Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы процессного управления. Учебное пособие
.pdf
Рисунок 22 – Шаг 3. Формирование модели бизнес-процесса
Планировать
А1
Осуществлять
деятельность
А2
Анализировать и
контролировать
А3
Регламент
планирования
План организации
на год
Информация о
рынке
Заявки
клиентов
КО
MS Excel
План отгрузки
Рассмотрим функцию «Осуществлять деятельность», ее выполняет
производственный отдел и цех. Для выполнения работ требуются сырье и
материалы. Работы регламентируются нормативами на расход сырья
государственными, отраслевыми стандартами и техническими условиями,
требованиями клиента. Для работы производственного отдела требуется
АСУ собственной разработки.
Результат работы ПО и цеха – готовая продукция, которая является
выходом функции «Осуществлять деятельность». Кроме того, выходом этой
функции является информация о выполнении плана производства и плана
отгрузки (рисунок 23).
Далее необходимо сформировать входы и выходы функции
«Анализировать и контролировать». Функцию анализа и контроля будет
выполнять КО с использованием программы Excel на основе годового плана
организации. В своей деятельности по анализу и контролю КО руководствуется
регламентом анализа и контроля. Данному отделу необходима плановая
информация по отгрузке готовой продукции, иначе не с чем будет сравнивать
71
фактические данные. Результатом работы КО является отчет для руководства
ГОСТ,
ОСТ
ТУ
Планировать
А1
Осуществлять
деятельность и
вести регистрацию
фактической
информации
А2
Анализировать и
контролировать
А3
Регламент
планирования
План организации
на год
Информация о
рынке
Заявки
клиентов
КО
MS Excel
План отгрузки
Сырье и материалы
Нормативы на
расход сырья
Готовая продукция
Фактическая информация по
выполнению плана
Производственный
отдел
Цех
АСУ
ТП
ОС
Требования
клиента
организации «План/Факт» (рисунок 24).
Далее на диаграмме необходимо отразить два типа обратных связей – по
информации и управлению. Первым типом обратной связи в диаграммах
являются обратные связи по информации. Они показываются в виде
выходящих из правой стороны четырехугольника. Обратные связи этого типа
обязательно отображаются снизу, т.е. обходят функции снизу. Стрелка,
отображающая эту обратную связь, выходит из четырехугольника
«Анализировать и контролировать» и входит в левую сторону
четырехугольника «Планировать». Итак, обратные связи по информации
позволяют отобразить на диаграмме информационные потоки, необходимые
для корректировки действий, выполняемых по ходу бизнес-процесса.
Рисунок 23 – Шаг 4. Формирование модели бизнес-процесса
72
Отчет
«План/факт»
Готовая
продукция
Оперативное
управляющее
воздействие
ГОСТ,
ОСТ
ТУ
Планировать
А1
Регламент
планирования
План организации
на год
Информация о
рынке
MS Excel
План отгрузки ГП
Сырье и материалы
Нормативы на
расход сырья
Требования
клиента
Регламент
анализа и
контроля
Информация для
корректировки
плана
Оперативное
управляющее
воздействие
ГОСТ,
ОСТ
ТУ
Планировать
А1
Регламент
планирования
План организации
на год
Информация о
рынке
План отгрузки ГП
Сырье и материалы
Требования
клиента
Регламент
анализа и
контроля
Информация для
корректировки
плана
Осуществлять
деятельность и
вести регистрацию
фактической
информации
А2
Анализиро-
вать и
контролиро-
вать
А3
КО
Фактическая
информация по
выполнению
плана
Производственный
отдел
Цех
АСУ
ТП
ОС
Оперативное
управляющее
воздействие
ГОСТ,
ОСТ
ТУ
Планировать
А1
Регламент
планирования
План организации
на год
Информация о
рынке
План отгрузки
Сырье и материалы
Требования
клиента
Регламент
анализа и
контроля
Информация для
корректировки
плана
Рисунок 24 – Шаг. 5 Формирование модели бизнес-процесса
изображающая ее на диаграмме, обходит функцию сверху. Стрелка выходит из
правой стороны четырехугольника «Анализировать…» в верхнюю сторону
«Осуществлять деятельность» и означает, что при анализе и контроле выполнения
плана КО принимает управленческие решения, регулирующие деятельность цеха
по производству продукции.
