Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Психология делового общения и культура речи. Учебное пособие
.pdf
Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетнорегистрационной форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков
возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица,
персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются
распорядительным документом руководителя организации.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже
одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя
организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных
формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении,
учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное
расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения
руководителя организации.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации
документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения
каждой копии документа печатью организации.
Требования к содержанию документов
Требования, предъявляемые к содержанию документов, образующих деловую
переписку изложены в ряде нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов и проистекают из функционального назначения
документов, образующих деловую переписку.
В соответствии с этими требованиями составление проекта документа должно
начинаться с изучения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм
законодательства, руководящих документов, а в необходимых случаях — и справочного
материала, включая материалы деловой переписки, уже имеющиеся в распоряжении
предприятия (разработчика проекта документа). При подготовке содержания, кроме того,
следует руководствоваться указаниями соответствующих должностных лиц предприятия
— они могут быть зафиксированы, например, в резолюции, кратком письменном
распоряжении (резюме) или доведены до сведения разработчика документа под запись.
Проекты документов могут составляться на отдельных листах, в специальных
рабочих тетрадях или в виде файла (с последующей распечаткой на бумажный носитель).
В период подготовки содержания документа целесообразно держать в одном месте (в
121
папке, ящике стола, на полке и т. п.) все материалы, используемые в процессе работы,
включая предварительные наброски содержания, черновики его отдельных частей (глав,
параграфов и т. п.).
При составлении текста документа принято придерживаться общепринятых
правил, обеспечивающих законность и наибольшую целесообразность использования
документов, а также способствующих их своевременному исполнению и эффективному
воздействию на управленческую ситуацию. Согласно этим правилам, наиболее
существенным и характерным для содержания документов деловой переписки является:
соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым
актам, организационно-распорядительным документам, регламентирующим вопросы
(направления) деятельности, освещаемые в содержании;
обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части документа
(при наличии таковой в документе);
конкретность и реальность распорядительной части документа (при наличии
таковой в документе);
оригинальность содержания: документ не должен дублировать требования,
содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь конкретные
ссылки на них;
соответствие грамматике и орфографии языка.
В необходимых случаях содержание документа может подразделяться на основной
текст и приложения (в последнем случаи на каждое из приложений в основном тексте
должны иметься соответствующие ссылки). Основной текст, как правило, включает
вводную часть и собственно текст, в котором излагается сущность того или иного вопроса
(направления) деятельности, и заключение.
Вводная часть содержания служит для подготовки адресата к восприятию
собственно текста документа, а заключительная — изложению предложений, просьб,
управленческих решений и т. п. В некоторых случаях содержание может включать
собственно только текст.
Все компоненты содержания документа должны быть логически и стилистически
связаны между собой. Это достигается с помощью слов или словосочетаний — подводок,
как бы перебрасывающих «мостик» от одной составляющей содержания к другой.
Содержание документа должно формулироваться по возможности кратко, четко
и ясно.
122
Требования к структуре документов
Наименование вида документе
Примерная структура
Положение о предприятии
Общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности,
руководство, взаимоотношения, контроль, проверка и ревизия
деятельности, реорганизация и ликвидация
Положение о структурном
подразделении
Общие положения, задачи, функции, права, ответственность,
взаимоотношения
Следующая группа требований затрагивает структуру документов, образующих
деловую переписку. Структура документа — это совокупность образующих его
содержание компонентов и межкомпонентных связей.
В зависимости от функционального назначения и объема документа его
содержание представляет собой последовательность логически взаимосвязанных
смысловых частей, объединенных темой документа. В большинстве случаев документы,
образующие деловую переписку, являются монотемными, то есть освещающими только
один вопрос (одно направление) деятельности предприятия.
Правильная структуризация содержания документа способствует его наиболее
полному, точному и быстрому изучению, восприятию и усвоению. Для соответствующей
структуризации содержание документа может разбиваться на части, разделы, главы,
параграфы, подпараграфы, пункты и подпункты.
