Стоп, кадры! Инструменты и техники подбора персонала

Адаптация

•Дисциплина. Есть сферы бизнеса и профессии, в которых единственные дисциплинарные ограничения, связывающие сотрудника, — это дедлайны, сроки, к которым должна быть выполнена та или иная задача. Будет сотрудник работать днём или ночью, в первый или в последний день — неважно, пока в рамках этой задачи он не взаимодействует с другими членами команды. Как правило, такой формат выбирают при работе с фрилансерами, а не со штатными сотрудниками. У последних таких ограничений существенно больше (количество варьируется исходя из специфики должности и компании). Российское трудовое законодательство знает пять причин увольнения за однократное дисциплинарное нарушение: прогул; появление на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения; хищение, растрата или умышленная порча чужого имущества; разглашение коммерческой, государственной, служебной или иной тайны; нарушение правил охраны труда, если это привело к тяжким последствиям или создало реальную угрозу их возникновения. За другие проступки увольнение сотрудника возможно только в случае неоднократного нарушения. На этапе адаптации многие привычки новичка уже становятся понятны: например, если из пяти первых рабочих дней сотрудник опоздал трижды, значит, скорее всего, он будет опаздывать всегда. Это касается и других нарушений.

Теперь давайте перейдём к практическим действиям в рамках адаптации нового сотрудника.

•Составьте план адаптации новичка. В него нужно включить все мероприятия, связанные с подготовкой и введением новичка в должность. Там должны быть расписаны этапы адаптации, их сроки и ответственные за них сотрудники. Нужно обозначить критерии успешного завершения того или иного этапа адаптации: что должен знать, уметь и чувствовать новичок по мере продвижения вперёд. В некоторых

1 7 1

Глава 1 0

компаниях план адаптации оформляют в виде квеста или настольной игры.

•Проинформируйте всех о выходе новичка. Заранее предупредите сотрудников, с которыми новый сотрудник должен познакомиться и пообщаться в первый рабочий день. Возможно, кто-то из задействованных в адаптации лиц планирует на этот день встречи, командировки или отпуск.

•Договоритесь о времени. Есть компании, которые лояльно относятся к опозданиям, и к началу рабочего дня на месте может быть только треть сотрудников. Вариант, когда новичок приедет самый первый и будет ждать у закрытой двери или, наоборот, появится уже в разгар рабочей суматохи, не лучшим образом поспособствует адаптации. Я предлагаю приглашать его либо чётко ко времени общего начала работы, либо на 30–60 минут позже, чтобы все уже точно были на местах и при возникновении срочных задач было время на то, чтобы их решить до прихода нового сотрудника.

•Подготовьте рабочее место, информационные материалы и технику. Заранее подготовьте всё необходимое для работы новичка. Нужно, например, заранее заказать оборудование, подключить его и проверить работоспособность. По возможности сделайте ему доступ на корпоративную парковку. Проверьте, чтобы мебель и техника, которые ему достанутся, были если не новыми, то исправными и чистыми. Подготовьте электронную почту, логины-пароли и доступы. Проверьте компьютер, удалите ненужные файлы, поставьте на рабочий стол нейтральную заставку, чтобы новичок сам выбрал картинку, которая ему нравится, и чтобы он не почувствовал, что компьютер достался ему по наследству. Уберите или выбросьте всё, что осталось на рабочем месте от предыдущего сотрудника (документы, блокноты, стикеры и т. д.).

•Определите ответственного за адаптацию новичка.

В процессе адаптации может быть задействована большая команда, но управлять им и нести ответственность за него

1 72

Адаптация

должен один человек. Это может быть HR-менеджер, специалист по обучению персонала, руководитель или опытный специалист подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, а в небольших организациях — даже сам директор.

