Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Бухгалтерская (финансовая) отчетность бюджетных организаций. Учебное пособие
.pdf
5. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ
И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ,
СРОКИ ЕЕ ХРАНЕНИЯ
5.1. Представление отчетности
Бюджетные организации представляют отчетность финан-
сирующим их органам.
Сроки представления отчетности устанавливаются:
для распорядителей средств республиканского бюдже-
та – Министерством финансов Республики Беларусь;
для распорядителей средств местных бюджетов – мест-
ными финансовыми органами.
Днем представления отчетности считается дата ее фактической передачи по принадлежности. Если сроки представления отчета приходятся на выходной или праздничный день,
то сроком его представления считается первый, следующий
за ним рабочий день.
Бюджетные организации, финансирование которых передано с уровня одного бюджета на другой, составляют бухгалтерскую отчетность на дату приема-передачи (в объеме форм
годовой бухгалтерской отчетности) как по прежней, так и по
новой подчиненности. В этом случае изменения в бухгалтерскую отчетность вносятся по состоянию на начало года с
уточнением вступительных остатков во всех формах по плановым показателям, кассовым и фактическим расходам.
При этом плановые бюджетные ассигнования и кассовые
расходы передаются с начала года нарастающим итогом на
дату передачи.
Изменения показателей вступительных остатков бухгалтерского баланса, связанные с реорганизацией бюджетной
организации, изменением условий ее деятельности или изменением законодательства Республики Беларусь, объясняются
в Пояснительной записке.
Распорядители бюджетных средств на основе бухгалтерской отчетности получателей бюджетных средств составляют
сводную бухгалтерскую отчетность. Сводные годовые и квартальные отчеты распорядители бюджетных средств республиканского бюджета представляют по тем же формам, что и получатели бюджетных средств, на основании их отчетов.
141
В сводные отчеты в обязательном порядке должны включаться данные отчетов всех подведомственных организаций.
При представлении ряда отчетов (формы 2–4, 7–9, 10-СЭЗ)
готовится информационный листок по форме согласно приложению 18 к Инструкции № 22, в котором соответствующие отраслевые управления Министерства финансов Рес публики Беларусь (местного финансового органа) делают отметки о приеме конкретного отчета. Информационные листки с соответствующими отметками о приеме отчетов пе редаются в службы
бухгалтерского учета и отчетности соответствущего финансового органа.
Бухгалтерская отчетность представляется с сопроводительным письмом в отдельной папке в сброшюрованном виде
за подписями руководителя и главного бухгалтера получателя бюджетных средств с обязатльным указанием должности,
фамилии и инициалов ответственных за составление отчетности лиц – исполнителей, номера телефонов и даты составления документа.
За непредставление отчетов об использовании бюджетных
средств, информации о движении бюджетных средств по их
счетам Министерство финансов, его территориальные органы, местные финансовые органы имеют право в соответствии
со ст. 104 (подп. 1.2) Бюджетного кодекса приостановить,
ограничить финансирование расходов за счет бюджетных
средств.
Бухгалтерская отчетность представляется:
промежуточной – в электронном виде в форме элек-
тронного документа;
годовой – на бумажном носителе и в электронном виде
в форме электронного документа.
Бухгалтерская отчетность, составленная в форме электронного документа, должна соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи.
В случае представление на бумажном носителе в отчетности не должно быть неоговоренных исправлений, подчисток.
Исправление ошибок должно быть подтверждено подписью главного бухгалтера (лица уполномоченного) с указанием
даты исправления.
При отсутствии у получателей (распорядителей) средств
республиканского и местных бюджетов технической возможности информационного обмена в форме электронного доку-
142
мента бухгалтерская отчетность представляется на бумажном носителе.
В случае проведения реорганизации (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования) либо ликвидации организации бухгалтерская отчетность формируется в объеме форм годовой бухгалтерской отчетности и представляется на дату проведения реорганизации либо ликвидации.
Бухгалтерская отчетность представляется учредителю, вышестоящей организации, в подчинении которых находилась
реорганизуемая либо ликвидируемая организация до принятия решения о ее реорганизации либо ликвидации, государственному органу, принявшему решение о ее реорганизации
либо ликвидации.
После реорганизации бюджетное учреждение представляет бухгалтерскую отчетность вышестоящей организации либо
государственному органу, в подчинении которой (которого)
оно находилось.