Использование всех перечисленных структурных компонентов характерно для
сложных и объемных документов, в содержании которых освещается несколько крупных,
взаимосвязанных вопросов деятельности предприятия. Для документов с несколько менее
сложной структурой содержание разбивается на главы, параграфы и пункты. Самую
простую структуру имеют монотемные документы малого объема — как правило, для
структуризации их содержания бывает достаточным разбивки на параграфы и отдельные
предложения. Однако при этом существенно возрастает смысловая значимость каждого
параграфа (предложения).
Рассмотрим на примере наиболее распространенных документов, составляющих
деловую переписку структуру документа.
Таблица 2
Сведения о примерной структуре наиболее распространенных документов,
образующих деловую переписку
123
Устав предприятия
Общие положения, цели и задачи, права, производственнохозяйственная деятельность, имущество, управление, реорганизация и
ликвидация
Инструкция по виду деятельности
Общие положения, правила и организация деятельности, контроль
исполнения, организация работы структурного подразделения, в
ведении которого находится соответствующий вид (направление)
деятельности
Должностная инструкция
Общие положения, функции, права, ответственность,
взаимоотношения
Приказ, распоряжение
Констатирующая часть, приказная (распорядительная) часть
Протокол
Вводная часть, основная часть
Акт
Вводная часть, основная (констатирующая) часть
Письмо
Вводная (вступительная) часть, основная часть, заключительная часть
(выводы, предложения, просьбы и т. п.)
Справка
Служебная часть, основная часть
Структура документов, образующих деловую переписку, в большинстве случаев
имеет присущую тому или иному виду документа специфику. При этом структура
документов определенного вида, как правило, устойчива, типична.
Процесс подготовки документов мало у кого из нас ассоциируется с приятным
времяпровождением. И все же, познакомившись с предложенной методикой, состоящей из
шести несложных положений, вы сможете превратить скучнейшую работу по
составлению документов в более приятную. Использование психологических и
аналитических приемов поможет вам овладеть этой методикой.
Методика успешного составления служебных документов включает в себя работу с
двумя группами факторов:
1) факторы, мешающие работе;
2) факторы, способствующие выполнению работы.
К факторам, мешающие эффективной работе относятся:
1. Перфекционизм, т. е. желание создать или совершенство, или ничего.
2. Страх не выполнить работу.
3. Перегрузка дополнительными требованиями.
Если какой-либо из этих факторов довлеет над вами перед началом составления
документа, вы будете испытывать некоторые затруднения при написании; если ощущается
воздействие уже двух факторов, вы долго не сможете даже приступить к выполнению
работы.
124
1. Перфекционизм: создать совершенство или ничего. Каким бы совершенным не
был современный компьютер и какую бы сложную программу он не выполнял, основной
принцип его работы заключается в реализации выбора только из двух символов — «1» и
«О» и выстраивании их в определенной последовательности. Других альтернатив в
действии у компьютера просто нет. Для многих работников при написании документов
также существует только одна альтернатива — сумеют ли они получить в результате
образцовый документ или нет. И этот фактор подавляюще действует на людей и
оказывает на них негативное психологическое давление.
Перфекционизм в любом проявлении, в том числе и при написании документов, не
позволяет создать что-нибудь просто хорошее, информативное, привлекательное или
полезное. Во всех случаях кажущаяся альтернатива - совершенство или брак.
В любой человеческой деятельности совершенства добиться весьма и весьма
сложно, поэтому у многих, кому предстоит составление даже элементарного документа,
«опускаются руки» и работа откладывается «до лучших времен».
Поэтому для преодоления своих затруднений, приступая к составлению любого
документа, необходимо твердо и сознательно отойти от идеи создать совершенство.
2. Страх. Страхи, возникают перед началом какой-либо нехарактерной,
непривычной для нас деятельности и может быть сформулирован в виде мысленного
предположения: «Мне не дано это сделать!». А что такое «это», чего вам не удастся
сделать? На самом деле «это» - всего лишь необходимость расставить на листе бумаги
имеющиеся слова и фразы, не более того. И каждому нормальному работнику эта
процедура под силу. Ведь в данном случае речь идет только о составлении документов, а
не о творчестве профессиональных литераторов.