Желательно, чтобы в первые рабочие дни взаимодействие новичка с другими сотрудниками происходило совместно

снаставником. Наставничество — это форма обучения и адаптации персонала, в рамках которой более опытный сотрудник передаёт свои знания и опыт непосредственно на рабочем месте в процессе работы. В первые дни он будет показывать новичку, как выполнять те или иные задачи, познакомит с коллегами, будет оказывать всяческую поддержку. Например, когда новый сотрудник должен передать свои документы для трудоустройства, наставник не отправляет его к специалисту по кадровому делопроизводству, а идёт вместе

сним, знакомит их, присутствует при процедуре передачи документов. В процессе ожидания можно рассказать что-то о жизни компании, дать полезные рекомендации, например подсказать, где поблизости можно пообедать.

Теперь давайте определим, что же нужно сделать для нового сотрудника перед его выходом на работу и непосредственно в первый рабочий день. Основная ваша задача в первый день — устроить всё так, чтобы он не растерялся, не чувствовал себя брошенным, ощущал, что ему здесь рады, и мог познакомиться с базовыми аспектами своей работы. Цели показать результат в первый же день у новичка быть не должно.

•Знакомство с компанией. Приветственную беседу лучше разделить на несколько блоков. В первую очередь стоит познакомиться. Если ответственный за адаптацию встречается с новичком в первый раз, то ему надо рассказать о своей функции в компании, узнать, как новый сотрудник видит период адаптации, чего ждёт от него. Также надо будет ответить на вопросы нового коллеги, узнать,

1 7 3

Глава 1 0

какие у него интересы, хобби. Далее обозначьте ему основные задачи на первый день, а также задачи на весь период испытательного срока.

Потом расскажите о компании и её продукте, о миссии, позиционировании на рынке, стратегических приоритетах и целях на ближайшее будущее. Будет здорово, если на этом этапе получится привлечь кого-то из руководителей высшего звена.

Далее советую поговорить о технических моментах: объяснить, что нужно для оформления пропусков, получения логинов-паролей и доступов, каковы требования информационной безопасности, как осуществляются выплаты, как организованы командировки, что с больничными, отпусками.

После этого советую рассказать о дополнительных компенсациях и льготах, корпоративной культуре и досуге сотрудников. Этот блок необходимо визуализировать: покажите новичку на компьютере, проекторе или прямо на телефоне фотографии и видео с уже проведённых мероприятий

ианонсы тех, что только планируются. Далее расскажите о возможностях для обучения и развития: какие у компании образовательные программы, компенсируются ли они вашей организацией полностью или частично, есть ли корпоративные подписки или доступ к профессиональной литературе, а также возможность участия в профильных выставках, конференциях, круглых столах. Уточните, какие обучающие

иразвлекательные мероприятия обязательны, а какие нет, какие проводятся в рабочее время, а какие — в свободное. В заключение стоит рассказать об инструментах внутренних коммуникаций между коллегами: по каким вопросам принято живое общение, по каким — через почту, в мессенджерах, продемонстрируйте стандарты ведения диалога

ипереписки. Уточните, к кому из коллег можно обращаться на «ты», к кому — на «вы», к кому — по имени, а к кому — по имени-отчеству. Расскажите, как принято взаимодействовать, если важный вопрос возник в нерабочее время

1 74

Адаптация

или в период отпуска. Нужно также коснуться нюансов: например, можно ли устраивать обеденный перерыв в удобное для сотрудника время или оно строго фиксированное, разрешается ли пить чай (кофе) на рабочем месте, каковы особенности организации планёрок и совещаний.

После окончания приветственной встречи проведите для новичка экскурсию по территории компании и сориентируйте, где стоят вендинговые автоматы, где можно выпить кофе или пообедать (обязательно предложите ему пообедать вместе, пока он не нашёл себе компанию коллег). Показывая ему рабочее место, уточните, всё ли его устраивает, нет ли у него потребности, например, в дополнительном оборудовании или в канцелярских товарах. Если в организации проводятся утренние планёрки, то обязательно приведите на них нового сотрудника и представьте его коллегам. Познакомьте его с людьми, с которыми он будет тесно связан по работе, и с теми, к кому можно обратиться при возникновении рабочих проблем. Было бы хорошо, если каждый из коллег по подразделению немного рассказал о себе.