5.2. Сроки хранения отчетности
В соответствии со ст. 18 Закона Республики Беларусь
«О бухгалтерском учете и отчетности» организации обязаны
хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики
Беларусь.
При хранении первичных учетных документов, регистров
бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.
При ведении первичных учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности
на машинных носителях информации их хранение должно
осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь «О некоторых мерах по реализации Закона Республики
Беларусь от 25.11.2011 г. № 140 “Об архивном деле и делопро-
143
изводстве в Республике Беларусь”» утвержден Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных
предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее –
Перечень № 140). В гл. 12 «Бухгалтерский учет и отчетность»
данного Перечня приведены сроки хранения документов,
связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью. Извлечения из Перечня № 140 приведены в табл. 5.1.
Уменьшение сроков хранения документов, предусмотрен-
ных Перечнем № 140, не допускается.
По срокам хранения документы и дела бывают: 1) постоянного хранения; 2) временного хранения – до 10 лет и постоянного хранения – свыше 10 лет; 3) по личному составу.
Документы и дела временного хранения (до 10 лет) в архив
организации не передаются и по истечению сроков подлежат
уничтожению. В исключительных случаях передача их в архив допускается по решению руководителя организации и по
согласованию с архивом организации.
Документы и дела, для которых Перечнем № 140 установлен срок постоянного хранения (свыше 10 лет), и документы
и дела по личному составу подлежат передаче на постоянное
хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Однако, руководствуясь необходимостью их использования
в практической деятельности, организация может продлевать
сроки хранения документов, образовавшихся в ее деятельности. При этом решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству
областных исполнительных комитетов; решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями,
согласовываются с центральными экспертными комиссиями
вышестоящих организаций.
Исчисление сроков хранения производится с 1 января
года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Например, сроки хранения дел, завершенных делопроизводством в 2017 г., исчисляются с 1 января 2018 г.
144
Пояснение
хивов
плектования го-
точниками ком-
яв ляющихся ис-
организациях, не
в государственных
Срок хранения документов
в государственных органах,
сударственных ар-
щихся источниками ком-
плектования государствен-
иных организациях, являю-
дуальных предпринимателей
ных организациях, у индиви-
ных архивов, негосударствен-
Постоянно 5 лет
четов – постоянно
лугодовых отчетов – посто-
янно. В организациях, не яв-
ляющихся источниками ком-
плектовавания госархи вов, –
5 лет
Виды и названия
Таблица 5.1. Извлечение из Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся
мер
в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения
Но-
документов
кта
пун-
(целевых) программ (республиканских, ре-
гиональных, отраслевых и др.) и докумен-
ты к ним (пояснительные записки, сведе-
ния, справки и др.):
стью
А1 234
156 Отчеты о выполнении государственных
156.1 сводные годовые и с большей периодично-
156.2 годовые и с большей периодичностью Постоянно 5 лет
156.3 полугодовые 5 лет 5 лет При отсутствии го довых от-
156.4 квартальные 3 года 3 года При отсутствии годовых, по-
145
Продолжение табл. 5.1
вых и квартальных отчетов – посто-
янно. В организациях, не являю-
щихся источниками комплектова-
ния госархивов, – 5 лет
Постоянно 5 лет
постоянно
вых отчетов – постоянно. В органи-
зациях, не являющихся источниками
комплектования госархивов, – 5 лет
вых и квартальных отчетов – посто-
янно. В организациях, не являю-
щихся источниками комплектова-
ния госархивов, – 5 лет
12 34 5
156.5 месячные 1 год 1 год При отсутствии годовых, полугодо-
146
экономического развития, планов работы
организаций и документы к ним (поясни-
тельные записки, сведения, справки и др.):
ностью
157 Отчеты о выполнении планов социально-
157.1 сводные годовые и с большей периодич-
157.2 годовые и с большей периодичностью Постоянно 5 лет
157.3 полугодовые 5 лет 5 лет При отсутствии годовых отчетов –
157.4 квартальные 3 года 3 года При отсутствии годовых и полугодо-
157.5 месячные 1 год 1 год При отсутствии годовых, полугодо-
постоянно; при составлении отчетов
(таблиц) нарастающим итогом отче-
ты (таблицы) за второе полугодие –
постоянно
Постоянно 5 лет
А1 23 4
158 Документы об итогах работы организа-
3 года 3 года
ций (доклады, аналитические обзоры,
справки и др.)
