Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Менеджмент библиотечно-информационной деятельности. Учебное пособие
.pdf
подчинено одному лицу. Этим исключается противоречивость,
несогласованность указаний, двойное подчинение исполнителей и
повышает их ответственность [23].
Линейно-функциональная ОСУ – это синтез линейного и
функционального управления.
Функциональное управление возникает на основе разделения
труда. В основе функциональных звеньев вместе с тем лежит линейное, которе повышает качество, оперативность и эффективность управления в целом. Недостаток: нарушение принципа единоначалия, замедление передачи информации, трудность принятия
и согласования решений между разными управленческими звеньями.
Линейно-штабная структура характеризуется созданием особых координационных звеньев – советов, комиссий, получающих
право воздействовать на все подразделения библиотеки и функциональных руководителей. Он может быть как постоянным органом
управления, так и создаваемым временно для решения вопросов
неординарной проблематики.
Дивизиональная структура характеризуется сочетанием централизованной координации с децентрализованным управлением,
то есть существует головная организация (центр) и ее отделения,
которые территориально удалены от центра. По этому принципу
построены отечественные ЦБС, поскольку системы предоставлена
определенная самостоятельность в осуществлении производственной деятельности, связанной с обслуживанием читателей.
ЦБ является административным и методическим центром для
библиотек, отвечающих за состояние библиотечного обслуживания в собственном микрорайоне. Администрация ЦБС оставляет за
собой право контроля по общесистемным вопросам, стратегии
развития, научно-методической работы, обработки документов,
оказание платных услуг и т. д.
В библиотеках сложились следующие виды органических
структур: программно-целевые, проектные и матричные.
Для выполнения функций управления в библиотеке создается
аппарат управления.
Библиотека не может существовать без руководителей, они:
обеспечивают выполнение библиотекой ее основного
предназначения;
41
разрабатывают стратегию поведения в изменяющемся
окружении;
являются основным информационным звеном связи с
окружением;
официально представляют библиотеку;
несут формальную ответственность за результаты деятель-
ности библиотеки и т. д.
Руководители являются ключевыми фигурами в библиотеке,
однако не все они играют одинаковую роль и занимают в ней одинаковые позиции. Задачи, решаемые различными руководителями,
также не одинаковы, а выполняемые ими функции не идентичны.
Это связано с тем, что в любой библиотеке существует иерархия и
выполняются различные виды управленческой деятельности [5].
В структуру аппарата управления библиотеки входят: директор, его заместители, заведующие отделами, группами, филиалами, старшие библиотекари (библиографы). В зависимости от характера участия в организации работы аппарат управления подразделяются на две категории.
К первой категории относиться аппарат линейного управления, которое осуществляет общее руководство библиотекой, отделом, сектором и наделяется необходимыми правами единоначалия
и распорядительства.
Ко второй категории относиться аппарат функционального
управления, который призван обеспечивать реализацию функций
управления, то есть способствовать деятельности линейного аппарата путем переработки разнообразной информации и подготовки
необходимых решений в рамках его компетенции. К нему следует
отнести заместителей директора библиотеки, методистов, бухгалтеров, а также зав. Отделами, которые осуществляющие единоличное руководство отдельными структурными подразделениями.
Все библиотеки как сложные организации имеют общие характеристики, помогающие понять, почему необходимо управление. Основными характеристиками библиотеки как организации
являются: наличие ресурсов, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда, структурные подразделения, вертикальное разделение труда.
Ресурсы (человеческие, финансы, фонды, технология, информация) преобразуются в процессе функционирования библиотеки
42
для достижения целей и получения результатов. Основным ресурсом в организации является персонал. Им надо грамотно управлять, создавать условия для его развития, вкладывать в него средства. Немаловажное значение имеет и технология как сочетание
квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры,
соответствующих знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в организации, т. е. технология является инструментом таких преобразований. Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы
процесса преобразования [12].
Они предопределяют целый ряд управленческих действий,
способствующих созданию системы обратной связи, регулированию информационных потоков, применению информационных
технологий.
Взаимосвязь с внешней средой играет важную роль в современных нестабильных условиях существования организации. Факторами внешней среды библиотеки являются как элементы прямого воздействия (пользователи, источники книгоснабжения, учреждения государственного регулирования), так и элементы косвенного воздействия (экономические условия, социокультурные и
политические изменения, события в стране и мире).