•Заполнение документов. В свой первый рабочий день сотрудник должен иметь при себе комплект документов, необходимых для приёма на работу. Прежде чем приступать к выполнению своих профессиональных обязанностей, он должен подписать трудовой договор, должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, пройти вводный инструктаж по охране труда.

На случай форс-мажорных обстоятельств возьмите у новичка точный фактический адрес проживания и контакты кого-то из близких родственников

Я перечислил обязательные мероприятия универсального характера, которые нужно провести в первый рабочий день нового сотрудника. Чтобы улучшить качество адаптации и сделать его пребывание на рабочем месте более комфортным, можно использовать дополнительные инструменты.

1 7 5

Глава 1 0

•Опознавательные знаки новичка. Это может быть значок, браслет, ещё какой-то заметный аксессуар или элемент одежды. Он должен быть особой формы или яркого цвета, и все сотрудники должны знать, что это опознавательный знак новичка. На бейдже можно написать «стажёр» или «новый сотрудник». Это особенно важно, если человек будет взаимодействовать с клиентами: спрос с него будет чуть меньше, чем с уже давно работающего специалиста.

•Комплект новичка (welcome-box). Это пакет различных документов, предметов, в том числе промотоваров, которые выдаются новому сотруднику для формирования у него первичной лояльности к компании и знакомства с корпоративной культурой. Наполнение может варьироваться в зависимости от должности. Комплект должен быть упакован в красивую подарочную коробку. Первое, что должен увидеть новичок, это открытку с посланием от директора или одного из первых лиц, в крупных структурах — от руководителя департамента или региона. В открытке можно написать, что компания в лице руководителя приветствует сотрудника и надеется на долгую продуктивную работу. В бюджетном варианте комплект может включать в себя брошюру с информацией о компании (миссия, цели, ценности, свод корпоративных правил и т.д.), «дорожную карту» обучения и адаптации, брендированную ручку, блокнот, кружку, ленту для пропуска, папку для документов, наклейки, силиконовый браслет, сладости (шоколад, мармелад, печенье), скидочные или подарочные карты от компании или партнёров. В более дорогом варианте в комплект можно добавить сумку или рюкзак, толстовку, внешний аккумулятор, настольную игру, умную колонку и прочие полезные вещи с логотипом компании. Если компания активно поддерживает спорт и здоровый образ жизни, то в комплекте может быть мяч для футбола, баскетбола или тенниса, протеиновые батончики, напульсники, полотенце или спортивная бутылка. Допустим, многие сотрудники регулярно ездят в командировки или

1 76

Адаптация

рабочие поездки — тогда можно положить в коробку термос, плед или надувную подушку. Можно добавить и мягкую игрушку — символ компании (если таковой имеется). Если компания производит или продаёт продукты питания, бытовую химию, товары для дома или офиса, то можно добавить в комплект новичка образцы этой продукции (если её стоимость не очень высока). Если ваш бюджет позволяет сделать действительно большой и классный welcome-box, то лучше разбить его на две-три части: первую новичок получит в день начала работы, вторую — по окончании периода адаптации или испытательного срока, третью — через полгода (или год) работы в компании.

•Приветственный тренинг. Всё, что было сказано про знакомствоскомпанией,можноподатьболееобъёмно,системно и привлекательно. На регулярной основе (например, раз в неделю) или по мере набора группы новичков (от 3 и примерно до 10 человек), вы собираете их вместе и проводите для них welcome-тренинг (самостоятельно или со специалистом по обучению, если такой имеется). Это мероприятие может занимать от пары часов до нескольких дней.