структурных подразделений (коллеги-
альных органов) организаций
159 Отчеты о выполнении планов работы
160 Статистические отчеты (таблицы) по ос-
Постоянно 5 лет
новным направлениям и видам деятель-
ности организаций:
160.1 сводные годовые и с большей перио-
дичностью
160.2 годовые и с большей периодичностью Постоянно 5 лет
160.3 полугодовые 5 лет 5 лет При отсутствии годовых отчетов –
147
Окончание табл. 5.1
лугодовых отчетов – постоян-
но; при составлении отчетов
(таблиц) нарастающим итогом
отчеты (таблицы) за IV квартал
(или другой квартал, заверша-
ющий отчетность за астроно-
мический год) – постоянно
отчетов – 5 лет; при отсутствии
годовых, полугодовых и квар-
тальных отчетов – постоянно;
при составлении отчетов (таб-
лиц) нарастающим итогом от-
четы (таблицы) за декабрь (или
другой месяц, завершающий
отчетность за астрономический
год) – постоянно
12 34 5
160.4 квартальные 3 года 3 года При отсутствии годовых и по-
148
160.5 месячные 1 год 1 год При отсутствии квартальных
5 лет 5 лет
161 Статистические отчеты по вспомога-
5 лет 5 лет
тельным направлениям и видам деятель-
ности организаций
тистических отчетов (таблицы, расчеты,
справки и др.)
162 Документы о составлении сводных ста-
Не менее важным обстоятельством при соблюдении сроков хранения документов является выполнение условий, указанных в графе «Пояснение» Перечня № 140:
после проведения налоговыми органами проверки со-
блюдения налогового законодательства документы хранятся
при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля;
документы выделяются к уничтожению по прошествии
не менее трех лет после проведения налоговыми органами
проверки соблюдения налогового законодательства;
документы хранятся при условии замены их новыми;
документы хранятся до минования надобности.
Важно знать, что исчисление сроков хранения таких документов следует начинать после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Дела передаются по графику, который составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений,
утвер ждается руководителем организации.
Отбор документов постоянного хранения производится
на основании номенклатуры дел организации после проведения экспертизы ценности документов с обязательным полистным просмотром дел.
Передача дел в архив организации осуществляется по описи дел структурных подразделений, составляемой в соответствии с требованиями. В обоих экземплярах описи дел проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью вписываются количество
принятых в архив дел, наименования должностей, ставятся и
расшифровываются подписи лиц, передавших дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего
дела.
5.3. Ответственность за несоблюдение
законодательства по организации хранения
бухгалтерских документов, регистров учета,
форм отчетности
В Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете
и отчетности» ст. 18 предусмотрено, что руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета,
149
отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности.
Закон не содержит перечня нарушений законодательства
о бухгалтерском учете и отчетности, которые влекут ответственность, и не определяет основания и условия указанной
ответственности.
В качестве обобщенного основания такой ответственности в ст. 18 Закона определено, что организации и их должностные лица, нарушающие законодательство Республики
Беларусь о бухгалтерском учете и отчетности, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики
Беларусь.
К числу нормативных правовых актов, входящих в состав
законодательства, предусматривающего ответственность за
нарушение законодательства о бухгалтерском учете и отчетности, необходимо отнести Кодекс Республики Беларусь об
административных правонарушениях (далее – КоАП), Уголовный кодекс (далее – УК), а также другие нормативные
правовые акты, предусматривающие административную, уголовную, экономическую (финансовую) и дисциплинарную
ответственность за указанные нарушения.
Нормы КоАП (ст. 12.1) предусматривают административную ответственность должностных лиц за административные
правонарушения, так и или иначе связанные с ведением бухгалтерского учета и несоблюдением правил хранения бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для
исчисления и уплаты налогов. В частности:
нарушение должностным лицом юридического лица
или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого
при упрощенной системе налогообложения) и отчетности
влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин;
уничтожение должностным лицом юридического лица
или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемых при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов,
необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения
установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут
наложение штрафа в размере от 50 до 100 базовых величин;
150
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]