Горизонтальное разделение труда является наиболее очевидной характеристикой любой организации. Даже в небольшом филиале ЦБС со штатом три сотрудника библиотечная работа делится между ними для достижения грамотного обслуживания читателей. Разделение большого объема работы на многочисленные специализированные участки позволяет выполнить ее быстро и качественно. Классическим образцом горизонтального разделения труда в библиотеке, например, является комплектование и хранение
фонда, обслуживание читателей, справочно-библиографическая
работа.
Структурные подразделения (отделы, сектора и др.) выпол-
няют в организации специфические конкретные задания и добиваются конкретных специфических целей. Как сложная организация, библиотека осуществляет горизонтальное разделение труда за
счет образования подразделений.
Вертикальное разделение труда необходимо для координации библиотечной деятельности. Деятельность по координации
43
составляет сущность управления, которое является важнейшей
характеристикой библиотеки как организации. В небольших библиотеках координация управления встроена в повседневное обслуживание читателей, поэтому не столь заметна.
В крупных библиотеках координация деятельности приобретает принципиальное значение, поэтому работа по управлению
должна быть четко разграничена с неуправленческой, т. е. каждый
руководитель обязан иметь четко очерченный круг обязанностей и
ответственности.
Включение библиотеки в систему понятий менеджмента,
подчеркнутое общностью характеристик, расширяет возможности
эффективного управления, так как позволяет использовать широкий арсенал методологии менеджмента в целях организации
информационно-библиотечной деятельности. Это относится к выявлению законов и закономерностей, по которым развиваются организации, к применению современных организационных структур
адаптивного типа, к определению факторов эффективности организации, разработанных и апробированных в менеджменте.
Каждая активная система проходит непрерывные циклические обновления, но, несмотря на изменения, объект сохраняет
индивидуальность и характерный общий вид. Компоненты системы постоянно меняются и обновляются, но общие принципы организации остаются неизменными [6].
Данные тенденции содержат обоснование в закономерности,
которая называется «жизненный цикл системы». Согласно теории
жизненного цикла развитие любой системы включает несколько
этапов, обозначаемых различными терминами. Например, Б. 3.
Мильнер называет следующие этапы:
предпринимательство со свободно протекающими творче-
скими процессами, еще нечеткими целями, становлением организационных структур;
коллективность, связанная с активным развитием иннова-
ционных процессов, неформальностью структур и коммуникаций;
формализация и управление, характеризуемые стабилиза-
цией структуры, введением четких правил, определением процедур;
выработка структуры, когда она становится комплексной и
отработанной, а механизм принятия решений децентрализован;
44
упадок, связанный с высокой текучестью кадров и возрастанием
конфликтов, организационные структуры централизованы.
На основе проводимых исследований и обобщения накопленного опыта стадии жизненного цикла организации можно представить
более детально и в образной форме.
Рождение. Основатели организации выявляют потребности
или социальные нужды своих сотрудников. Целеустремленность,
преданность делу характеризуют этот этап. Допустим директивный стиль руководства, требующий быстрого исполнения и тщательного контроля. Работу коллектива отличает высокий уровень
сплоченности и взаимодействия.
Детство. Задача этого периода – быстрый успех. Цели – здо-
ровое существование и развитие организации, а не простое выживание. Нередко вся работа выполнятся на пределе возможностей,
чтобы не потерять темп возрастающего успеха.
Отрочество. Во время этого переходного периода рост орга-
низации осуществляется, как правило, несистематично; организация все больше набирает силу, однако координация проводится
ниже оптимального уровня; налаживается планирование, разработка бюджетов, прогнозов.
Ранняя зрелость. Отличительными признаками этого периода
выступают экспансия, дифференциация, диверсификация. Используются многие традиционные методы оценки эффективности,
должностные инструкции, делегирование полномочий, организация обучения и развития. Однако начинают проявлять себя тенденции бюрократизма.
Расцвет сил. На данном этапе ставится цель сбалансирован-
ного роста. Структура, координация, стабильность и контроль
должны иметь такое же значение, как и инновации, совершенствование всех элементов системы, децентрализация.
Полная зрелость. Темпы роста замедляются на фоне нежелательного состояния всеобщего благодушия. Под влиянием внешних факторов организация может отклоняться от первоначальных
целей. Слабости слишком очевидны, но эти симптомы нередко
игнорируются руководством.
