Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Психология делового общения и культура речи. Учебное пособие
.pdf
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для
рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В
состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в
именительном падеже.
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае
указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование
организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед
фамилией. Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается
наименование и почтовый адрес. При адресовании внутренних документов можно указать
только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.
Реквизит 16. Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий
нормативный или правовой характер его содержанию.
Управленческие документы, требующие грифа утверждения.
Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы,
положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные
расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.
При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование
должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату
утверждения
Реквизит 17. Резолюция.
Резолюция — это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо
и содержит принятое им решение.
Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы
исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном
от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с
указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Реквизит 18. Заголовок к тексту.
Заголовок текста — это краткое содержание документа.
Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:
приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная
инструкция инженера - технолога, положение об отделе внешних контактов, правила
111
внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска
работнику.
Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль.
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе
его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или
типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
1) типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, для
группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения
типовых запросов и т. д.;
2) индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа,
установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.
Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
Реквизит 20. Текст документа.
Текст документа — это основной реквизит документа, который содержит
объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно
в юридическом отношении.
В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках
текст документа составляют на русском или национальном языке.
Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы,
которые нумеруются арабскими цифрами.
Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и
рекомендации.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на
принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации,
текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»,
«прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица
единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили», «решили»).
112
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их
структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание,
оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от
третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции»,
«в состав объединения входят»).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по
ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и
маркетинговых документах.
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в
тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д.
оформляются в следующем порядке.
Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии
приложений оформляется сокращенно.
Реквизит 22. Подпись.
Подпись — это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и
личного. В состав реквизита «Подпись» входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием
организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если
документ оформлен на бланке);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать
подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют
лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении
копии.
Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была
предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или
лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать
фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.»
или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую
чету или предлог «за» перед наименованием должности.
113
Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается
следующим образом: должность — от границы левого поля; расшифровка подписи - после
48 печатных знаков от границы левого поля
Реквизит 23. Гриф согласования
Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в
тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений.
Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации
(внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее
согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с
общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными
органами и т. п.).
При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем
— гриф согласования.
Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование
должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации),
личной подписи, ее расшифровки и даты.
Реквизит 24. Визы согласования документа.
Визы согласования документа — реквизит документа, указывающий на согласие
или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.
Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа
исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами
юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя
организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия)
и дату; при необходимости - должность визирующего.
Реквизит 25. Оттиск печати организации.
Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ,
герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с
наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику
(далее — печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности
подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом
организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты,
договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и
положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).
Печати бывают гербовыми и простыми.
114
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по
окружности указывается полное название учреждения.
Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и
прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения
или его структурного подразделения.
Реквизит 26. Отметка о заверении копии документа.
Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о
заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности
сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Реквизит 27. Отметка об исполнителе документа.
Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для
разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)
исполнителя документа и номер его телефона.
Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу.
Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направления его в дело.
Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются
в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию.
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих
документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по
необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа
документа.
Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатор электронной копии документа — это отметка, которая
проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит
наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и
другие поисковые данные, принятые в организации.
Желательно указывать полный путь к файлу:
Требования к бланкам документов и оформлению документов
115
ИСО — А ряд
ИСО — В ряд
ИСО (длинные форматы)
Обозначение
Формат
Обозначение
Формат
Обозначение
Формат
А0
841х1189
В0
1000х1414
1/3 А4
99х210
А1
594х841
В1
707х1000
1/4 А4
74х210
А2
420х594
В2
500х707
1/8 А4
13х74
А3
297х420
В3
353х500
-
-
А4
210х297
В4
250х353
- - А5
148х210
В5
176х250
- - А6
105х148
В6
125х176
- - А7
74х105
В7
88х125
- - А8
52х74
В8
62х88
- - А9
37х52
В9
44х62
- - А10
26х37
В10
31х44
-
-
Документы изготавливают на бланках. ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к
бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием
ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).
Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в
исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для
документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое — не менее 10
мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) — не менее 20 мм, нижнее —
не менее 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом.
Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки,
полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также
воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании
конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве
реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся
объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при
изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа
организации.
116
ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных
документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
2) бланк письма;
3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного
расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы
продлеваются до границы правого поля бланка.
117
Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
(размеры указаны в мм)
118
Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного
бланка
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица,
допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка).
При изготовлении документов на двух страницах и более, вторая и последующие
страницы должны быть пронумерованы.
119
Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов
Российской Федерации
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются
полиграфической продукцией и подлежат учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные
предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о
наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида
продукции на должном качественном уровне.
Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов
государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных
Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими
правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом
или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих
номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационноучетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка; дата поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование организации — поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения организации, фамилия и
инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т. д.).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
120
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]