Вторым видом обратной связи является связь по управлению, стрелка,
73
Из схемы видно, что стрелка, изображающая КО, не повторяется на
диаграмме, она ветвится. Ветвление стрелок – это инструмент, позволяющий
сделать диаграмму процесса более наглядной.
Последним из понятий IDEF0 является глоссарий (Glossary). Для
каждого из элементов IDEF0: диаграмм, функциональных блоков,
интерфейсных дуг существующий стандарт подразумевает создание и
поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов,
повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект,
отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и
является описанием сущности данного элемента. Например, для управляющей
интерфейсной дуги «распоряжение об оплате» глоссарий может содержать
перечень полей соответствующего дуге документа, необходимый набор виз и
т.д.
Методология моделирования бизнес-процессов IDEF0 предназначена для
описания бизнес-процессов верхнего уровня. Преимуществом методологии
является полнота описания бизнес-процесса, которая достигается за счет
наличия средств, отображающих управляющие воздействия, обратные связи по
управлению и информации. Наличие жестких требований методологии
обеспечивает получение моделей процессов стандартного вида и простоту
документирования процесса.
К недостаткам IDEF0 можно отнести сложность восприятия схем
процессов сотрудниками организации, поэтому применение методологии
предполагает обучение как сотрудников, так и руководителей умению читать и
анализировать схемы процессов.
Вопросы для самопроверки
1 С какой целью проводится графическое описание бизнес–модели.
2 Что представляет собой методика АRIS.
3 Что выступает в качестве основных элементов в методике IDEF0.
74
4 Что понимаете под диаграммой процесса.
5 В чем суть детализации функций.
6 Основные этапы формирования модели в нотации IDEF0.
7 Что понимаете под оперативным управляющим воздействием.
8 Что понимаете под корректирующим воздействием.
9 Какие типы обратных связей присутствуют в модели IDEF0.
10 В чем преимущества и недостатки модели IDEF0.
75
5 Этапы внедрения процессного подхода
Начальник отдела 1
Начальник отдела 2
Начальник отдела 3
Отдел 1
снабжения
Отдел 2
маркетинга
Отдел 3
сбыта
Начальник
департамента
5.1 Выделение процессов и назначение их владельцев
При выделении процессов организации, построенной по функциональноиерархическим принципам, необходимо принимать во внимание ее
организационную структуру. Рассмотрим несколько вариантов выделения
процессов. Допустим, в организации выделено три отдела.
Рисунок 25 – Организационная структура, построенная по функциональному
принципу
С учетом того, что принимается за основной продукт деятельности
процесса и кто является ответственным за результат, происходит выделение
процессов и назначение владельцев.
Пример 1. Департамент называется «Коммерческий отдел».
Коммерческий директор руководит отделами маркетинга, сбыта продукции и
закупок сырья. В соответствии с его функциональным назначением начальник
департамента является владельцем процесса.
76
Начальник
департамента
Нач. отдела 1
Нач. отдела 2
Нач. отдела 3
Отдел 1
снабжения
Отдел 2
маркетинга
Отдел 3
сбыта
Ресурсы
Показатели
Рисунок 26 – Пример выделения в департаменте одного процесса
Алгоритм данного процесса.
Отдел маркетинга, проведя исследования рынка, подает в
производственные структуры прогноз продаж продукции на планируемый
период, а также информацию о планируемых поставках в отдел снабжения.
Отдел снабжения, получив от производственных структур заявки на
закупку сырья и материалов (или информацию об остатках на складах), из
отдела маркетинга план производства, осуществляет расчет потребности в
сырье и материалах, закупает и организует их поставки.
Отдел сбыта занимается продажами продукции, логистикой поставок.
В данном случае регламент процесса с точки зрения его
документирования может совпадать с Положением о подразделении.