Старение. Этот этап мог бы не наступить, если бы руковод-
ство организации постоянно осознавало необходимость обновления. Бюрократическая волокита, не всегда обоснованная стратегия,
45
неэффективная система мотиваций, фомоздкая система контроля,
закрытость к новым идеям – все это создает условия для «закупорки вен». Как показывает практика, очень трудно остановиться и
прекратить выполнение непродуктивной работы. В результате организация постепенно начинает распадаться. Она вынуждена либо
принять жесткую систему обновления, либо потерпеть крах. Организация откатывается назад, и вновь начинается борьба за ее выживание.
Обновление. Организация способна подняться из пепла, как
птица Феникс. Это может сделать новая команда руководителей,
уполномоченных на проведение реорганизации и осуществление
плановой программы внутреннего организационного развития [9].
Несмотря на то, что этапы жизненного цикла разработаны для
производственных организаций, данная теория имеет важный аналитический смысл для оценки состояния и перспектив развития
библиотеки. Более того, теория жизненного цикла позволяет определить на каждом этапе факторы прогрессивного и регрессивного
развития и сформулировать точные управленческие ориентиры.
2.2. Технологии управления
В настоящее время с развитием науки и технологий управление библиотекой занимает важное место в успешном его функционировании. Оно направлено на обеспечение адаптивности организации к изменяющимся условиям хозяйствования. Задача
управления заключается в выборе лучших способов достижения
поставленных целей посредством влияния на управляемые объекты с учетом действия на них различных факторов.
Для решения задач управления библиотекой разработаны
классификации управления по выбранным критериям. Так как
управление реализуется посредством выполняемых функций, то
первый критерий – функции управления. Второй критерий – технологии управления, которые представляют собой процессы и
способы для реализации функций. Из определения «управления»
следует, что в системе субъект оказывает воздействие на объект, а
способ воздействия – метод, который является третьим критерием
[24].
46
Содержание технологии управления зависит от вида и сложности объекта управления, квалификации работников и видов используемых технических средств. Технология управления включает обзор обстановки, подготовку информации, разработку и принятие решений, доведение их до исполнителей и контроль в ходе
выполнения целевых программ или строительных проектов. В
рамках одного предприятия могут применяться несколько технологий управления.
Выделяют следующие технологии управления:
- линейная технология представляет собой строгую последовательность отдельных работ и операций, которые производятся в
соответствии с заранее намеченным планом;
– разветвленная технология управления применяется в ситуации, когда невозможно однозначно определить одну конечную
цель и оценить ситуацию. Запланированный результат достигается
путем решений, разрабатываемых по нескольким направлениям;
– технология управления по отклонениям основана на том,
что их устранение возможно либо силами исполнителей, либо при
их значительном размере при непосредственном участии руководителя. Данный подход предполагает осуществление тщательного
наблюдения и анализа отклонений;
- управление по ситуации используется при высокой степени
неопределенности, когда фазы управленческого процесса проходят
независимо друг от друга, а менеджер принимает оперативные
решения в постоянно меняющихся условиях, основываясь на сложившейся ситуации;
- технология управления по результатам связана с усилением
функции координации и взаимодействия всех подразделений
предприятия. Наиболее эффективна данная технология в организациях, где небольшое время между принятием решения и результатом;
- технология управления по целям требует наличия на предприятии сильного аналитического подразделения [41].
Управление можно разделить на следующие виды: простое
целевое, программно-целевое и регламентное. При простом целевом управлении руководителем определяются только конечную
цель и сроки, без путей ее достижения. Программно-целевое
управление предполагает назначение целей, механизмов и сроков
47
для каждого этапа достижения целей. Регламентное управление
применяется на уровне экономики в целом, задается конечная
цель, ограничения по параметрам и ресурсам:
- технология управления по потребностям и интересам связана со стимулированием деятельности человека через его потребности (еда, жилье, отдых, здоровье и т. д.) и интересов (материальные, социальные, эстетические);
- поисковое управление основано на полной ясности задач. В
данном случае решение разрабатывается, отталкиваясь от цели в
обратной последовательности;
- технология управления на базе «искусственного интеллекта»
осуществляется с помощью информационных систем с применением современных технологий и технических средств.
Под методами управления понимают совокупность приемов
целенаправленного воздействия субъекта управления на объект.
По продолжительности цикла управления выделяют: страте-
гические, оперативные и краткосрочные методы управления.
По способу принятия решений различают альтернативные
(принимаются единолично) и коллегиальные методы (осуществляются правлением предприятия).