Поэтому когда перед работой вы чувствуете неуверенность в своих силах, страх
перед «экзаменом», который предстоит «сдавать», необходимо внутренне собраться и
вспомнить о том, что же является на самом деле содержанием вашего навязчивого
убеждения «Мне не дано это сделать!». А содержанием его является всего лишь
процедура подбора нужных слов и расстановки их на листе бумаги. Эту процедуру до вас
успешно проделывали тысячи работников (многие из которых имели и худшую
подготовку).
3. Перегрузка дополнительными требованиями. Выполняемая вами работа почти
не содержит других требований, кроме того, чтобы расставить нужные слова на нужном
месте. В этом ничего сложного нет, но у многих людей простая процедура расположения
слов в определенном порядке на бумаге сопровождается ненужными дополнительными
условиями в виде неких виртуальных требований.
125
Освободитесь перед написанием документа от этих надуманных «требований», так
как они не имеют прямого отношения к качеству выполняемой работы.
Факторы, способствующие успешному составлению документов
Таких факторов всего три:
1) рабочее место,
2) составление плана действий
3) методика арифметической прогрессии.
1. Рабочее место для успешного составления служебных документов имеет весьма
существенное значение. Разумеется, наилучшим решением было бы специализированное
помещение, предназначенное исключительно для этой цели. Поскольку на практике
специальное помещение, отведенное для написания документов, встречается достаточно
редко, попробуйте решить проблему следующим образом.
Прежде чем приступить к работе по составлению документа, подготовьте особым
образом ваше рабочее место.
Сначала уберите со стола все, что не имеет отношения к предстоящей работе.
Затем на освободившемся пространстве стола создайте три «маяка» из тех предметов,
которые вызывают у вас положительные эмоции. Такими предметами могут быть
симпатичные сувениры, вазочка с цветами, фотография любимого и т. п. при этом три
«маяка» должны быть постоянно доступны вашему взгляду во время предстоящей работы.
Важно иметь в виду, что такой «интерьер» ваш рабочий стол должен иметь только тогда,
когда вы занимаетесь составлением документов. Поэтому после окончания работы все
«маяки» необходимо убрать со стола.
Пусть такой фактор, как «маяки» на столе, не покажется вам слишком
тривиальным - психологические исследования свидетельствуют о том, что он весьма
позитивно воздействует на большинство работников.
2. Составление плана действий. На любую работу, в том числе и по составлению
документов, как правило, отводится вполне определенное время. Каждый администратор
или секретарь, помимо работы по составлению документов, выполняет множество других
функций. Для составления большинства служебных документов требуется провести
большую предварительную работу: сбор необходимых данных в разных подразделениях
компании, получение интервью у партнеров или заказчиков и т. п. Наконец, составление
качественных письменных материалов требует завершающего этапа - окончательной
«шлифовки» последнего варианта текста.
Чтобы удовлетворить всем указанным требованиям и уложиться в заданный срок,
целесообразно заранее составить план или график, учитывающий все этапы работы и
126
сроки их прохождения. Сделать это не так трудно - любой административный работник
или секретарь по предыдущему опыту может более или менее точно определить время,
необходимое для подготовки документа.
3. Методика «арифметической прогрессии». Независимо от того, приходится ли
вам составлять письменные документы от случая к случаю, или эта деятельность является
для вас постоянной, у вас могут возникнуть моменты так называемого «ступора» в работе.
Чтобы этого не произошло нужно использовать методику «арифметической прогрессии».
Разделите выделенное для работы время на несколько отрезков.
Например, вы отвели для выполнения работы 5 дней. Установите строгий
временной интервал для составления материалов: в первый день отводится 20% времени
от всего периода работы; во второй день — 40%; в третий день — 60%; в четвертый день
— 80% и в пятый день — 100%.
