
предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный
характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных
мероприятий;
2) утверждение и введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и т.
п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных
организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;
3) вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;
4) итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;
5) прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;
6) поощрение работников и наложение дисциплинарных взысканий и другие
кадровые вопросы.
Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости.
131
Распоряжение — документ, издаваемый по вопросам информационно-
методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией
исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации
или вышестоящих органов.
Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие
реквизиты:
1) Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской
Федерации, или герб муниципального образования (в зависимости от характера
распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим
законодательством предоставлено право на изображение герба);
2) эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
3) наименование организации;
4) название вида документа;
5) дату и номер документа;
6) место издания;
7) заголовок к тексту;
8) подпись;
9) визы.
Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или
«ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную
строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова,
т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.
Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными
органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее
важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы,
принимаемые двумя и более неоднородными органами.
Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми
словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части
указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной — исполнительорганизация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения
документа.
132
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, причем
они не вправе изменять содержание текста.
Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации
его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического
характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других
актов данной или вышестоящей организации.
Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки
и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю»,
«предлагаю».
Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо
нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В
этом случае указание приобретает форму информационного письма.
Заявление — это документ, адресованный руководителю организации или
должностному лицу, и содержащий просьбу работника.
Заявление пишется, как правило, от руки, в произвольной форме, на стандартном
листе формата А4 или на трафаретном бланке организации.
В заявлении указывают:
1) адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации);
2) наименование вида документа;
3) дату;
4) текст и проставляют личную подпись.
В основной части в краткой, ясной и достаточно полной для принятия
соответствующего решения форме должны быть изложены:
мотивы обращения;
сущность просьбы (требования, пожелания и т. п.) заявителя с указанием на
то, каких конкретных действий от адресата ожидает заявитель;
правовое обоснование (со ссылкой на соответствующие положения
законодательных и (или) нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных
или нормативно-методических документов.
В дальнейшем на заявление руководитель наносит резолюцию и отметку об
исполнении документа, после чего документ направляется в дело.
В заявлении о приеме на работу должен быть указан адрес проживания работника.
Заявление о приеме на работу — это документ, содержащий просьбу соискателя,
успешно прошедшего этап отбора, о приеме на работу (на конкретную должность, для
исполнения строго определенной работы или трудовой функции). Функциональное
133
назначение рассматриваемого документа состоит в инициации процедуры
документального оформления приема вновь нанятого работника на предприятие.
Подготовка заявления производится лично соискателем в соответствии с
установленной предприятием формой (образцом). Заявление в обязательном порядке
визируется руководителем того структурного подразделения, в котором вновь
нанимаемый работник будет непосредственно работать (выполнять порученную ему
трудовую функцию), а также руководителем кадрового органа предприятия.
Письмо — это основное средство деловой переписки, осуществляемой между
различными предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными
подразделениями (должностными лицами).
Написание писем — это навык, который требует сочетания здравого смысла,
терпения и понимания людей. Хорошее письмо прочитывают, а плохое письмо пылиться в
папке с входящей информацией или даже в мусорной корзине для бумаг.
Не принято писать длинных деловых писем. Составляя письмо зарубежному
партнеру, старайтесь сообщать только главное, не касаясь второстепенных аспектов
вашего делового предложения. Экономьте не только свое время, но и время вашего
адресата.
Служебная корреспонденция составляется по установленной форме. Текст следует
печатать на компьютере или пишущей машинке. Ширина левого поля должна быть не
менее двух см, строки разделены полуторным или двойным интервалами. Каждый абзац
должен начинаться с красной строки.
Все страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами. Обращение
начинается с абзаца.
Деловое письмо не должно содержать не имеющих отношения к делу пометок,
помарок и исправлений. Следует избегать переносов слов.
Письмо состоит из нескольких частей. Это заголовок, дата, наименование и адрес
получателя, вступительное обращение, основной текст, завершающая формулировка
вежливости, указания на приложения.
Если вам нужно получить ответ на свое письмо или запрос как можно быстрее,
напишите: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».
Если с адресатом вас связывают личные отношения, письмо можно закончить
пожеланием здоровья и успехов.
После подписи и фамилии обязательно укажите свою должность и название вашей
фирмы.
Дата в письме должна стоять в правом углу под заголовком. В заграничной
134
корреспонденции дату принято указывать так: 25 августа 2006 года. Название месяца
должно обозначаться буквами. В некоторых странах (в США, например) существует иной
порядок написания даты. Сначала указывается месяц, а затем число и год. Поэтому если
вы напишите 8. 1. 2006, американский корреспондент прочитает дату как 1 августа, а не 8
января.