коммерческой службе могут быть организованы и другие взаимоотношения с
производственными и плановыми структурами. Так, отдел маркетинга может
быть объединен с отделом сбыта. Отдел снабжения может быть более тесно
связан с производственными и плановыми структурами. В данной ситуации
ключевой позицией, которая определяет схему построения процессов, является
функция «Расчет потребности в материалах для производства». Если эта
функция возложена на плановые или производственные структуры, то отдел
Пример 2. В зависимости от особенностей организации в той же
77
снабжения выделяют как «Процесс снабжения». В данном примере отдел
Начальник департамента
Начальник отдела 1
(Владелец процесса 1)
Начальник отдела 2
Начальник отдела 3
Отдел 1
снабжения
Отдел 2
маркетинга
Отдел 3
сбыта
Ресурсы
Показатели
Владелец процесса 2
снабжения занимается только снабжением.
Рисунок 27 – Пример выделения двух процессов
В данном примере возникает вопрос «Кто является владельцем процесса
2?». Решение об этом должен принять начальник департамента. В данной
ситуации владельцами процесса могут быть:
1) начальник департамента;
2) начальник отдела 2;
3) начальник отдела 3;
4) другое назначенное лицо.
Пример 3. Департамент называется «Служба маркетинга». Три ее отдела
ведут разные сегменты рынка: внешний рынок, внутренний рынок и госзаказ.
Все три отдела работают параллельно и их деятельность не пересекается. В
таком департаменте целесообразно выделить три процесса с тремя
владельцами. В этом случае каждый отдел рассматривается как отдельный
процесс. Начальник департамента распределяет ресурсы между процессами и
получает информацию о деятельности каждого процесса.
78
Начальник департамента
Начальник отдела 1
(Владелец процесса 1)
Начальник отдела 2
(Владелец процесса 2)
Начальник отдела 3
(Владелец процесса 3)
Отдел 1
Отдел 2
Отдел 3
Ресурсы
Показатели
Рисунок 28 – Пример выделения трех параллельных процессов
В данном примере в Положении о департаменте должна быть ссылка на
три регламента процессов.
5.2 Разработка документов, регламентирующих проведение процесса
Всю документацию организации можно разделить на два класса:
– документация внешнего происхождения;
– документация внутреннего происхождения.
К документации внешнего происхождения относятся законы РФ,
постановления Правительства РФ, государственные и международные стандарты,
нормативные документы, справочники, правила эксплуатации оборудования и т.д.
создаваемые внутри организации. Данную документацию подразделяют на:
методики, планы, программы, распоряжения и т.д. Отличительная особенность
регламентирующей документации в том, что она в процессе работы меняется;
результаты проверки, контроля, испытаний и т.д., особенность которой в том,
К документации внутреннего происхождения относят все документы,
– регламентирующую – инструкции, положения, стандарты, регламенты,
– информационную – акты, протоколы, справки, отчеты, сертификаты,
79
что она является неизменной и предназначена для фиксирования какого-либо
факта или события.
Основным документом внутреннего происхождения является регламент.
Регламент процесса – это документ, в котором в общем виде описывают
порядок функционирования процесса. Для подразделения, выполняющего один
процесс, регламент может совпадать с положением о подразделении.
Следовательно, в документ под названием «Положение о подразделении»
можно внести все требования, регламентирующие выполнение процесса и
управление им.
Регламент процесса должен содержать следующую информацию о
процессе:
1) назначение процесса – цель создания, выполнения основной задачи;
2) владелец процесса – назначенное должностное лицо, отвечающее за
результат процесса;
3) выходы и потребители процесса – перечень выходов процесса с
указанием спецификаций на них, а также потребителей и порядка
взаимодействия с ними;
4) входы и ресурсы процесса – перечень входов с указанием их
поставщиков или вспомогательных процессов, которые поступают на вход;
5) показатели процесса – перечень показателей процесса, формы сбора
информации и отчетности по процессу;
6) документация процесса – перечень документов, регламентирующих
проведение всех работ, выполнение функций, входящих в состав процесса,
распределение ответственности должностных лиц и персонала за их
выполнение; порядок взаимодействия и последовательность выполнения работ
и функций. В этот перечень входят все виды инструкций, которыми
руководствуется персонал и должностные лица при проведении процесса
(технологические, рабочие, должностные, по технике безопасности, по ведению
складского и бухгалтерского учета и др.).
80
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]