По способу циркуляции информации (по виду информационных каналов): межличностные связи, бумажные источники информации, телефонные связи, коммуникации по компьютеру.
По способу управления трудовыми коллективами методы делятся на: организационные, распорядительные, экономические и
социально-психологические [21].
Организационные методы включают приемы и методы организационного воздействия на персонал. Задача данных методов
сводится к разработке положений, определяющих состав организационно-подготовительных мероприятий. Разрабатывается структура предприятия, вносятся в нее коррективы в связи с изменяющимися условиями, определяются полномочия работников и руководителей аппарата управления, а также функциональные связи
между ними. Необходимо четко определить связи между структурными подразделениями, их права и обязанности. Среди организационных методов можно выделить три вида: регламентирование,
нормирование и инструктирование.
48
Распорядительные методы руководства применяются для
конкретизации всех форм воздействия в процессе управления. Эти
методы направлены на устранение или локализацию дестабилизирующих факторов для достижения запланированных результатов
[41].
Экономические методы руководства применяются в активизации деятельности персонала. Они представляют собой способы
воздействия, которые направлены на стимулирование заинтересованности людей в достижении поставленных целей.
Социально-психологические методы связаны с изучением социальных и психологических мотивов действий людей. Воздействия оказываются либо на условия труда, либо на психику людей.
Данные методы можно разделить на социальные и психологические. Социальные включают изучение условий труда, их влияния
на производственную деятельность предприятия. Психологические
способы воздействия основываются на понимании психологии
людей, их личностных способностей. Независимо от методов социально-психологического воздействия доводы руководителя
должны быть аргументированными.
Методы управления постоянно совершенствуются под влиянием научно-технического прогресса.
В данном аспекте ряд вопросов требует определения соотношения понятий. Существует тонкая грань между понятием лидерства и руководства. Этими на первый взгляд кажущимися одинаковыми по значению словами. Рассмотрим определение этих терминов. Руководство концентрирует внимание на том, чтобы люди
делали вещи правильно, а лидерство – на том, чтобы люди делали
правильные вещи [66].
Для того чтобы выполнять свои функции, вести организацию
к намеченной цели, менеджер должен обладать властью. Власть –
это реальная возможность управлять людьми, влиять на них. Под
управлением здесь понимается целенаправленное воздействие, а
под влиянием – такое поведение одного из членов организации,
которое вносит изменения в поведение другого. Итак, власть нужна менеджеру для достижения целей организации, выстраивания
поведения персонала в нужном для этого направлении.
Основаниями для получения власти одними, подчинения ей
других являются:
49
закон – когда власть основана на требованиях норматив-
ных документов: законов, указов, постановлений, приказов и т. д.;
принуждение – власть основывается на страхе, боязни ре-
прессий;
вознаграждение – за подчинение дают материальные или
духовные блага;
подражание – подчинение вызвано тем, что подчиняются
другие («стадное» чувство);
участие – подчинение вызвано желанием участвовать в де-
лах, осуществляемых носителем власти;
традиции – подчинение связано с существующими в дан-
ной среде обычаями (подчинение старшим по возрасту, женщин –
мужчинам и т. д.);
харизма – подчинение основано на доверии, симпатии, вы-
званной качествами личности руководителя или лидера;
вера – подчинение основано не на рациональных мотивах,
а на безоговорочном внутреннем убеждении в том, что так надо,
ибо носителю власти и влияния «виднее» (религиозная вера, вера
во врача, в авторитеты).
Власть проявляется через руководство и лидерство. Руководство – это когда власть реализуется через формальные, официально закрепленные иерархические структуры, действующие по
определенным правилам. Лидерство – когда власть и влияние основываются не только на отношениях формальной подчиненности,
но и на личных качествах лидера.
Термин «руководство» часто используется в качестве синонима понятия «управление». Так, можно с одинаковым основанием говорить «управление организацией» и «руководство организацией», а вот вместо «управление станком» сказать «руководство
станком» нельзя. Дело здесь в том, что понятие управления связано с объектом любой природы (предприятием, живым организмом), а под руководством понимается управление только «живым»
объектом – человеком, коллективом [43].
Руководство, как всякая осмысленная деятельность, имеет
свою технологию и правила. Вот некоторые из них, способные в
определенных ситуациях поднять авторитет руководителя и сделать руководство более эффективным:
- вовлечение подчиненных в управленческий процесс;
50
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]