Фамилия, а также адрес лица (наименование организации), которому
предназначено письмо, принято проставлять в тексте слева, чуть ниже даты.
Лист с текстом письма должен помещаться в конверте свободно.
Ниже фамилии адресата или названия организации пишется название улицы и
номер дома, еще ниже, на отдельной строке, название города и страны.
Слева, под адресом, на отдельной строке помещается вступительное обращение,
являющееся непременной формулой вежливости, своеобразным приветствием.
Обязательна и заключительная формула вежливости, сочетание «Искренне ваш»,
как бы заменяющее выражение, «до свидания».
В начале текста делового письма не принято задавать вопросы о здоровье, погоде,
рассказывать о своем самочувствии. Все это характерно для личной корреспонденции, в
деловом письме важно указать на главную цель письменного обращения, которая могла
обсуждаться, к примеру, во время недавней встречи.
«Уважаемый господин Карл,
Имея в виду ваш недавний запрос, связанный с технологическим вариантом
совместного проекта ...».
Обратите внимание, что после вступительного обращения «Уважаемый господин
Карл» стоит запятая, а не восклицательный знак.
Под заключительной формулой вежливости, на правой части листа, ставится
рукописная подпись. Ниже, прямо под ней, должна быть напечатана фамилия
подписавшегося. Если вы отправляете письмо незнакомому человеку, укажите свое имя
полностью, чтобы получатель мог легко определить ваш пол и не имел затруднений с
ответом.
Если к письму прилагаются какие-то материалы и документы, в тексте обязательно
должен быть их перечень. Указание на приложения проставляется в левом нижнем углу:
«Приложения: вышеупомянутая резолюция» (или иное).
В нижней части лицевой стороны письма должен указываться обратный адрес. Не
следует надеяться, что ваши зарубежные партнеры помнят ваш адрес. Даже если вы
прекрасно знакомы с получателем вашей корреспонденции, обязательно проставьте свой
адрес.
135
Деловые письма не принято отправлять на половинках листа. Не экономьте бумагу
и используйте целый лист, даже если ваше сообщение состоит из единственной фразы.
Отвечая на полученную корреспонденцию, старайтесь, чтобы под рукой были
копии писем ваших деловых партнеров, а также копии ваших собственных писем к ним.
К припискам лучше не прибегать, однако, если без post skriptum не обойтись, он
должен находиться после подписи. Ниже еще раз подпишитесь или проставьте свои
инициалы.
Складывать письма принято текстом внутрь. Корреспонденцию значимую и очень
важную лучше отправлять в больших конвертах из плотной бумаги.
Официальная деловая переписка не предполагает всякого рода открытых писем —
почтовых открыток. Вся корреспонденция должна отправляться только в конверте, в том
числе приглашения и соболезнования.
Согласно сложившимся правилам, срок ответа на деловые письма не должен быть
более 10 дней. На телеграмму нужно отвечать быстрее.
Ответ на поздравление предполагается кратким.
Письма с извинениями должны быть рукописными.
Письмо к потенциальному поставщику
Maxi Components Limited
LECHFORD
Bucks
SL8 91V
Your ref JPQ/7/82
Our ref PJ/S/70
8 July 2000
Mr Peter Wood
Marston Metal Supplies
Long Lane MARSTON
Northants LB791N
Dear Mr Wood,
Thank you for your letter of 4 July. Please contact either our branch of Midwest Bank
pic, or Sankey Smith & Co Ltd, for the reference you require. Their addresses are as follows:
Mr John Wilson (Manager)
Midwest Bank pic
136
The Parade
LECHFORD
Bucks
SL8 8RT
Sankey Smith & Co Ltd
Unit 4
Beechfield Trading Estate
WALTON
Lanes
NR46BW
Yours sincerely, Peter Jones
Письма-просьбы — это едва ли не самая распространенная группа официальных
деловых посланий. И легко понять, почему, в конце концов, далеко не всегда мы
чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или,
к примеру, по телефону.
Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на первое полугодие
2007 года.
Письма-сообщения — также довольно распространенная форма официального
делового послания. Основное предназначение такого письма — целенаправленная
передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора
(организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих
случаях дают начало продолжительной переписке.
Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по
заключению различных деловых соглашений между партнерами по переписке. Они
предназначены, как следует из названия, для запроса соответствующей деловой
информации.
Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас)
сообщить...», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем
вызван ваш запрос.
Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко
распространенными при ведении внутренней переписки. Письмо-заявление имеет целью
официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организацииотправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его
сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении
реализации ранее согласованных планов сотрудничества.