Если ежедневно отведенное время составляет два часа (120 минут), то
каждодневный временной интервал будет выглядеть следующим образом: первый день
работа длится не более 24 минут (20%); во второй день — 48 минут (40%); в третий день
— 72 минуты (60%); в четвертый день — 96 минут (80%) и в пятый день — 120 минут
(100%).
Чрезвычайно важным при реализации этого метода является строжайшее
ограничение работы в заданные интервалы. Можно даже применять какой-нибудь
автоматический сигнал к окончанию работы, например элементарный часовой будильник.
Для чего это нужно? Именно самоконтроль и требование завершения работы в строго
определенное время и будут стимулировать вас к ее продолжению.
Многолетний опыт применения приведенных шести правил (заметьте, достаточно
несложных) свидетельствует, что в подавляющем большинстве случаев удается помочь
исполнителям справиться с работой по составлению различных служебных документов. И
при этом справиться весьма эффективно.
Избавившись от факторов, мешающих работе - от всех лишних, «перегрузочных»
требований, от навязчивого перфекционизма, от ненужных страхов, сотрудник
разрабатывал первоклассный документ, достойный наград и высоких оценок, и, что самое
главное, незаменимый в работе.
3.2. Реквизиты деловых документов
Требования к оформлению документов регулируются ГОСТом Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-
127
распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт
распространяется на организационно-распорядительные документы предусмотренные
Унифицированной системой организационно-распорядительной документации —
постановления, распоряжения, приказы решения, протоколы, акты, письма и другие,
которые фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также
вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности
федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов
Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от
организационно-правовой формы и вида деятельности.
А теперь остановимся на основных понятиях, входящих в данный ГОСТ.
Стандарт — документ, устанавливающий характеристики продукции, правила
осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения,
перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях
многократного использования.
Реквизиты документа — надписи, которые являются обязательными элементами
оформления официальных документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его
особенности и назначение.
Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа,
расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального
письменного документа.
Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об
организации и первичные данные о самом документе.
Содержательная часть (реквизиты: 18, 20 и 21) — главная часть документа,
раскрывающая его назначение и смысл.
Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты,
подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его
оформить в соответствии с действующими нормативами.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые
изменяются или меняются полностью.
Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.
Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с
краткими сроками хранения.
128
Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее
оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа
входят 30 элементов.
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 — индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — сведения об адресате;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о постановке документа на контроль;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложений;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати организации;
26 — отметка о заверении копии документа;
27 — отметка об исполнителе документа;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
129
29 — отметка о поступлении документа в организации;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Стандартом установлены не только состав реквизитов, но и требования к
оформлению реквизитов документов, требования к бланкам и оформлению документов,
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов
Российской Федерации.
3.3. Оформление деловых документов
Несмотря на кажущееся сходство между документами, образующими деловую
переписку, на самом деле между ними имеется большое число различий — существенных
и не очень. Следовательно, возникает необходимость в их классификации. Вариант такой
классификации мы и предлагаем вниманию читателей.
Итак, документы, относящиеся к деловой переписке, отличаются друг от друга:
по месту обращения;
по способам передачи (доставки);
по срокам исполнения;
по функциональному назначению;
по объему;
по первичности происхождения;
по виду содержащейся информации;
по степени доступности своего содержания.
В соответствии с приведенной классификацией документы можно разделить на
образующие внешнюю и внутреннюю переписку предприятия.
Для передачи (доставки) документов могут использоваться возможности обычной
или курьерской почты, технические средства связи (электросвязь, телефон, телефакс,
телекс, информационные сети (например, Интернет)), а в отельных случаях такая
передача (доставка) может производиться и непосредственным исполнителем документа.
В зависимости от сроков, отведенных на передачу (как и на предшествующую им
подготовку), различают документы срочные и второстепенные. Кроме того, документы
могут передаваться (доставляться) периодически или от случая к случаю (спонтанно).
По функциональному назначению документы различаются на предназначенные
для обмена информацией общего характера и для передачи (доставки) управленческих
решений. В свою очередь, в зависимости от объема, документы подразделяют на
130
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]