Если у вас большой поток новых сотрудников, приветственные тренинги отнимут довольно много времени и других ресурсов. Чтобы уменьшить временные затраты, можно перевести его в онлайн-формат. Для некоторых новичков это будет более комфортно, ведь человек может повторно изучить сложные для него темы или «промотать» уже известную ему информацию. Но тем не менее я бы не рекомендовал переводить welcome-тренинг на удалёнку и тем более предлагать тренинг в записи. Живые встречи позволят новичкам познакомиться между собой и с ключевыми сотрудниками, погрузиться в корпоративную культуру, а вам — посмотреть на особенности их поведения и ещё раз оценить, правильным ли решением было принять их на работу.

Интересный тренд — частичное подключение современных технологий к процессу адаптации. Мы сейчас поговорим об этом.

1 7 7

Глава 1 0

•Автоматизированная адаптация. Вы можете создать онлайн-сервис или приложение для облегчения новичку процесса адаптации. Самый простой и дешёвый вариант — это чат-бот, через который он сможет получить информацию о правилах работы и кодексе поведения, об истории и организационной структуре компании, где сможет познакомиться с коллегами, получить образцы внутренних документов и бланков. Туда же можно добавить расписание рабочих встреч, адреса ближайших кафе. Программа может поздравлять сотрудника с личными и профессиональными праздниками, отмечать контрольные точки в его «дорожной карте» адаптации. Полноценное приложение или внутренний корпоративный сайт для сотрудников позволяет вывести автоматизацию работы с сотрудниками совсем на другой уровень. Однако технологии никогда не смогут полностью заменить поддержку коллеги или руководителя в адаптации.

В конце первого рабочего дня обязательно проведите с новичком так называемую адаптационную беседу. Спросите об общем впечатлении, о том, чего ему не хватало, что могло бы помочь или сделать его работу более комфортной. Узнайте, насколько понятен и прозрачен для него план адаптации, насколько выполнимы задачи. Уточните, как прошло знакомство с коллегами

ируководителем, устраивает ли его организация рабочего места, понятны ли цели и ценности компании, особенности корпоративной культуры. Максимально подробно ответьте на все его вопросы. Помните, что человек находится в стрессовой обстановке,

ине воспринимайте его вопросы как наивные или странные.

После того как вы введёте новичка в курс дел на базовом уровне, необходимо приступить к его профессиональному обучению и следующим стадиям адаптации. Это важный и объёмный блок работы, который уже далеко уходит от темы этой книги.

Заключение

Наконец-то мы дошли до финала! Спасибо вам за это совместное путешествие. Надеюсь, мне удалось передать вам своё видение процесса подбора персонала от А до Я. Мне встречались книги по теме HR-менеджмента, авторы которых, сознательно или нет, избегали острых углов — наиболее сложных и проблемных аспектов рекрутинга.

Я же, наоборот, попытался сделать акцент на непростых участках работы. Да, сейчас процесс подбора персонала становится всё сложнее: релевантных кандидатов всё меньше, сроки растягиваются, бюджеты на рекрутинг растут. И именно поэтому мне хотелось вдохновить вас, сказать вам, что трудности преодолимы, дать ключи к решению конкретных задач. Я постарался объяснить, насколько тесно этапы подбора персонала связаны между собой, образуя единую, разветвлённую и, я бы сказал, красивую систему. Если знать, как она функционирует, можно выйти на новый уровень понимания современного рынка труда, психологии соискателей и… лучше понять себя самого.

Если вы уже занимаетесь подбором персонала, то я надеюсь, что открыл для вас новые инструменты, которые помогут вам осуществлять подбор персонала эффективнее.

Но если вы ещё только собираетесь прикоснуться к сфере HR, я не удивлюсь, если теперь вы крепко подумаете. А если всё-таки решите идти в эту профессию, то это будет осознанный, обоснованный выбор. И это правильно. Ведь если выполнять работу, то качественно, вникая во все детали и стараясь сделать максимум на каждом этапе. Удачи!

Если у вас остались какие-либо вопросы или возникли идеи совместных проектов, напишите мне в телеграм: @sergey_zhuravlev_nn.

1 7 9