137
Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того
чтобы подтвердить какой-либо факт — например, получение письма, высланного ранее
адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу («Прошу
подтвердить...»), выраженную автору (организации-отправителю) письма.
Письма-заказы в многих случаях представляют собой ответ на письмапредложения. Назначение подобных писем — совершение письменного заказа, его
документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке,
как при прямой почтовой рассылке). В последнем случае письмо-заказ одновременно
выполняет и функцию сопроводительного письма.
Письма-предложения (оферты) — возможно, наиболее характерный образец
коммерческой переписки. Имеет целью сделать адресату официальное предложение
относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная
особенность оферты — исключительная конкретность и точность в изложении условий
предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества,
порядка расчетов и т. п.).
Письма-дополнения выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив
послание, сочли невозможным (или необходимым) прибегать к постскриптуму,
вследствие чего часть важной информации оказалась недоступной для адресата.
Поскольку вернуть уже отправленное деловое письмо «с полдороги» нельзя, автор может
отправить, что называется, вдогонку письмо-дополнение.
Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно
является продолжением предыдущего послания (при этом представляется крайне
желательным сослаться на конкретные признаки письма — его дату, номер и т. п.).
Именно с этого и следует начинать послание, например, так: «Данное письмо является
дополнением к...».
Письма-рекламации — относительно редкое явление в официальной деловой
переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи
с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых
обязательств.
Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие
документальные свидетельства недобросовестности адресата (преднамеренной или
допущенной им по неосторожности). В большинстве случаев таким свидетельством
является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организацииотправителя. Такой акт (второй его экземпляр или копию) целесообразно приложить к
138
письму-претензии (в последнем случае оно будет одновременно выполнять и функцию
сопроводительного письма).
Информационные письма не следует рассматривать как разновидность писемсообщений или рекламных писем. Сообщение, как известно, предполагает краткость и
служит, прежде всего, для установления (возобновления) контакта с адресатом.
Информационное письмо — это результат логического развития переписки. Такое
письмо отправляется адресату в том случае, если контакт с ним удалось установить и он
не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в
несколько большем объеме (по сравнению с сообщением) проинформировать адресата, о
стремлении автора послания развивать деловые и личные контакты, об отдельных
аспектах их осуществления и т. п.
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных
гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так
или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма
оформляются для подтверждения оплаты.
Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок
— поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению
организации или должностного лица.
Презентационные (рекламные, коммерческие) письма имеют целью
презентовать (буквально — представить в выгодном свете) какую-либо продукцию,
организацию, персону (в порядке саморекламы). Например, политического деятеля или
общественно значимое событие.
Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от
презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению
покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее
получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях — и образцы
продукции для бесплатного (пробного) употребления.
Сопроводительные письма — это письма, содержащие информацию об отправке
адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики
содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма.
Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке
соответствующих документов (материалов), а также их перечень.
Письмо-благодарность (благодарственное письмо) — деловое письмо,
направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением
благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.
139
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем
другие. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в...
Выражаем Вам свою благодарность за...
Позвольте Вас поблагодарить за...
Письмо-соболезнование — письмо, составляемое в трагических жизненных
ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия
стихийного бедствия и т. п.).
В письмах-соболезнованиях используются следующие фразы:
Примите наше самое искреннее сочувствие по поводу смерти... Мы глубоко
огорчены, узнав о смерти...
Для нас было огромным потрясением известие о скоропостижной смерти...
Телеграмма — это проверенное вековой практикой средство оперативной деловой
письменной коммуникации и одновременно один из самых распространенных документов
деловой переписки. Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках
либо на обычно листе бумаги и печатаются на одной стороне листа через два
межстрочных интервала прописными буквами.
Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в
дело.
Данные, которые не передаются по телеграфу (почтовый адрес отправителя,
подпись, дата), печатаются обычным способом под чертой, отделяющей их от текста. Если
предприятие имеет условный телетайпный адрес, например «ТРАКТ», то вместо адреса
указываются условные обозначения.
Телефонограмма — это документ по оперативным вопросам, который передается
по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются при
необходимости срочного оповещения о деловых встречах, совещаниях и т. п. и особенно о
каких-либо изменениях в ранее запланированных мероприятиях.
Телефонограмма должна иметь следующие реквизиты: наименование предприятия,
вид документа, дату, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о
времени передачи, указание должностей и фамилий (либо только фамилий) должностных
лиц, передавших и принявших телефонограмму, номера телефонов организаций,
передавших и получивших телефонограмму.
Телефонограммы составляются на специальных бланках либо на листе бумаги
формата А5 в одном экземпляре.
140
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]